Полностью оцифрованный процесс работы со служебными записками в ПАО "ОАК"

О компании

На сегодняшний день ПАО «ОАК» включает в себя около 30 предприятий и является одним из крупнейших игроков на мировом рынке авиастроения. Компании, входящие в структуру Корпорации, обладают правами на такие всемирно известные бренды, как «Су», «МиГ», «Ил», «Ту», «Як», «Бериев», а также новые – SSJ, МС-21.

О проекте

Служебные записки обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. В крупных холдингах, таких как ПАО ОАК, они зачастую становятся основным способом коммуникации сотрудников.

Принимая решение об автоматизации работы со служебными записками руководство ПАО ОАК понимало, что повышение эффективности работы со служебными записками кроется в удобстве и прозрачности для всех участников процесса, будь то руководитель или рядовой сотрудник. Помимо этого, стояла задача контроля за всеми этапами работы со служебными записками: согласование, рассмотрение и исполнение. Таким образом было решено полностью оцифровать процесс. 
В процессе оцифровки предстояло решить следующие задачи:

• автоматизировать подготовку, рассмотрение, согласование и подписание служебной записки;
• организовать отслеживание решений по служебным запискам;
• создать электронный реестр служебных записок и связанных с ними документов.

Реализация и результаты проекта

Для удобства автоматизации работа со служебными записками реализована в рамках трех отдельных процессов:

• служебные записки по доверенностям;
• служебные записки по командировкам;
• прочие служебные записки.

В основе решения лежит стандартный бизнесс-процесс модуля «Канцелярия», значительно доработанный учитывая специфику и требования ПАО ОАК.

Одной из интересных доработок стало динамическое формирование тела служебных записок. Служебная записка в классическом понимании достаточно стандартизированный объект, то есть в нем содержится шапка документа, область «Кому», обращение к адресату(ам), Тема, Текст и область с данными подписанта. 

Также если служебная записка адресуется нескольким лицам чаще всего необходимо к служебной записке приложить список адресатов.

Общий макет

Задача создания динамического формирования тела служебной записки заключается в том, чтобы учесть все возможные варианты заполнения полей макета и формирование сделать в автоматическом режиме, без дополнительных доработок со стороны конечного пользователя.

Принцип формирования напрямую зависит от количества адресатов в табличной части карточки служебной записки.

Карточка служебной записки

Варианты:

     1. Указан один адресат

• Поле обращение: «Уважаемый (ая) ФИО»
• Поле Кому: должность и ФИО адресата
• Список адресатов: отсутствует

     2. Указано два адресата

• Поле обращение: «Уважаемые коллеги!»
• Поле Кому: должность и ФИО обоих адресатов 
• Список адресатов: отсутствует

     3. Указано более двух адресатов

• Поле обращение: «Уважаемые коллеги!»
• Поле Кому: «Руководителям структурных подразделений (по списку)»
• Список адресатов: требуется

Помимо этого, реализовано автоматическое подписание и проставление штампов, а также автоматическая регистрация в РКК.

Согласованная версия служебной записки автоматически регистрируется в журнале «Исходящие служебные записки». 

Во внутреннюю РКК переносятся все реквизиты из карточки «Служебная записка». Журнал, в котором требуется зарегистрировать служебную записку, определяется на основании данных справочника «Журналы регистрации по видам документов».

Согласованная и зарегистрированная служебная записка преобразуется в электронный документ формата PDF, на последнем листе которого автоматически формируется лист согласования. 

После преобразования в электронный документ формата PDF на сформированный документ ставится штамп с информацией об ЭП подписанта: 

 
Если служебная записка адресована Президенту и его советникам, то идет двойная проверка и регистрация в подразделении регистратора и в подразделении Аппарата Президента.

Исполнение связано с вытекающей работой с модулем канцелярия, а именно после рассмотрения президентом или другим адресатом создается поручение на исполнение, если это необходимо.

Таким образом, в бизнесс-процессе задействованы три типовых маршрута: согласование служебной записки, рассмотрение служебной записки адресатами и исполнение поручений

Результат

В результате оцифровки процесса работы со служебными записками:

• повысилась скорость согласования служебных записок (за счет использования руководителями мобильного приложения);
• снизился расход бумаги (помимо самих служебных записок к ним, как правило, печатались приложения);
• коммуникации стали более оперативными и прозрачными (гарантированная и своевременная доставка адресату, получение информации о прочтении);

Реализована интеграция с другими автоматизированными бизнес-процессами: возможность выдачи поручений по служебной записке, формирование служебных записок в рамках командировочных процессов, процессов управление доверенностями, управления закупочной деятельностью.