ПАО «ОАК». Управление доверенностями в DIRECTUM

Заказчик: ПАО «ОАК»
Исполнитель: TANAIS

О компании

http://www.uacrussia.ru.opt-images.1c-bitrix-cdn.ru/bitrix/templates/oac_main/style/images/ru_final_n.png?15072072026792






На сегодняшний день ПАО «ОАК» включает в себя около 30 предприятий и является одним из крупнейших игроков на мировом рынке авиастроения. Компании, входящие в структуру Корпорации, обладают правами на такие всемирно известные бренды, как «Су», «МиГ», «Ил», «Ту», «Як», «Бериев», а также новые – SSJ, МС-21.

 

О проекте

Оформление доверенности – самый распространенный способ передачи полномочий на совершение юридически значимых действий от имени организации. Доверенность как правовой инструмент широко используется в повседневной деятельности компаний.
К оформлению доверенности, выданной от имени юридического лица, предъявляются требования, регламентирующие наличие тех или иных реквизитов в зависимости от вида и назначения доверенности. По этой причине возникает потребность в контроле операций по составлению, выдаче и отзыву доверенностей, а также в оптимизации работы с большим количеством бумажных экземпляров доверенностей. 
В ПАО «ОАК» процессы выдачи, учета, хранения и возврата доверенностей составляют внушительную часть внутреннего документооборота, поэтому данный блок был выбран для автоматизации в рамках развития системы в 2017 году.  Предстояло решить ряд задач: 
•    автоматизировать процессы:

  • подготовки, визирования и регистрации доверенности; 
  • возврата доверенности; 
  • подготовки и регистрация доверенности, выданной в рамках передоверия;

•    перевести взаимодействие участников процесса управления доверенностями в электронный формат;

•    обеспечить гибкий поиск доверенностей по заданным критериям.

Реализация проекта

В основе решения лежит стандартный модуль «DIRECTUM: Управление доверенностями», предназначенный для автоматизации процессов учета и поиска доверенностей, значительного ускорения их оформления и продления. 
Сегодня каждая процедура в работе с доверенностями включает в себя всего несколько этапов

Процесс

Этапы

Подготовка проекта доверенности

Сотрудники управляющей компании (УК) в СЭД УК:

  • Создают служебную записку на доверенность по шаблону.
  • Создают проект доверенности по шаблону.
  • Запускают документы на согласование по маршруту.

Визирование проекта доверенности

Сотрудники УК в СЭД УК:

  • Визируют документы в рамках маршрута.

Регистрация доверенности

Сотрудники УК в СЭД УК:

  • Получают задание на печать и подписание доверенности (печать происходит на бланке Корпорации).
  • Заносят информацию о подписанной доверенности в реестр.

Возврат доверенностей

Сотрудники УК в СЭД УК:

  • Фиксируют в реестре доверенностей необходимую информацию о возврате.

Учет доверенностей, выданных в порядке передоверия

Сотрудники УК в СЭД УК:

  • Фиксируют в реестре доверенностей необходимую информацию о передоверии.

Выдача доверенности на дочернее зависимое общество (ДЗО)

Подготовка проекта доверенности

Сотрудники ДЗО в СЭД УК (через специальный компьютер ДЗО с доступом в СЭД УК):

  • Загружают скан-образ сопроводительного письма на доверенность.
  • Загружают проект доверенности (или создают проект доверенности по шаблону).
  • Запускают документы на согласование по маршруту.

Визирование проекта доверенности

Сотрудники УК в СЭД УК:

  • Визируют документы в рамках маршрута (Департамент управления делами и контроля, юристы, куратор ДЗО).

Регистрация доверенности

Сотрудники ДЗО по электронной почте:

  • Получают уведомление о статусе прохождения визирования проекта доверенности.

Сотрудники ДЗО в СЭД УК (через специальный компьютер ДЗО с доступом в СЭД УК):

  • Получают задание на печать и подписание доверенности (печать происходит на бланке нотариуса), а также на внесение скан-образа подписанной доверенности в СЭД УК.

Сотрудники ДЗО:

  • Подписывают доверенность в Корпорации (Президент ОАК).
  • Регистрируют доверенность (нотариус).

Сотрудники ДЗО в СЭД УК (через специальный компьютер ДЗО с доступом в СЭД УК):

  • Выполняют задание с прикреплением скан-образа подписанной доверенности.

Сотрудники УК в СЭД УК:

  • Получает задание на фиксацию факта выдачи и подписания доверенности на ДЗО.
  • Заносят информацию о подписанной доверенности в реестр.

Возврат доверенностей

Сотрудники УК в СЭД УК:

  • Фиксируют в реестре доверенностей необходимую информацию о возврате.

Учет доверенностей, выданных в порядке передоверия

Сотрудники УК в СЭД УК:

  • Фиксируют в реестре доверенностей необходимую информацию о передоверии.



Внутренняя РКК


Вкладка «Основные данные» записи справочника «Доверенности»

Результаты

Каждый новый блок автоматизированных процессов – это экономия продуктивного времени сотрудников и еще нескольких процентов плюсом к общей эффективности работы компании. Использование решения «Управление доверенностями» позволяет:
•    организовать работу с соблюдением всех регламентов
•    контролировать сроки действия доверенностей и своевременно их продлевать.
•    максимально быстро согласовывать и находить документы.

Сотрудники ПАО «ОАК» отметили понятную логику процедур, простой интерфейс и отсутствие рутинных операций. Система DIRECTUM стала надежным помощником в работе и руководителям, и простым пользователям, поэтому сегодня они уже сами выходят с инициативой автоматизации очередного блока процессов.

Номинация: Успешный проект
Организация: ПАО «ОАК»
1
15
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Утверждено 15 0

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Пока комментариев нет.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий

Directum Awards 2024
Какой проект лучше?
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Directum Awards 2024
Спасибо за активность!
Ваш голос принят