Конструктор протокола разногласий

Исполнитель: ООО "МайТэк"
Теги:

О решении

Общий принцип согласования договорных документов предполагает, что при поступлении согласованного договора от контрагента, все спорные условия оформляются с помощью протоколов разногласий.

Когда договорную деятельность ведет централизованное подразделение, задача рассмотрения и подготовки протоколов не является критичной. Но при наличии множества отделов, отвечающих за договоры, все значительно усложняется. Уследить за качеством оформления документов бывает очень сложно. Чтобы многократно облегчить данную задачу, мы создали уникальный инструмент — конструктор протокола разногласий.

Конструктор протокола разногласий — форма, в которой все стороны записывают спорные моменты по договору, а DIRECTUM затем из него автоматически формирует протокол разногласий. При каждом новом дополнении документ перестраивается/генерируется с учетом новых замечаний.

Рис. 1. Интерфейс конструктора протокола разногласий

Реализация решения

Сбор замечаний от согласующих с помощью конструктора протокола разногласий

В случае, если согласующий не согласен с каким-либо пунктом/разделом в договоре, который пришел ему на согласование, имеет альтернативный взгляд на условие, то он оформляет все замечание в соответствующем диалоге:

Конструктор открывается по кнопке Список замечаний:

Для добавления замечания к документу согласующий нажимает кнопку Добавить и заполняет последовательно поля.

Выбирает:

1) документ из списка тех, что вложены в текущее задание, к которому оформляется замечание. Область со списком вложенных документов отображается при нажатии на кнопку «Документы». Повторное нажатие на кнопку скрывает область со списком документов

2) место в документе (выбирается из списка)

3) точный пункт, раздел и 4) текст замечания, относящееся к указанному месту.

Если у согласующего есть рецензенты, которые проверили документ до него, то он может просмотреть их замечания и перенести в список своих замечаний. Область со списком замечаний предыдущих рецензентов открывается/скрывается при клике по гиперссылке «Замечания согласующих и редакции пунктов». Замечания, которые необходимо включить в протокол, выбираются из списка и добавляются по кнопке Перенести.

Доработка документа и формирование протокола

Исполнитель вызывает конструктор протоколов по кнопке Список замечаний.

Интерфейс конструктора отличается в зависимости от того, подписан документ контрагентом или нет.

  1. Если документ контрагентом не подписан, данная форма служит для сбора и отображения перечня замечаний в удобном интерфейсе. Замечания можно просмотреть как в окне конструктора, так и с помощью функции экспорта в Excel.

Экспорт в Excel

  1. Если документ контрагентом подписан, в конструкторе появляется кнопка Сформировать протокол

 

Для этого необходимо выбрать те замечания, которые необходимо включить в протокол, и нажать кнопку Перенести:

 

Сохранить созданный список и нажать кнопку Сформировать протокол.

Появляется окно параметров, пользователь проверяет номер (протокол разногласий «умеет» сам считать порядковые номера, но при необходимости их можно скорректировать вручную). Далее вводятся должность и ФИО контрагента для заполнения в реквизитах:

В зависимости от введенных параметров заполняются соответствующие поля в документе и в его карточке.

Документ вкладывается в область вложения и открывается для просмотра или внесения корректировок.

В зависимости от того,  выступает организация поставщиком или покупателем, в макете протокола заполняется соответствующая колонка.

После этого можно приступить к повторному согласованию договорного документа с вложенным протоколом разногласий.

Разработчики решения

Тарасов Дмитрий Александрович

Андарзянов Ильдар Фаилович

Утверждено 29 2

Комментарии (2)

Евгения Жвакина

Интересный механизм!

Единственное, что смутило, это то, что каждому согласующему необходимо в таблице указывать место в документе, к которому появилось замечание. Не вызывает это возмущений и сложностей? Ведь нужно еще сопоставить эти разделы/пункты и т.д. Часто у согласующих нет времени на это

Галина Кочеткова

Евгения, доброго дня! 

Спасибо вам за проявленный интерес. По вашему вопросу: клиент был готов к этим требованиям и даже сам был их инициатором, поэтому изменения, хоть и со временем, но прижились, механизм используется.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий