DirectumRX в ООО "ВР-Ресурс": выстраивание бизнес-процессов с нуля

ООО «ВР-Ресурс» обслуживающая компания, входящая в состав холдинга «Вертолеты России» -одного из мировых лидеров вертолётной отрасли. «ВР-Ресурс» является единым центром обслуживания холдинга «Вертолеты России» в Московском регионе и оказывает целый ряд услуг по управлению непрофильными бизнес-процессами:

• техническое обслуживание и эксплуатация нежилых зданий различного назначения;
• транспортное обслуживание;
• комплекс услуг по эксплуатации вертолетной техники;
• клининг;
• аутсорсинг персонала;
• протокольное обслуживание мероприятий;
• организационно-техническое обеспечение деятельности, в том числе, имущественного комплекса Холдинга.

Сегодня на предприятии работают более 700 человек, географически расположенных в 3 локациях Московского региона.

Описание проекта

В 2016 году наша компания называлась ООО «Обслуживающая компания «ЛИК», оперативный офис насчитывал около 30 человек и потребности в СЭД на предприятии не было. В результате проводимых программ по оптимизации имеющихся ресурсов, было принято решение о создании единого центра обслуживания холдинга «Вертолеты России», которым и стал «ЛИК» (новое название в соответствии с профилем деятельности - ООО «ВР-Ресурс»). В компании начался резкий темп развития. Для обеспечения возложенных на компанию функций доверительного управления и обслуживания имущественного комплекса предприятий Холдинга «Вертолеты России» в Московском регионе за полтора года число сотрудников увеличилось до 600 человек. Основной задачей предприятия стало выстраивание эффективной организационной структуры управления и бизнес-процессов:

• делопроизводство (порядок оформления, согласования и подписания документов);
• исполнительская дисциплина;
• хранение документов.

Изначально, схема документооборота была простой, инструкции по делопроизводству отсутствовали, количество документов на подписание было минимальным, корпоративной культуры как таковой не было, хотя требования Холдинга в отношении оформления документов были высокие и наша компания должна была привести документооборот в соответствие с этими стандартами. Более того, к началу 2017 года ООО «ВР-Ресурс» обслуживал более 50 предприятий – Заказчиков и вынужден был усилить деловую переписку с контрагентами по оперативным вопросам.

В результате значительного увеличения штата сотрудников компании на 3 локациях, ввиду отсутствия единого порядка документооборота и отсутствия должного контроля исполнительской дисциплины, возникали проблемы отсутствия взаимодействия между подразделениями, перекладывания ответственности, что приводило к росту дебиторской задолженности по причине отсутствия, а иногда и утраты документов, росту кредиторской задолженности по причине задваивания счетов на оплату, отсутствию должного контроля по договорам, накладкам и сбоям в оперативной работе с заказчиками из-за отсутствия автоматизированного контроля поручений.

В «коробочной» поставке DirectumRX уже настроены стандартные регламенты по работе с входящими и исходящими документами, доверенностями, служебными записками, договорами и счетами на оплату. Это помогло нам начать выстраивать и полностью прописать собственные бизнес-процессы.

Ход проекта

Запуск системы без ОПЭ

У DirectumRX удобный и гибкий инструмент администрирования – руководитель проекта со стороны «ВР-Ресурс» О.П. Коломейцева и ведущий специалист отдела документооборота А.В. Хитева, не имея ИТ- или инженерного образования, без труда разобрались в системе – на это ушло меньше недели. Помогли видеоролики, справка и консультации специалистов вендора.

Систему сразу запустили в работу, без опытно-промышленной эксплуатации. Все справочники и процессы настраивали последовательно. Потребовалось меньше месяца.

Первый процесс, который был автоматизирован – входящие счета на оплату: прописали все регламенты, запретили согласование в обход регламента, создали пользовательские инструкции внутреннего использования с указанием обязательных дополнительных полей, которые позволят оперативно сверить счета с бюджетом и повлияют на принятие решения.

Результат: оптимизация рабочего времени финансового блока и казначейства при оплате счетов, оперативное отслеживание соблюдения бюджета, быстрое принятие решений, прозрачность хозяйственных операций для руководителя любого отдела на разных локациях, контроль исполнения услуг (определен ответственный), отсутствие задваивания счетов (снижение кредиторки).

Договорная деятельность и другие процессы

Далее запустили договорную деятельность, доверенности, приказы и деловую переписку, параллельно загружая шаблоны документов, прописали все регламенты, запретили согласование в обход регламента.

К системе подключили сразу 50 пользователей – раньше они не работали с ИТ-системами. Пользователи прошли внутренне обучение: сначала просмотрели вебинар на понимание общего интерфейса, а далее руководитель проекта и специалист по делопроизводству ВР-Ресурс индивидуально обучили маленькие группы с практическими занятиями в рабочей базе, создали пользовательские инструкции внутреннего использования для новых сотрудников. Консультирование ведется в постоянном режиме отделом ОДО АГД и помогает новым сотрудникам безболезненно адаптироваться и приступить к работе в СЭД с первых дней работы.

В компании очень большой объем служебных записок. Они не только подписываются, но и рассматриваются и отслеживаются. Этот процесс был тоже полностью регламентирован и переведен в электронный вид. В настоящий момент, введены шаблонные формы 5 видов Служебных записок, в том числе, по кадровым вопросам, у каждого вида свой строгий регламент.

Ниже приведен регламент наиболее востребованной формы в нашей компании - универсальной формы.

Закупки

Особого внимания заслуживает Регламент закупочной деятельности с использованием DirectumRX. В конце 2017 года наша компания присоединилась к закупкам в соответствии с ЕПОЗ ГК «Ростех» с его многочисленными требованиями, ограничениями и формами документов. Наша компания с легкостью реализовала у себя все необходимые мероприятия по закупочной деятельности благодаря универсальности системы DirectumRX и гибкому инструментарию.

Бизнес-процесс закупок был полностью выстроен через механизм внутренних служебных записок. В процессе участвуют подразделения:

• Инициаторы закупок в отделах и их линейные руководители
• Дирекция закупок
• Финансово-экономический отдел
• Отдел правового сопровождения деятельности
• Отдел экономической безопасности
• Аппарат генерального директора
• Закупочная комиссия

3 цикла документов связали друг с другом:

• Согласование предварительных документов (Техническое задание)
• Подготовка и проведение конкурентной процедуры закупки
• Подготовка договорных документов

Все процедуры контролируются по срокам, налажено взаимодействие и уведомление заинтересованных подразделений о прохождении отдельных этапов.

Так как все взаимодействие ведется в электронном виде, то все участники процесса могут полностью контролировать на каком этапе находится процесс. Ниже приведена детальная схема описания бизнес-процесса и его реализация в DirectumRX. Легитимность документов в рамках данного бизнес-процесса подтверждена автоматически формирующимися листами согласования, каждый шаблонный документ имеет уникальный штрих-код, документы хранятся в архиве системы в соответствии с предъявляемыми к закупкам требованиями и соблюдение конфиденциальной информации.

Итоги

На сегодняшний день полностью автоматизированы договоры, доверенности, входящие счета на оплату, делопроизводство. Выстроены связи между документами. В системе работают 75 пользователей.

Документооборот увеличился на 70% – документы оформляются качественно, в едином стиле, своевременно отправляются с получением подтверждения в получении, оперативно принимаются решения по документам и отслеживается исполнение по ним, сведены к нулю риски утраты и задваивания документов, достигнута экономия рабочего времени специалистов, повысилась производительность труда и доход предприятия в целом.

Прорыв колоссальный. Руководство компании особенно оценило единую корпоративную культуру, скорость принятия решений по документам, удобство их отслеживания. Работа DirectumRX позволила руководству делегировать ответственность без серьезных опасений за результат.

Мобильное приложения для руководителя DIRECTUM Solo решило проблему подписания документов и оперативного принятия решений как генеральным директором. так и топ-менеджерами, позволив им быть мобильными, не привязанными к локации. Необходимость проведения выездных встреч и нахождение в командировках не препятствует оперативному подписанию, рассмотрению и принятию решений по документам, теперь все мобильно в Solo. А у всех рядовых пользователей установлен DIRECTUM Jazz.

В перспективе – обмен через Synerdocs.

К примеру, цикл служебной записки с момента создания до рассмотрения и исполнения составляет 2 дня в зависимости от вида документа и числа обязательных согласующих.

Максимальный срок согласования в системе составляет 7 дней – договор.

С момента внедрения с 01.09.2017 по настоящее время создано в среднем 16 500 документов.