Автоматизация бизнес-процессов с DirectumRX по ГОСТ

ООО «Константа Центр» выполняет работы по электромагнитному мониторингу технических средств и комплексов. К нам обращаются за проектированием и размещением объектов, излучающих электромагнитную энергию, инструментальным контролем и оценкой качества электромагнитной обстановки.

Компания имеет государственную аккредитацию и статус лаборатории в области неионизирующих излучений.

Среди наших постоянных клиентов – ведущие операторы ПАО «МТС», ПАО «Вымпел-Коммуникации», ПАО «МегаФон», ПАО «Ростелеком», ведомственные учреждения и прочие организации.

Как была организована работа до перехода на DirectumRX?

Документооборот в компании был полностью организован в бумажном виде. В результате на подготовку, согласование и контроль исполнения договоров уходило достаточное количество времени. Исходящая и входящая документация регистрировалась в таблицах Excel, а скан-образы хранились по папкам на сервере. Периодически возникали ситуации, когда договоры не передавались в другие отделы или терялись внутри компании. Ведение проектной деятельности также осуществлялось в таблицах Excel.

Ситуация усложнялась отсутствием единого информационного пространства для работы подразделений. Помимо этого, 4 сотрудника работали удаленно, получая информацию и отчитываясь о проделанных результатах по электронной почте. Поручения руководства выдавались устно или в письменной форме, и могли по-разному трактоваться сотрудниками.

Понимая неэффективность существующей организации бизнес-процессов, было принято решение об их автоматизации.

Одним из важных критериев выбора CЭД была организация документооборота для прохождения аккредитации Органа инспекции в соответствии с ГОСТами 17025 и перевода бумажного документооборота в электронный в соответствии с ГОСТ 17020. На изучение и тестирование различных информационных систем, среди которых была и DirectumRX, потребовалось полгода. Однако именно ее функциональность подтвердила соответствие государственным стандартам и решала внутренние задачи компании.

Задачи проекта

1. Перевести бумажный документооборот в электронный.
2. Оптимизировать взаимодействие структурных подразделений за счет организации единого информационного пространства.
3. Оптимизировать внутренние бизнес-процессов по ГОСТам ИСО/МЭК 17025-2009 и ИСО/МЭК 17020-2012.

Ход внедрения

В процессе внедрения были задействованы 5 отделов: Управление, Бухгалтерия, Канцелярия, Орган инспекции и Испытательная лаборатория. Существующие процессы на предприятии не требовали модификации, поэтому использовался функционал базовых модулей.

В общей сложности на автоматизацию и оптимизацию бизнес-процессов при помощи DirectumRX потребовалось полтора года. Это обусловлено тем, что изучением, апробацией, внедрением информационной системы полностью занимался исполнительный директор. Другие пользователи самостоятельно освоили интерфейс по справочной информации и предоставленным видеоматериалам.

Результаты проекта

На данный момент автоматизирована работа 5 отделов: Управление, Бухгалтерия, Отдел организации и обеспечения деятельности, Отдел санитарно-эпидемиологических экспертиз, Проектный отдел и Испытательная лаборатория. Благодаря организации работы всех подразделений в программе, реализованы механизмы взаимодействия между структурными подразделениями компании.

Руководство компании выдает поручения в системе, что позволяет контролировать и анализировать и их обеспечение. Регламентированные сроки исполнения задач стали дисциплинировать сотрудников.

Входящий и исходящий документооборот, договоры с контрагентами полностью автоматизированы в системе DirectumRX. В среднем за год в программе создается не менее 500 деловых бумаг. Существенным образом сократилось время подготовки и согласования договоров, исключены их потери.

Проверка со стороны надзорного органа РОСАККРЕДИТАЦИЯ показала, что процесс организации электронного документооборота полностью соответствует ГОСТам 17025 и 17020.

Таким образом, переход на DirectumRX решил большое количество задач без увеличения человеческого ресурса, но с сохранением качества предоставляемых компанией услуг.

Планы по развитию системы

Обмен документами уже использовался в компании. Однако с переходом на новую программу появилась еще одна важная задача – реализация электронного документооборота с контрагентами через встроенный сервис Synerdocs программы DirectumRX. Такой способ организации позволит уменьшит нагрузку на пользователей системы.

Также в планах реализовать учет проектных документов с привязкой к графику исполнения. С этой целью был приобретен модуль «Проекты», который на данном этапе находится на стадии изучения и тестирования. В перспективе – подключить партнеров по бизнесу и организовать распределённую сеть.