Внедрение мобильного решения DIRECTUM Solo в ОАО «Славнефть-Мегионнефтегаз»

О компании

ОАО «Славнефть-Мегионнефтегаз» является крупным нефтегазодобывающим предприятием компании «Славнефть». Инфраструктура предприятия представляет собой полный комплекс подразделений, предназначенных для бурения, строительства, обустройства и эксплуатации скважин и подготовки нефти к транспортировке. С учетом нефти, добытой ОАО «СН-МНГ» в рамках оказания услуг по операторским договорам, объем добычи нефти за 9 месяцев 2017 года составил 10,7 млн. тонн.

Средняя численность работников предприятия по данным на конец 2017 года – 3 764 чел.

СЭД DIRECTUM используется в компании с 2013 года.

За 5 лет автоматизированы: работа канцелярии, работа с обращениями граждан, с договорными документами, процессы по закупочной деятельности и тендерные процедуры. Количество автоматизированных пользователей в рамках всех процессов – более 800.

Следствием динамичного развития ОАО «Славнефть-Мегионнефтегаз» стала необходимость в организации оперативного доступа к корпоративному контенту и настройки дистанционного управления процессами для высшего руководящего звена предприятия. Поставленные задачи были успешно закрыты с помощью мобильного решения DIRECTUM Solo.

Задачи проекта

• Организовать для топ менеджмента компании возможность удаленного управления бизнес-процессами с помощью мобильного приложения DIRECTUM Solo на устройствах iPad.
• Настроить подписание документов визирующей и утверждающей электронной подписью с помощью ГОСТ- сертификатов СКЗИ КриптоПРО CSP.
• Обеспечить безопасность канала связи за счет использования VPN-технологии. 

Описание решения

В рамках этапов исследования и проектирования был определен список процессов и действий, которые должны быть доступны для выполнения в мобильном приложении DIRECTUM Solo. В данный список вошел следующий функционал:

• Общий функционал
  • Создание задач/подзадач по свободным маршрутам;
  • Создание задач по типовым маршрутам с запросом параметром;
  • Ознакомление с документами, вложенным в задания;
• Управление договорами
  • Согласование договорных документов с подписанием ЭП;
  • Указание комментариев к документам в тексте задания;
  • Добавление согласующих при выполнении задания с запросом параметров;
• Работа с приказами
  • Согласование приказов с проставлением ЭП;
  • Делегирование рассмотрения приказов с указанием исполнителя в параметре задания;
• Закупочные процедуры
  • Согласование потребностей с проставлением ЭП;
• Процессы Канцелярии и ОРД
  • Делегирование поступающих поручений с указанием параметров поручения;
  • Формирование резолюций по входящим письмам;
  • Создание новых поручений;
  • Согласование исходящих писем с проставлением ЭП;
  • Согласование служебных записок с проставлением ЭП.

Настройка подписания документов ЭП.

Для настройки подписания документов с помощью криптопровайдера КриптоПРО на сервер NOMAD установлен «КриптоПро CSP» и приобретены лицензии:

• на право использования СКЗИ «КриптоПро CSP» версии 4.0 на одном рабочем месте;
• на право использования СКЗИ «КриптоПро CSP» версии 4.0 на сервере.

Далее на каждом устройстве были проведены работы по установке сертификата для подписания документов электронной подписью. Настраивали взаимодействие с удостоверяющим центром, вводили серийный номер лицензии, запрашивали и устанавливали сертификат через УЦ. После этого установленный сертификат регистрировался в системе DIRECTUM.  

Подключение к сети с помощью VPN

Для подключения к сети заказчика было использовано VPN соединение, так как публикация отдельных веб-приложений для предприятия была невозможной по соображениям информационной безопасности. В качестве решения было использовано приложение Cisco AnyConnect, так как данное приложение поддерживает широкий спектр функций аутентификации и гарантирует оптимальную производительность.

Настройка системы DIRECTUM

В рамках этапа исследования была проведена работа по анализу участия каждого руководителя в процессах и на основе этого анализа, для обеспечения удобства работы, было решено, для каждого пользователя сделать свою настройку по доступным папкам.

В справочнике «Пользователи NOMAD» для каждого пользователя на вкладке «Папки» указаны папки, содержимое которых будет доступно в приложении.

Рисунок 1. Вкладка «Папки» ЗС «Пользователи NOMAD»

Для быстрого поиска и визуальной привлекательности для каждой папки установлена своя иконка. На картинке ниже представлено, как визуально выглядят описанные настройки.

Рисунок 2. Интерфейс DIRECTUM Solo  

Для быстрого выбора исполнителей заданий и поручений в справочнике «Пользователи NOMAD» для каждого пользователя индивидуально заполнены вкладки «Подразделения», «Работники». На рисунках 3 и 4 продемонстрировано заполнение вкладки работники и отображение настроек в DIRECTUM Solo. 

Рисунок 3. Вкладка «Работники», ЗС «Пользователи NOMAD»

Рисунок 4. Заполнение поля «Исполнитель» в карточке поручения

На закладке «Шаблоны сообщений» добавлены часто используемые фразы для быстрой вставки в тексты поручений и задач. На рис.5 представлено отображение шаблонов сообщений в DIRECTUM Solo.

Рисунок 5. Вставка часто используемых фраз

Оптимизация типовых маршрутов

Для обеспечения совместной работы с нативными мобильными приложениями прикладная разработка системы DIRECTUM была модифицирована. Для передачи резолюций по документам, созданным в приложении DIRECTUM Solo, в клиентское приложение, были сделаны следующие шаги:

• Включена поддержка модуля «Канцелярия».
• В группе полей «Коды типовых маршрутов» указан код типового маршрута для создания резолюций.
• В группе полей «Имена справочников» перечислены имена справочников РКК .

Ниже на картинке представлена часть схемы типового маршрута после модификаций. Добавлены блоки с №18,19,20,21.

Рисунок 5. Часть схемы типового маршрута, настроенная для поддержки работы NOMAD

Для создания поручений на основе XML- данных в типовом маршруте использовался прикладной блок «Создание поручений по РКК из XML»

Результаты применения решения

Растущее распространение мобильных устройств, необходимость оперативного доступа к информации в СЭД из любой точки мира, где есть Интернет — все это обуславливает необходимость наличия мобильных версий системы электронного документооборота в ИТ-инфраструктуре компании. Внедрение мобильного решения DIRECTUM Solo подтвердило это утверждение.

С момента запуска в промышленную эксплуатацию порядка 30 руководителей начали использовать легковесное, не перегруженное лишними функциями мобильное приложение в своей работе. DIRECTUM Solo предоставила возможность работать с документами в любое время и в любом месте по защищенным каналам связи, повысить уровень контроля и эффективность работ, ускорить согласование документов, обеспечить динамичное протекание бизнес-процессов.

Отзыв