Внедрение DirectumRX в Гелар Групп

Компания Акелон завершила проект внедрения облачной системы электронного документооборота DirectumRX в Группе Компаний «Гелар». В результате проекта были автоматизированы договорные процессы, делопроизводство и финансовый архив.

О заказчике

Строительная компания «Гелар» осуществляет полный цикл строительства офисных, административных, общественных зданий и сооружений, а также строительство многофункциональных, элитных жилых комплексов. Успешно работая на строительном рынке Москвы уже более 10 лет, Гелар осуществляет строительство зданий и сооружений высотой до 100 и более метров.

Цели и задачи проекта

Руководители и специалисты Группы Компаний «Гелар» готовы к принятию передовых решений и активно ищут новые возможности развития бизнеса, в том числе за счет оптимизации работы с распорядительными, договорными и финансовыми документами.

В связи с этим, было принято решение о внедрении системы электронного документооборота, при выборе которой основными критериями стали:

• возможность внедрения в сжатые сроки;
• широкий базовый функционал;
• легкость и удобство работы как для пользователя, так и для администратора;
• перспективы дальнейшего развития.

Функциональность «из коробки», интуитивно понятный пользовательский интерфейс DirectumRX и опыт специалистов компании Акелон позволили заказчику быстро определиться с выбором.

Основной целью проекта стала полная автоматизация договорного процесса, делопроизводства и хранения первичной документации. Ранее работа с документами велась в бумажном виде и процесс согласования мог занимать несколько недель.

Результат

Благодаря модулю «Делопроизводство» были настроены процессы по обработке входящих писем, организационно-распорядительной документации и приказов, подготовке и согласованию исходящих писем.

Проблема повторного занесения информации по контрагентам как в DirectumRX, так и в учетную систему 1С легко решилась с помощью интеграции. Была произведена загрузка исторических данных по уже существующим контрагентам, кроме этого, настроен автоматический обмен данными между системами (о договорах, дополнительных соглашениях, контрагентах, контактных лицах, банках, банковских реквизитах).

Для быстрой подготовки к налоговым проверкам был внедрен модуль «Финансовый архив», в котором создан реестр первичных финансовых документов с панелью фильтрации. Реестр позволяет быстро и удобно сделать выборку необходимых документов и экспортировать их для отправки в контролирующие органы.

Так, менее чем за два месяца, совместными усилиями специалистов компании Акелон и Группы Компании «Гелар» удалось создать эффективную функциональную систему на базе DirectumRX, которая обеспечивает:

• Автоматизацию процессов по обработке входящих писем, по подготовке и согласованию исходящих писем, ОРД и приказов.
• Автоматизацию процессов по подготовке и согласованию договорных документов.
• Работу с финансовыми документами.
• Интеграцию с учетной системой 1С.