Автоматизация договорных процессов с DirectumRX

100
пользователей
6 000
задач
15 000
документов в год
3 000
договорных документов
Заказчик: ООО «Биокодекс» (Biocodex)
Тэги:

Автоматизация договорных процессов с DirectumRX

ООО «БИОКОДЕКС» – российское представительство международной фармацевтической компании Biocodex. Организация специализируется на производстве лекарств в области гастроэнтерологии, отоларингологии, неврологии, ревматологии. Препараты Biocodex представлены в 100 странах мира, в России наиболее известны «Энтерол»®, «Отипакс»®, «Стимол»®. Сейчас компания расширяет гастроэнтерологическую линию выводом нового продукта «Симбиозис Альфлорекс».

Задача

С расширением производства и штата сотрудников возросло количество копий документов, стало сложно контролировать процессы и проводить их качественный анализ. На согласование договоров уходило много времени: многократное обращение к документам, актуализация и долгий поиск последней версии.  

В 2017 году компания «Биокодекс» поставила цель – сократить сроки согласования всех видов договоров и усилить контроль над процессами. За счет внедрения системы электронного документооборота нужно было решить две глобальные задачи:

  • автоматизировать процессы согласования договорных документов, маркетинговых мероприятий, новых контрагентов;
  • организовать единое информационное пространство для хранения, обработки и совместной работы сотрудников с электронными документами.

Описание и ход проекта 

Внедрение проходило в три итерации, на каждой из которых в электронный вид переводили различные классы договоров: с поставщиками, с аптечными сетями, маркетинговые и общие договоры. Каждый класс имеет свои особенности проведения проверок и процессов согласования – в системе учтена вся специфика работы с ними.

Договорные документы

Особенности внедренной функциональности:

  • В системе хранится вся информация по контрагенту и формируется его досье. Пользователи могут сохранять сведения о поставщиках из внешних источников.
  • Разграничены права на подписание пакета договорных документов на основании сумм договорных документов. Подписант определяется на основании суммы договора. Если под условия попадают сразу несколько человек, проверяются дополнительные критерии.
  • При печати или конвертации документа в PDF-формат автоматически проставляется на каждой странице штрихкод с закодированными данными, определяющим соответствие электронному документу, что упрощает многие процессы и защищает от подлога.
  • Автоматически вычисляется цепочка согласующих и подписантов договорных документов на основании сумм и вида фармацевтического препарата. Список согласующих определяется исходя из бюджета маркетингового мероприятия и суммы договора. При превышении лимита проведение мероприятия дополнительно согласуется с ответственным сотрудником. Если бюджет договора больше бюджета мероприятия задание получает генеральный директор.
  • Ведется авторасчёт фактических затрат на маркетинговое мероприятие на основании сумм расходов по лекторским заданиям. При сохранении договора или дополнительного соглашения на мероприятие сумма вносится в фактический бюджет мероприятия.

Дополнительный функционал

  • Хранение информации по контрагенту и формирование его досье
  • «Водяной знак» на документах и Листы согласования
  • Интеграция с учетной системой
  • Учет в бизнес процессах типа контрагента и интеграция с 1С

Бизнес-процессы

Разработаны карты процессов и заложены в систему особенности согласования для:

  • общий договор
  • договор с аптечной сетью
  • договор на поставку
  • протокол разногласий
  • заявка на мероприятие
  • договор на мероприятие
  • и другие.

Пример бизнес-процесса (схема, png)

«Применение итерационного подхода к внедрению позволило завершить проект в очень короткий срок. В итоге мы получили продукт, соответствующий нашим ожиданиям и упрощающий совместную работу с документами, в том числе согласование различных договорных документов с учётом особенностей предметной области и логики наших бизнес-процессов», – комментирует Дмитрий Михеев, ИТ-директор ООО «Биокодекс».

Планы

В ближайшее время ООО «Биокодекс» планирует развивать электронный документооборот с контрагентами и автоматизировать кадровые процессы.

Результаты

Бизнес-эффект

  • Удобная совместная работа и взаимозаменяемость
  • Существенное повышение качества согласования
  • Оптимизация времени сотрудников на согласование
  • Введение KPI по исполнительной дисциплине
  • Прозрачные схемы и поддержка мобильных устройств

Показатели

  • Создано около 15 000 документов
  • Стартовано более 6 000 задач
  • Работает более 100 человек
  • Зарегистрировано около 3 000 договорных документов
Номинация: Olimpio
35
Подписаться
Опубликовано:
13 декабря 2018 в 08:54
  • Утверждено
  • 0

Комментарии

Пока комментариев нет
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий