Повышение эффективности проектной деятельности за счет создания автоматически формируемого архива проектной документации

ООО «Технология» — это вертикально интегрированное многопрофильное предприятие, обеспечивающее полный цикл от проектирования до сдачи объектов в эксплуатацию.

Наличие своей обследовательской группы позволяет проводить инженерно-геологические, инженерно-геодезические, инженерно-экологические и гидрометеорологические изыскания.

Компания специализируется на проектировании объектов электроэнергетики, объектов гражданско-промышленного и агропромышленного назначения.

ООО «Технология» обладает собственной производственной базой по выпуску металлургической продукции и полиамидных изделий как под собственное строительство, так и для реализации сторонним организациям.

Предпосылки проекта:

• отсутствие информации по загрузке специалистов вызывало затруднения в оценке длительности исполнения проектов, принятии решения по новым проектам в работу;
• случаи потери входящих документов и отсутствие контроля исполнения поручений по ним приводили к дополнительным трудозатратам на устранение проблемных вопросов по проектам;
• отсутствие единого архива проектной документации вызывало затраты времени ГИП на комплектование пакета документов в целях проверки ГГЭ до половины рабочего дня;
• высокая трудоемкость подготовки отчетов по исполнению договоров приводила к задержкам в рецензировании и заключении договоров

Задачи проекта

• Мониторинг загрузки специалистов.
• Контроль исполнения поручений.
• Создание электронного архива проектной документации.
• Рассмотрение входящей корреспонденции.
• Контроль исполнения договоров.

Почему выбрали Directum RX

Основная деятельность компании – проектная, поэтому в первую очередь планировали автоматизировать ее. Рассматривали Elma, Адванта.

Критерии выбора DirectumRX:

• высокая готовность системы из «коробки»;
• продуманная логика работы бизнес-процессов в системе;
• наличие развитого мобильного доступа;
• Синхронизация DirectumRX c MS Project;
• большой опыт внедрения проектов ECM вендором;
• хорошие возможности автоматизации остальных внутренних процессов: канцелярия, совещания, договоры

Ход и решения проекта

С помощью стандартных механизмов автоматизированы следующие бизнес-процессы:

• Регистрация и рассмотрение входящих писем, и вынесение резолюций
• Согласование и регистрация исходящей корреспонденции
• Согласование, регистрация, контроль исполнения приказов и распоряжений по основной деятельности
• Работа со служебными записками
• Работа с совещаниями и заседаниями

Усовершенствование модуля «Проекты»

Одной из основных задач проекта внедрения являлось создание удобного механизма формирования электронного архива проектных документов. В системе реализована автоматически выстраиваемая структура архива (дерева папок), соответствующая требованиям Постановления Правительства РФ от 16.02.2008 N 87 "О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию". При сохранении проектного документа в системе создается папка соответствующего раздела и подпапка соответствующего подраздела.

Доработана карточка Проектного документа, добавлены реквизиты, необходимые для формирования классификации проектных документов, соответсвующей требованиям Поставновления Правительства

При необходимости передачи пакета проектных документов заказчику или на экспертизу можно воспользоваться механизмом выгрузки документов по проекту, позволяющим главному инженеру проекта из карточки проекта сформировать и экспортировать пакет последних версий документов с сохранением структуры папок.

В карточке задачи и задания на исполнение поручений появились поля Проект и Тип.

Тип поручений позволяет:

инженеру-проектировщику

• быстро определить, что необходимо сделать для исполнения поручения:
• ознакомиться с документами, принять их в работу или запросить дополнительные сведения;
• уведомить руководителя о выполнении работ.

главным инженерам проектов

• при необходимости отследить передачу заданий от одного проектировщика к другому и зафиксировать факт приема документов в работу.

Привязка задач и заданий на исполнение поручений к определенным проектам обеспечивает возможность:

• главным инженерам проектов - оперативно отслеживать исполнение работ по каждому проекту.
• всем сотрудникам - группировать входящие и исходящие поручения по проектам.

Активно используется стандартный механизм автоматического создания поручений по протоколу совещаний для массовой выдачи поручений по проектам. Протокол совещания автоматически вкладывается в карточку заданий в качестве основания для выполнения работ.

Для быстрого и удобного доступа к спискам проектных документов, готовых к выдаче, настроена папка поиска «К выдаче мои», в которой каждый инженер-проектировщик видит только свои документы, отсортированные по проектам.

Добавлена папка поиска для всех поручений по совещаниям и из графика, где руководители могут оперативно посмотреть текущую ситуацию по проектам.

Усовершенствование модуля "Договоры"

Реализована массовая выгрузка договоров по заданным параметрам.

На обложке модуля "Договоры" доступна кнопка Выгрузить документы. Для гибкой настройки формирования списка документов доступны следующие поля:

В Карточке договора добавили поле Направление для дополнительной классификации договоров в рамках их видов и категорий.

Добавлена возможность выгрузить договор с приложениями и со всеми связанными документами для предоставления полного пакета договорных документов, необходимого при участии в тендерах.

Расширение функциональности системы для обмена с контрагентами

Для осуществления МКДО настроили интеграцию с сервисом обмена Synerdocs. Но поскольку еще не все контрагенты подключены к сервисам обмена, реализовали выгрузку документов с файлом открепленной подписи для обеспечения возможности обмена электронными документами.

В карточках документов добавили две кнопки:

Кнопка «Выгрузить документ» - позволяет выгрузить сам документ или документ со всеми связанными документами.

Кнопка «Вложить в письмо» позволяет отправить последнюю версию документа электронной почтой. При нажатии на кнопку откроется окно почтового клиента, последняя версия документа будет добавлена во вложение к письму со всеми приложениями.

При выгрузке экспортируются два файла: файл с последней версией документа, подписанного квалифицированной подписью, и открепленный файл подписи

Результаты

Внедрение системы позволило повысить прозрачность и управляемость, ускорить существующие бизнес-процессы, за счет значительного сокращения времени на поиск и согласование, оперативное изменение документов.

Поручения перестали ставится в устном виде — все значимые поручения выдаются в системе, их можно отследить и не нужно каждый раз спрашивать «как у вас с вот той вот задачей». Главные инженеры проектов всегда видят текущую ситуацию по своим проектам.

Время на проведение общих совещаний сократилось с 2-3 часов до 30 минут.

Заложена основа для перехода хранения проектной документации на качественно новом уровне.

Компания подготовилась к обмену информацией, подписанной в электронном виде, и активно начала внедрять это среди своих контрагентов.

Показатели:

• 91 автоматизированный пользователь
• 20 ТОП-менеджеров
• 4 человека команда проекта