Автоматизация делопроизводства и договорной работы на базе DirectumRX в ООО «Когалым НПО-Сервис»

120
пользователей
6
ТОП-менеджеров
180
задач в день
2500
полностью электронных служебных записок за 6 месяцев
Заказчик: ООО "Когалым НПО-Сервис"
Исполнитель: ООО "Директум"
Тэги:

Автоматизация делопроизводства и договорной работы на базе DirectumRX в ООО «Когалым НПО-Сервис»

Суть проекта

Основными целями проекта внедрения DirectumRX в Когалым НПО-Сервис были:

  • автоматизация работы с входящей и исходящей корреспонденцией, служебными записками, приказами;
  • ускорение процесса согласования за счет автоматизации договорной работы.

Но благодаря творческому подходу руководителя проекта от заказчика и позитивному настрою команды DIRECTUM на обозначенных целях решили не останавливаться. Непосредственно в о время проекта используя стандартный функционал системы были автоматизированы также процессы:

  • заявок в отдел ИТ,
  • согласования спецификаций,
  • согласования бухгалтерских расшифровок.

Важно, что работа по автоматизации процессов, не вошедших в периметр проекта, была выполнена администраторами заказчика. Это дало заказчику понимание того, насколько гибкой и простой в настройке может быть СЭД.

Как внедренные решения отразились на работе компании

На сегодняшний день в системе работают 120 сотрудников организации. Ежедневно пользователями формируется порядка 180 задач. За полгода работы в СЭД создано 18000 документов. Из них более 2500 приходятся на служебные записки, которые полностью переведены в Когалым НПО Сервис в электронный вид, что существенно повысило оперативность согласования и уменьшило расходы на печать.

Не теряются больше договорные документы, а их согласование стало быстрым, прозрачным и контролируемым. Инициатор договора в любой момент времени может увидеть на каком этапе согласования в данный момент находится документ.

Перевод ИТ-заявок в электронный вид позволило навести порядок в большом потоке ежедневных задач и контролировать их выполнение.

Руководство активно пользуется виджетами и отчетами по исполнительской дисциплине.

Система DirectumRX не просто работает, но и развивается. Благодаря возможностям гибкой настройки появляются новые виды документов, автоматизируются новые процессы. Система динамически эволюционирует, отвечая изменяющимся потребностям бизнес процессов.

Почему проект нужен и востребован

Инициатива в реализации проекта исходила как от руководства, так и от рядовых сотрудников организации. Еще на этапе исследования и проектирования системы большинство сотрудников осознавало, как внедрение СЭД благоприятно повлияет на их рабочий процесс.

Показательным можно считать тот факт, что генеральный директор организации с первого дня опытно-промышленной эксплуатации захотел лично, а не через помощника, работать в системе. Следил за исполнительской дисциплиной, рассматривал документы в электронном виде и выдавал по ним поручения. Подобная вовлеченность высшего руководства в проект и мотивация личным примером помогла достичь поставленных целей и показала, что проект нужен заказчику, а его результаты будут востребованы.

Отзывы

Ольга Чехонина, инженер группы автоматизации, метрологии, связи и информационных технологий ООО «Когалым НПО – Сервис»:

  • Быстрее проходит этап согласования и подписания документов и договоров.
  • Если раньше нам приходилось распечатывать учредительные документы контрагента для заключения договора в несколько десятков страниц, то сейчас в системе есть возможность загрузить их в электронном виде в досье контрагента. Плюс еще к этому идет экономия расходных материалов.
  • Электронные документы хранятся в одном месте и гораздо легче искать необходимую информацию.

Светлана Онищенко, руководитель юридической группы ООО «Когалым НПО – Сервис»:

  • Нравится, что в системе есть списки, например, «Договоры на завершении», в которых можно посмотреть перечень договоров с завершающимся сроком действия или «Документы у контрагентов» для отслеживания отправленных контрагентам документов, возврат которых необходимо контролировать.
  • Нравится, что после отправки договора контрагенту процесс не завершается, а система напоминает инициатору о необходимости отразить факт возврата и занести в систему скан-образ документа
  • Меньше стали ходить ногами, а бумажный экземпляр печатается непосредственно перед подписанием. Экономится много времени и бумаги. Появился порядок.

Показатели проекта

  • 120 пользователей, из них 100 обучено
  • 6 автоматизированных ТОП-менеджеров
  • 180 задач в день
  • 18000 документов за 6 месяцев, из них 2500 полностью электронные служебные записки
  • 16 человек команда проекта
  • Срок выполнения - 3 месяца

 

Номинация: Alpha
14
Подписаться
Опубликовано:
12 декабря 2018 в 09:16
  • 0

Комментарии

Пока комментариев нет
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий