Оптимизация процесса подписания ЭП пакетов подтверждений о выдаче диплома

Цели и задачи проекта

Основная цель – оптимизация процесса подписания ЭП пакетов подтверждений о выдаче диплома.

Задачи:

• адаптация отчетов Галактика-ERP для формирования штампа ЭП в документе;
• разработка дополнительного инструментария для работы с ЭП в СЭД DIRECTUM;
• разработка типового маршрута для бизнес-процесса;
• настройка мастера действий для формирования задач по типовому маршруту;
• разработка справочника для штампов ЭП.

Что призван улучшить проект?

• снизить затраты человеко-часов на формирование и подписание подтверждений о выдаче диплома;
• снизить % традиционного документооборота.

Для каких групп пользователей разработано решение?

• руководители, ответственные за подписание подтверждений о выдаче диплома;
• специалисты, ответственные за формирование и подготовку подтверждений о выдаче диплома.

Как внедренные решения отразились на работе компании?

• повышение лояльности к электронному документообороту;
• повышение оперативности при подготовке подтверждений о выдаче диплома.

Какую эффективность показало внедрение инновации?

• Значительно снизилось время на подписание исходящих писем, до внедрения инновации, в среднем, требовался 1 день на подписание после внедрения – 10-15 минут.
• У задействованных пользователей сформировалось благоприятное мнение о системах электронного документооборота.

Планы по дальнейшему развитию проекта

• оптимизация бизнес-процесса, исключение неавтоматизированных этапов;
• адаптация решения под мобильную и web-версии DIRECTUM;
• охват других видов исходящей корреспонденции;
• увеличение количества автоматизированных ТОП-менеджеров - больше 30 человек.

Отзывы

Пестрякова Ирина Александровна начальник отдела по контролю движения контингента обучающихся:

"Благодаря внедрению данного решения, больше не требуется относить подтверждения о выдаче диплома на подпись в приемную проректора и ждать их подписания в течение дня. Теперь достаточно загрузить документ из Галактика-ERP в DIRECTUM и уже через 10-15 минут получить уже подписанный документ."

Исламутдинов Вадим Фаруарович проректор по экономическому развитию:

"Сегодня сложно переоценить значимость управления документопотоками в организации. Возрастает значимость оперативности принятия управленческих решений, осуществления контроля над действиями подчинённых.

Благодаря внедрению решения для подписания ЭП пакетов подтверждений о выдаче диплома удалось снизить затраты человеко-часов с 1 дня до 10-15 минут."

Реализованный функционал

Рисунок 1. Процесс формирования штампа ЭП

Рисунок 2. Запись справочника изображений штампов  ЭП

Рисунок 3. Схема типового маршрута  «Согласование исходящих писем»

Рисунок 4. Отчет FastReport в Галактика-ERP.

Программный код

Set WordApp = CreateObject("Word.Application")
Set DirDocAsFile = WordApp.Documents.Open("%s")
Set Selection = WordApp.Selection
Selection.Find.Text = "Load_stamp"
Selection.Find.Execute

Set InlineShape = Selection.InlineShapes.AddPicture("%s")
With InlineShape
.Width = InlineShape.Width * %s
     .Height = InlineShape.Height * %s
End With

Set Shape = InlineShape.ConvertToShape

With Shape.WrapFormat
.Type = 4
End With
                                        
DirDocAsFile.Save()
DirDocAsFile.Close(-1)
WordApp.Quit()
                                        
Set WordApp = Nothing

Результаты

Снижение времени на подписание подтверждений о выдаче диплома - с 1 дня до 10-15 минут
Среднее количество исходящих писем в пакете 10
12 пользователей, все прошли обучение
4 автоматизированных руководителя
Команда проекта – 5 человек
Срок выполнения – 1 месяц

Какие сотрудники прошли обучение и в какой форме?

• март 2018 – обучение разработчика по курсу: «Модификация системы DIRECTUM помощью IS-BUILDER» в г.Москва.
• май 2018 – индивидуальное обучение ведущих пользователей работе с данным решением (проводил разработчик).

Команда проекта:

• Богданов Никита – разработка в DIRECTUM
• Алмазов Олег – начальник отдела внедрения и сопровождения ИС
• Белоногов Владимир – доработка отчета в Галактика-ERP
• Гончаренко Олег – директор департамента ИТ
• Юрьева Снежана – ведущий инженер отдела по контролю движения контингента обучающихся