ПАО «ОАК». Управление командировками в DIRECTUM

О компании

О проекте

Одним из новых блоков, автоматизированных в ходе развития системы DIRECTUM в ПАО «ОАК» в 2017 году, стала работа с командировками. Перед командой внедрения стояла задача организовать понятные и прозрачные процессы для конечного пользователя, а также упростить процедуры подготовки и согласования документов при оформлении командировки и отчета по ней.
Сегодня в системе электронного документооборота работают 750 сотрудников, включая руководство, многие из них периодически направляются в командировки. Учитывая количество документов, которые необходимо оформлять, соблюдение всех формальностей отнимало много времени и сопровождалось приличной кипой бумаг. 
Внедрение решения «DIRECTUM: Управление командировками» стартовало в середине 2017 года.  Автоматизация охватила все основные процессы по направлению:
•    Подготовка и согласование служебного задания.
•    Подготовка и согласование заявления на командирование.
•    Подготовка и согласование приказа о командировании.
•    Расчет и выдача аванса на командировочные расходы.
•    Внесение изменений/отмена командирования путем подготовки и согласования служебной записки (при необходимости).
•    Оформление визы (при необходимости).
•    Заказ билетов на проезд/самолет, бронирование гостиниц и организация транспортного обслуживания
•    Подготовка и согласование отчета о командировке.
•    Подготовка авансового отчета, осуществление окончательного расчета.

Обложка модуля «Управление командировками»

Процессы, сопровождающие организацию командировок, во многом типичны и схожи для большинства компаний. Все периодически сталкиваются с определенными трудностями при планировании, организации и закрытии командировок. В ПАО «ОАК» использовалось стандартное решение «DIRECTUM: Управление командировками», однако специфика организации процессов, а также ряд пожеланий со стороны клиента, привели к значительным изменениям в решении.

Согласование пакета документов

Как правило, на согласование отправляется один документ, а все остальные оформляются в приложении к нему. В этом случае подписывается один основной документ, но в процессах, связанных с организацией командировки, требуется согласование и подписание целого пакета документов. При этом у разных категорий документов могут быть разные согласующие и подписанты. Таким образом, необходимо стартовать сразу несколько отдельных задач на согласование.
В ПАО «ОАК» реализовано решение, которое позволяет отправлять на согласование пакет документов целиком. Система DIRECTUM сама определяет, какой документ и кем согласован. В зависимости от вида документа составляется лист согласования или ставится штамп с информацией об ЭП. 
При подписании документов ЭП автоматически формируется версия документа в формате .PDF (с запретом редактирования и сохранения как самостоятельный файл), в которой на месте подписания документа устанавливается штамп, содержащий информацию: ФИО подписантов, должность, дату подписания и идентификационный номер сертификата.  

Кнопка «Отправить на согласование» в карточке командировки

Окно запроса параметров для согласования командировки

Часть согласующих указывается в маршруте без возможности изменения со стороны пользователя, при этом возможность дополнить список согласующих лиц остается. Чтобы исключить повтор задач по согласованию, реализован механизм, который автоматически исключает дубли. 
Такой подход позволил избежать постановки задач по каждому отдельному документу, относящемуся к конкретной командировке, и, как следствие, значительно сократились временные затраты сотрудников ПАО «ОАК» на согласование. 

Командировочные расходы

При создании командировки автоматически определяется тип должности командируемого. В зависимости от типа должности автоматически рассчитываются командировочные расходы.
Категория транспорта, гостинцы, размер суточных и прочие характеристики – все это определяется автоматически в соответствии с регламентом. Для работы этого механизма был создан целый ряд справочников с информацией о пассажирских компаниях, видах и классах транспорта, гостиницах и т.д.
 

Справочник «Виды транспорта»

 
Справочник «Гостиницы»

Интеграция с другими системами

Одним из этапов проекта стала интеграция с системой 1С в части передачи сформированного приказа о командировании в DIRECTUM.
Ответственному сотруднику приходит задание на подготовку приказа о командировании, после чего он переходит в 1С и создает приказ. После создания документа в 1С в DIRECTUM автоматически создается электронный документ с названием «Приказ о командировании», который сразу добавляется в область вложений задания на подготовку приказа.
Интеграция осуществляется через COM-объекты. Для этого в карточке Приказа о командировании в 1С внесены некоторые изменения:
1.    Добавлена кнопка «Передать», при клике на которую начинается выгрузка печатной формы Приказа о командировании и одновременно в системе DIRECTUM вызывается сценарий «Создание приказа из 1С» с передачей в его параметры необходимых реквизитов.
2.    Добавлен реквизит «ИД задания». Заполняется вручную пользователем, получившим задание в СЭД на подготовку приказа. Этот реквизит необходим для корректной передачи документа, сформированного в 1С, в область вложений задания в DIRECTUM.
Также налажена интеграция с почтовыми системами для обеспечения оповещения о необходимых действиях и статусах.

Итоги

За счет внедрения решения «DIRECTUM: Управление командировками» удалось решить целый ряд задач:
•    автоматизирован процесс формирования и согласования документов на командировку;
•    расчет размера суточных происходит автоматически;
•    полностью в электронный формат переведено взаимодействие сотрудников, ответственных за обеспечение командировки;
•    организован системный контроль важнейших этапов процесса оформления командировки;
•    реализован гибкий поиск командировок по заданным критериям.