DIRECTUM в Уральском федеральном университете. История применения

Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина (УрФУ) — крупнейший вуз Урала. Является ведущим научно-образовательным центром региона и одним из крупнейших высших учебных заведений Российской Федерации.

В УрФУ обучаются около 35 000 студентов. Учебный процесс обеспечивают более 4000 преподавателей. УрФУ — участник Проекта 5-100, ключевым результатом которого должно стать появление в России к 2020-му году современных университетов-лидеров с эффективной структурой управления и международной академической репутацией, способных задавать тенденции развития мирового высшего образования.

Вопросами корпоративного ИТ-развития вуза занимается Управление корпоративных информационных систем, в состав которого входят:

• Отдел операционного обеспечения
• Управление корпоративного ИТ-обучения и инноваций
• Управление корпоративных информационных систем
• Управление информационных систем учебного процесса
• Управление информационно-телекоммуникационной инфраструктуры
• Управление поддержки пользователей

Ключевые направления деятельности Дирекции ИТ ориентированы на создание современной информационно-телекоммуникационной инфраструктуры УрФУ, удовлетворяющей стратегическим целям развития Университета, на повышение качества предоставления информационно- телекоммуникационных услуг пользователям (работникам и обучающимся) УрФУ. Главные принципы: клиентоориентированность и профессионализм.

Об исполнителе

Консалтинговая группа «ФИНЭКС» входит в список крупнейших консалтинговых групп России и является лидером уральского и западносибирского регионов в области стратегического управления, организационного развития и организации производства (1-е место по данным рейтингового агентства «Эксперт»).

Консалтинговая группа «ФИНЭКС» образована в 2000 году. В ее состав входят компании, специализирующиеся в различных направлениях оказания консультационных услуг предприятиям и организациям. В их числе компания «ФИНЭКС Качество» - генеральный партнер DIRECTUM.

Цели и задачи

Программа развития УрФУ уделяет серьезное внимание развитию организационной структуры и модернизации административного управления высшим учебным заведением. Поэтому руководство университета в 2012 году приняло решение о внедрении единой системы электронного документооборота УрФУ. Главная задача DIRECTUM в вузе – повышение эффективности административного управления подразделениями Университета.

Решения и ход проектов

Переход на DIRECTUM

Приказом ректора УрФУ проекту «Внедрение системы электронного документооборота» в 2012 году был присвоен статус стратегического.

В рамках проекта внедрения были автоматизированы:

• работа с организационно-распорядительной документацией,
• операции с входящей/исходящей документацией,
• договорной процесс,
• контроль исполнения решений, принятых на совещаниях.

В 2013 году компания «ФИНЭКС Качество» осуществила разработку и встраивание в функционал существующей системы новых регламентов взаимодействия между подразделениями.

В частности, в новый проект вошла разработка регламентов:

• по работе с приказами по основной деятельности,
• с распорядительными документами (кроме приказов по основной деятельности),
• по оформлению приказов на командирование в СЭД, по работе с документами СМК.

В целом проект был посвящен расширению возможностей электронного документооборота DIRECTUM, увеличению практически в два раза количества пользователей СЭД. Также на момент разработки были запланированы работы по модификации, настройке и внесению изменений в модель СЭД по результатам тестирования.

Аудит внедрения

В 2014 году в вузе прошел аудит результатов проекта. Анализ результатов внедрения проводили компании «Галактика ИТ» и «Доктайп» – партнеры DIRECTUM.

В ходе аудита специалистами компаний изучены:

• проектная и техническая документация;
• разработанные технические решения, корректность проведенных настроек системы;
• оптимальность используемых при автоматизации алгоритмов работы;
• статистика выполнения процессов в системе DIRECTUM;
• содержание обращений пользователей в службу технической поддержки.

Проведен анализ удовлетворенности пользователей.

Для повышения степени объективности итоговых результатов обе компании проводили обследование независимо друг от друга. Экспертные заключения по результатам аудита представлены на расширенном заседании рабочей группы по внедрению СЭД УрФУ.

Главный результат - компания «ФИНЭКС Качество» автоматизировала большинство административных процессов. Эксперты отметили корректность настроек и модификаций системы, и самое главное – полное соответствие разработанных решений требованиям заказчика. Они подчеркнули, что возможности для развития и совершенствования системы DIRECTUM еще не исчерпаны. Улучшать систему в УрФУ можно сразу в нескольких направлениях:

• повышение наглядности пользовательской документации;
• расширение возможностей использования веб-доступа;
• оптимизация и повышение наглядности и эргономики интерфейса;
• оптимизация процессов работы в части максимального использования параллельных схем согласования с целью сокращения общего срока работы с документами.

DIRECTUM 5.0

С учетом рекомендаций экспертов и после детального анализа функциональных возможностей новой версии системы DIRECTUM специалистами УрФУ было принято решение о переходе СЭД УрФУ на версию DIRECTUM 5.0. Конвертацию системы на новую версию осуществляли специалисты Консалтинговой группы «ФИНЭКС» совместно с сотрудниками университета. Важнейшим требованием при проведении работ по обновлению было обеспечить непрерывность функционирования СЭД, для чего перед самим обновлением было проведено многоуровневое тестирование, разработан детальный план-график перехода, обеспечена приоритетная линия технической поддержки на период выполнения работ.

В 2015 году состоялось Директорское совещание руководителей подразделений УрФУ. С докладом о сервисах корпоративной информационной среды выступил Коренюгин Дмитрий Викторович, начальник управления корпоративных информационных систем Дирекции информационных технологий.

Рассказывая о системе электронного документооборота на базе «Directum», Дмитрий Викторович отметил, что доступ в систему возможен посредством «толстого клиента», через Web-интерфейс и в мобильной версии. Полный функционал системы: создание/редактирование документов, согласование документов, выполнение поручений руководящего состава ВУЗа, доступ к архиву документов, зарегистрированных в предыдущих системах документооборота до 2013 года, - доступен в «толстом клиенте» из корпоративной сети УрФУ, а Web и мобильная версии поддерживают наиболее актуальный функционал, необходимый для оперативной удаленной работы с документами в СЭД. Отмечено, что в СЭД в 2015 году осуществлены доработки листов согласования и маршрута параллельно-последовательного согласования Служебных записок и Устава проекта.

Обучение пользователей

С 2012 года в Дирекция ИТ УрФУ проводит постоянное обучение сотрудников работе в СЭД DIRECTUM. В их числе семинары, которые проводятся для сотрудников и преподавателей вуза.

В ходе занятий подробно рассматриваются следующие темы:

• Вводная информация: установка СЭД, два интерфейса системы, получение учетной записи.
• Создание документа в СЭД на примере приказа о командировании и служебной записки.
• Отправка документа на согласование.
• Добавление согласующего в процессе согласования.

В 2015 году сотрудники Дирекции ИТ совместно c Управлением стратегического развития и маркетинга и Управлением по делопроизводству и общим вопросам создали электронный образовательный курс по работе в системе электронного документооборота СЭД Directum 5.0.

«Большое спасибо за курс! Тема актуальна и востребована. Содержание обучения соответствовало моему уровню владения системой. Все понятно, все получилось!» - делится Макарова А.А., старший научный сотрудник кафедры управления персоналом и психологии.

Результаты

Первые результаты эксплуатации системы на новой платформе были сразу же положительно оценены пользователями и техническими специалистами. Новые интерфейсные решения были положительно восприняты сотрудниками, возможность использовать веб-доступ для решения практически всего спектра задач упростило работу в филиалах Университета. Удалось значительно оптимизировать работу сотрудников, работающих с системой удаленно через web-браузер. Специалисты Дирекции информационных технологий УрФУ оценили повышение быстродействия и надежности системы, которая обеспечена поддержкой режима Microsoft SQL Server 2012 AlwaysOn.

Внедрены следующие модули и компоненты:

• Модуль «Канцелярия»
• Модуль «Управление договорами»
• Модуль «Управление совещаниями»
• Модуль «Управление показателями эффективности»
• Коннектор к 1С:Предприятие 8
• Сервер веб-доступа
• Служба ввода документов
• Служба файловых хранилищ

К 2017 году в СЭД удалось интегрировать определенные процессы (например, процесс согласования рабочих программ модулей и дисциплин), охватывающих несколько систем: Uni, система управления портфелем образовательных программ и СЭД.

На данный момент в системе успешно работают свыше 1650 сотрудников – весь управленческий аппарат, институты, структурные подразделения и филиалы Университета в Свердловской области. 28 видов документов могут виртуально перемещаться в СЭД по 70-ти настроенным типовым маршрутам от момента создания проекта документа до фактического подписания.

DIRECTUM стала одной из важнейших ИТ-систем, обеспечивающих повседневную деятельность всего вуза.