Решение "Ранжирование субподрядчиков"

Задача

Автоматизация процесса рассмотрения заявок субподрядчиков и согласования оценок работ подрядчиков по объектам на любом предприятии с любым количеством исполнителей как внешних (субподрядчики), так и внутренних (сотрудники компании).

Описание

Руководство каждой компании, привлекающей субподрядчиков для выполнения различных видов работ, рано или поздно сталкивается с проблемой систематизации информации об исполнителях, выполненных работах и оценки их качества. Ранжирование исполнителей является актуальной задачей, особенно в отраслях со значительным объемом привлечения субподрядчиков, например, в строительстве.

Одним из способов систематизации и анализа деятельности субподрядчиков в компании является использование информационной системы, в частности системы электронного документооборота. Описанное ниже решение, разработанное в нашей компании и внедренное в крупной генподрядной строительной организации – пример решения задачи ранжирования.

Техническое решение предназначено для оптимизации процессов рассмотрения заявок субподрядчиков и согласования оценок работ субподрядчиков по объектам  в системе DIRECTUM версии 5.0 и выше. Разработанные справочники обеспечивают централизованное хранение данных о субподрядчиках, типовые маршруты «СПД. Рассмотрение заявок субподрядчиков» и «СПД. Согласование оценки работ подрядчиков по объектам» позволяют быстро организовать процессы рассмотрения и согласования. Для ведения статистики разработаны интегрированные отчеты. Наличие статистики и централизованного хранения информации по внешним исполнителям  может положительно повлиять на дальнейшую работу с субподрядчиками, повышению качества их трудовой деятельности, что приведет к улучшению качественных и количественных показателей генподрядной компании и повышения доверия к самой организации.

Примечание: В техническом решении существует возможность разработки интеграции с веб-сайтом компании, на котором имеется веб-форма для подачи заявок субподрядчиками.

Возможности

В техническом решении реализованы следующие возможности:

• запись и хранение информации о субподрядчиках в соответствующих справочниках DIRECTUM, включая документы, скан-копии и т.п.;
• рассмотрение заявок от субподрядчиков;
• согласование оценок за качество выполненных работ субподрядчиками;
• формирование отчета «Рейтинг субподрядчиков» с указанной информацией о подрядной организации, видах работ, выполняемых подрядчиком на данном объекте и оценках куратора;
• формирования отчета по объектам, на которых выполнялись работы, для выявления лучшего исполнителя;
• формирование отчета по видам деятельности для выявления лучших субподрядчиков в разрезе определенного типа работы.

Бизнес-эффект

Особенностями технического решения «Ранжирование субподрядчиков» являются:

• разработанный механизм ранжирования субподрядчиков, которого нет в стандартном функционале DIRECTUM;
• универсальность разработки, поскольку она может быть использована для автоматизации процесса ранжирования исполнителей на любом строительном предприятии с любым количеством внешних исполнителей);
• механизмы генерации статистических отчетов по субподрядчикам и качеству выполнения работ.

Внедрение технического решения «Ранжирование субподрядчиков» позволяет:

• экономить время сотрудников, ответственных за рассмотрение заявок от субподрядчиков;
• увеличить скорость согласования оценок за выполненные субподрядчиками работы;
• быстрого поиска информации по требуемому субподрядчику;
• значительно увеличить скорость рассмотрения заявок в компании, а также согласования субподрядчиков;
• улучшить взаимодействие компании с ее внешними исполнителями;
• контролировать качество выполнения работ субподрядчиками на объекте;
• ранжировать субподрядчика по любым заданным критериям;
• анализировать историю работы с субподрядчиком;
• генерировать статистические отчеты по субподрядчикам, объектам и качеству выполнения работ.

Пример работы

Для решения задачи ранжирования субподрядчиков в системе DIRECTUM были разработаны все необходимые для Вашего удобства справочники, реализовано два типовых маршрута и созданы интегрированные отчеты.

Быстрая организация рассмотрения заявок

В Вашу организацию поступила заявка от субподрядчика на выполнение работ. Вы могли получить ее в бумажном виде, например по почте, или электронном, в виде скан-образа или файла текстового редактора.

Сотрудник может добавить заявку в справочник «СПД. Заявки субподрядчиков» системы DIRECTUM. К заявке также можно привязать все необходимые скан-образы документов (допусков, лицензий, аттестаций и т.п.).

После сохранения справочника «СПД. Заявки субподрядчиков» сотрудник отправляет ответственному заявку на рассмотрение по кнопке «На рассмотрение», заявка субподрядчика отправляется на рассмотрение ответственному за заявки сотруднику. Ответственный за рассмотрение может одобрить или отклонить заявку. В зависимости от результата рассмотрения субподрядчику на почту придет письмо об одобрении или отклонении его заявки.

Оперативное согласование оценок работ субподрядчиков по объектам

Ранжирование субподрядчиков в системе DIRECTUM основано на том, что субподрядчику можно проставить оценки за качество выполнения работ на объекте.

Куратор работ заполняет информацию об объекте в справочнике «СПД. Объекты», в этом же справочнике куратор выставляет в таблице оценки за качество выполнения работ того или иного субподрядчика на данном объекте. Средняя оценка формируется автоматически, а далее оценки необходимо отправить на рассмотрение с согласующими. В случае несогласия с оценками, куратору отправляется задание на доработку.

Интегрированные отчеты для удобства ранжирования субподрядчиков

В системе разработаны интегрированные отчеты, позволяющие формировать рейтинг субподрядчиков по объектам или по виду работ на объектах.

Быстрота и легкость модификации

Данное решение возможно быстро модифицировать под Ваши потребности, поскольку принцип работы решения подходит для процесса ранжирования исполнителей на любом предприятии с любым количеством субподрядчиков.