Внедрение решения ССТУ в СЭД Правительства Тюменской области

Система DIRECTUM используется в 35 органах исполнительной власти, 26 ОМСУ, во всех подведомственых уреждениях и сельских поселениях Тюменской области. Автоматизировано более 7000 сотрудников. Задачи решаемые с помощью системы постоянно расширяются.

Задача

1 июля 2017 года в силу вступил приказ Президента РФ № 171 «О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций», согласно которому государственным органам и органам местного самоуправления необходимо ежемесячно предоставлять информацию о результатах рассмотрения обращений и принятых по ним мерам на сайт ССТУ.РФ.

ССТУ.РФ — это закрытый информационный ресурс для органов власти, изначально созданный для проведения Общероссийского дня приема граждан, а теперь работающий в постоянном режиме. Помимо результатов рассмотрения обращений, на сайте опубликована полная информация обо всех органах местного самоуправления, государственных учреждениях и организациях — наименование, сфера компетенций и область ответственности, место расположения и полный адрес. Также на ССТУ.РФ содержится информация об ответственных лицах — полные имена, каналы связи, приемные дни и графики приема.

Как правило, на занесение информации по обращениям, накопившимся за месяц, сотрудники затрачивают много времени и не всегда успевают в срок. Была поставлена задача автоматизировать этот процесс.

Решение

Правительство Тюменской области в числе первых приступило к интеграции Единой межведомственной системы электронного документооборота (ЕМСЭД) с порталом ССТУ.РФ.

Внедренное решение позволяет автоматически выгружать данные по обращениям на сайт ССТУ.РФ прямо из системы DIRECTUM в нужный срок, тем самым обеспечивая соблюдение требований законодательства и сокращая накладные расходы на занесение информации для пользователей системы.

Описание работы решения

Обращения граждан поступают в государственный орган или организацию, например, по почте, по каналам МЭДО (системы межведомственного электронного документооборота), в рамках личного приема, с официального интернет-портала Правительства или в СЭД с поручением из вышестоящего органа власти.

Делопроизводитель ведомства знакомится с поставленным в обращении вопросом, регистрирует обращения в справочнике Обращения граждан и отправляет их на рассмотрение уполномоченным лицам. Уполномоченные передают обращения на исполнение сотрудникам нужного подразделения.

Если обращение поступило не по компетенции, оно перенаправляется в орган власти или учреждение, в сферу деятельности которого относятся поставленные в обращении вопросы. В системе отражается статус перенаправления обращения, куда направлено, дату и регистрационный номер сопроводительного письма.

Решенные вопросы по обращениям заносятся в его карточку по ссылке Указать файлы ответа. Уполномоченное лицо направляет письмом ответ гражданину с указанием принятого решения.

После каждой операции (регистрации, рассмотрения, получения ответа на вопрос гражданина) делопроизводитель экспортирует сведения об обращении, в том числе его статус, на сайт ССТУ.

Варианты публикации

Решение предоставляет публикацию данных на сайт ССТУ.РФ в трех режимах:

• в ручном с помощью программного интерфейса (API) комплекса КП ССТУ – используется, если система DIRECTUM и КП ССТУ в одной сети. Обращения выгружаются по одной кнопке Экспорт в ССТУ;

• в пакетном – в этом случае сначала делопроизводитель выбирает пул обращений и с помощью системы выгружает их в виде ZIP-архива в локальную папку на рабочий компьютер, а затем загружает этот файл на сайт ССТУ.РФ. Структура содержимого ZIP-архива строго определена. Он содержит технические файлы с мета-информацией в виде json-объектов и ответные файлы.

• в автоматическом – в этом случае система ежедневно с помощью программного интерфейса (API) комплекса КП ССТУ автоматически выгружает данные по всем обращениям, карточки которых были изменены после последней отправки на данных в ССТУ.

Опубликованные результаты рассмотрения обращений сразу отобразятся на сайте ССТУ.РФ.

Контроль экспорта результатов обращений

Чтобы работа делопроизводителя по публикации обращений протекала без остановок, администратору нужно вовремя отслеживать и исправлять ошибки экспорта. Для этого в техническом решении в справочнике Обращений граждан выделена закладка «ССТУ»:

На закладке администратор может ознакомиться с текстом запроса, отправляемым на сайт, посмотреть дату отправки и способ отправки (через архив или нет). Полученных данных достаточно, чтобы проанализировать и исправить ошибки. Дополнительно ошибки записываются в лог-файл экспорта.

Ежемесячная отметка

Если за месяц в государственный орган или учреждение обращения от граждан не поступали, благодаря техническому решению на сайте ССТУ.РФ можно сделать соответствующую отметку.

Таким образом работа организаций станет прозрачна для Администрации Президента РФ.

Особенности хода проекта

При разработке решения несколько раз изменялись требования к формату импорта данных, возникали вопросы к интеграции, поэтому велось активное взаимодействие с компанией Expert Solutions, разработчиком интернет-портала. Кроме того, потребовалась модификация отдельных справочников модуля «DIRECTUM: Обращения граждан», т.к. он активно изменялся и дорабатывался под требования Правительства Тюменской области. Вторая часть проекта предполагала тиражирование механизма на системы документооборота ОМСУ и подведомственные учреждения, которые реализованы исключительно в веб-доступе системы DIRECTUM по облачному принципу.

Проект с учетом опытной эксплуатации и тиражирования на ОМСУ был реализован за 2 месяца. Сейчас решение используют все органы власти, ОМСУ и подведомственные учреждения Тюменской области.

Результаты проекта

С помощью технического решения «DIRECTUM: Коннектор к ССТУ» были решены следующие задачи:

• экспорт информации по обращениям, например, статусы и результаты решения вопросов граждан, на сайт ССТУ.РФ в один клик или по расписанию;

• контроль загрузки информации на сайт ССТУ.РФ за счет открытого доступа к текстам запросов, отправляемых на сайт, и детального логирования.

Внедрение технического решения в органах местного самоуправления Тюменской области решило следующие задачи:

• соблюдение требований Указа Президента РФ от 17.04.2017 г. № 171 «О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций»;

• сокращение сроков на занесение обращений и результатов их рассмотрения на сайт ССТУ;

• минимизация трудозатрат делопроизводителей на ручное заполнение данных на сайте, достаточно настроить запуск экспорта по расписанию из DIRECTUM.

• уведомление Администрации Президента РФ об отсутствии обращений за отчетный период. Избежание последствий за несвоевременное уведомление об отсутствии обращений.

Решение используется в более 600 организаций и учреждений Тюменской области.

За пол года использования решения, количество отправок в ССТУ, произведенных автоматизированным способом, превысило 20 тысяч.