Оптимизация процесса подписания ЭП пакетов подтверждений о выдаче диплома

12
пользователей
4
ТОП-менеджеров
1
месяц
с 1 дня до 10-15 минут
Снижение времени на подписание подтверждений о выдаче диплома
10
Среднее количество исходящих писем в пакете
Заказчик: ФГБОУ ВО Югорский государственный университет
Исполнитель: Самостоятельно

Оптимизация процесса подписания ЭП пакетов подтверждений о выдаче диплома

Цели и задачи проекта

Основная цель – оптимизация процесса подписания ЭП пакетов подтверждений о выдаче диплома.

Задачи:

  • адаптация отчетов Галактика-ERP для формирования штампа ЭП в документе;
  • разработка дополнительного инструментария для работы с ЭП в СЭД DIRECTUM;
  • разработка типового маршрута для бизнес-процесса;
  • настройка мастера действий для формирования задач по типовому маршруту;
  • разработка справочника для штампов ЭП.

Что призван улучшить проект?

  • снизить затраты человеко-часов на формирование и подписание подтверждений о выдаче диплома;
  • снизить % традиционного документооборота.

Для каких групп пользователей разработано решение?

  • руководители, ответственные за подписание подтверждений о выдаче диплома;
  • специалисты, ответственные за формирование и подготовку подтверждений о выдаче диплома.

Как внедренные решения отразились на работе компании?

  • повышение лояльности к электронному документообороту;
  • повышение оперативности при подготовке подтверждений о выдаче диплома.

Какую эффективность показало внедрение инновации?

  • Значительно снизилось время на подписание исходящих писем, до внедрения инновации, в среднем, требовался 1 день на подписание после внедрения – 10-15 минут.
  • У задействованных пользователей сформировалось благоприятное мнение о системах электронного документооборота.

Планы по дальнейшему развитию проекта

  • оптимизация бизнес-процесса, исключение неавтоматизированных этапов;
  • адаптация решения под мобильную и web-версии DIRECTUM;
  • охват других видов исходящей корреспонденции;
  • увеличение количества автоматизированных ТОП-менеджеров - больше 30 человек.

Отзывы

Пестрякова Ирина Александровна начальник отдела по контролю движения контингента обучающихся:

"Благодаря внедрению данного решения, больше не требуется относить подтверждения о выдаче диплома на подпись в приемную проректора и ждать их подписания в течение дня. Теперь достаточно загрузить документ из Галактика-ERP в DIRECTUM и уже через 10-15 минут получить уже подписанный документ."

Исламутдинов Вадим Фаруарович проректор по экономическому развитию:

"Сегодня сложно переоценить значимость управления документопотоками в организации. Возрастает значимость оперативности принятия управленческих решений, осуществления контроля над действиями подчинённых.

Благодаря внедрению решения для подписания ЭП пакетов подтверждений о выдаче диплома удалось снизить затраты человеко-часов с 1 дня до 10-15 минут."

 

Реализованный функционал

 

Рисунок 1. Процесс формирования штампа ЭП

Рисунок 2. Запись справочника изображений штампов  ЭП

Рисунок 3. Схема типового маршрута  «Согласование исходящих писем»

Рисунок 4. Отчет FastReport в Галактика-ERP.

 

Программный код

Set WordApp = CreateObject("Word.Application")
Set DirDocAsFile = WordApp.Documents.Open("%s")
Set Selection = WordApp.Selection
Selection.Find.Text = "Load_stamp"
Selection.Find.Execute

Set InlineShape = Selection.InlineShapes.AddPicture("%s")
With InlineShape
.Width = InlineShape.Width * %s
     .Height = InlineShape.Height * %s
End With

Set Shape = InlineShape.ConvertToShape

With Shape.WrapFormat
.Type = 4
End With
                                        
DirDocAsFile.Save()
DirDocAsFile.Close(-1)
WordApp.Quit()
                                        
Set WordApp = Nothing

 

Результаты

Снижение времени на подписание подтверждений о выдаче диплома - с 1 дня до 10-15 минут
Среднее количество исходящих писем в пакете 10
12 пользователей, все прошли обучение
4 автоматизированных руководителя
Команда проекта – 5 человек
Срок выполнения – 1 месяц

Какие сотрудники прошли обучение и в какой форме?

  • март 2018 – обучение разработчика по курсу: «Модификация системы DIRECTUM помощью IS-BUILDER» в г.Москва.
  • май 2018 – индивидуальное обучение ведущих пользователей работе с данным решением (проводил разработчик).

Команда проекта:

  • Богданов Никита – разработка в DIRECTUM
  • Алмазов Олег – начальник отдела внедрения и сопровождения ИС
  • Белоногов Владимир – доработка отчета в Галактика-ERP
  • Гончаренко Олег – директор департамента ИТ
  • Юрьева Снежана – ведущий инженер отдела по контролю движения контингента обучающихся
Номинации:
8
Подписаться
Опубликовано:
10 декабря 2018 в 17:02
  • 0

Комментарии

Пока комментариев нет
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий