Внедрение межкорпоративного документооборота в кредитной организации - бумаги меньше, скорость выше

Цели проекта

• Сократить время на согласование и подписание документов с контрагентами / партнерами.
• Сократить время на поиск в DIRECTUM юридически значимых документов.
• Уменьшить объем бумажного документооборота.
• Ускорить документооборот за счет автоматизации.
• Снизить стоимость накладных расходов в процессе согласования документов с контрагентами.

Как было

Основные шаги процесса до автоматизации внешнего документооборота:

1. Получение сканов документов от контрагента.
2. Импорт документов в СЭД, формирование карточки Партнера (если новый).
3. Согласование документов в СЭД.
4. Печать согласованных документов для проставления «живых» подписей.
5. Направление подписанных документов контрагенту почтовой службой.
6. Переписка с контрагентом по поводу получения оригиналов документов, статуса согласования этих документов.
7. Получение сканов документов, подписанных с двух сторон.
8. Начало выполнения работ/ расчетов.
9. Организация хранения оригиналов документов.

Недостатки данного процесса – очевидны:

1. Трата времени на «ненужные шаги».
2. Расход бумаги.
3. Оплата услуг почтовых служб.

Решение

Для максимального исключения недостатков процесса в Банке была сформирована нова концепция ЭЛЕКТРОННОГО документооборота:

1. Из состава руководства Банка выделены ключевые работники, отвечающие в Банке за процессы согласования различных документов (договоры, акты, счета, накладные и прочее).
2. Данным работникам выданы соответствующие доверенности (в зависимости от уровня полномочий).
3. Определены и классифицированы типы документов, которые согласовывает каждый уполномоченный работник.
4. Выданы квалифицированные электронные подписи.
5. В зависимости от типа и классификации, выделены основные маршруты согласования документов.
6. Из уполномоченных сотрудников Банка назначен ответственный за процесс экспорта / импорта документов из системы межкорпоративного документооборота.

Технические решения

С точки зрения информационных систем и автоматизации:

1. Установлен и настроен модуль «Обмен с контрагентами», предназначенный для интеграции системы DIRECTUM с системами обмена электронными юридически значимыми документами.
2. Для обмена первичными учетными документами с контрагентами у компании «Директум» было приобретено готовое решение «Финансовый архив».
3. В модуль «Обмен с контрагентами» собственными силами добавлены изменения, позволяющие сократить время на согласование документов и ошибочного подписания документов.

• При отправке документов на рассмотрение сотруднику организации осуществляется проверка на наличия полномочия для подписания документа у сотрудника. Если проверка прошла успешна, то автоматически заполняется информация об ответе, иначе выводится сообщение ответственному пользователю.
• Реализация запрета на подписание документа визирующей подписью и неквалифицированной подписью, с целью возможности подписания документов только сотрудниками с квалифицированной подписью и соответствующему правами.

По итогам внедрения все документы, отправленные через систему межкорпоративного документооборота, автоматически попадают в DIRECTUM, тем самым исключен ручной ввод документов. Подписав документ в СЭД для пользователя документооборот можно считать завершенным, система обмена без участия сотрудников отправит документ или пачку документов контрагенту, рис.1. Процесс заведения нового контрагента в сервисе обмена так же полностью реализован через DIRECTUM, пользователю нет необходимости заходить в иную систему, все действия он может совершить в СЭД. Единственное действие в системе внешнего документооборота выполняет администратор, заводит новых пользователей.

 Рис. 1. Процесс обработки документов в СЭД «Директум».

Автоматизировался и ввод контрагентов в справочник системы, все данные об контрагенте загружаются системой обмена, что позволяет не только сократить время на введения справочника, но и поддерживать его в актуальном состояние. Контроль за сроком действия сертификата так же осуществляется автоматически.

Внедренное решение позволило реализовать проект по автоматизации решения отправки документов контрагенту из банковской системы, значительно сократив временные затраты на его обработку и отправку адресату, рис.2.

 Рис.2 Схема решения

Результаты

Статистика

• Количество входящих/исходящих документов с начала года 4800, 1 квартал - 1000 документов, 2 квартал - 1400, 3 квартал - 1600.
• Количество пользователей увеличилось с момента внедрения системы обмена с 4 до 19.
• Увеличилось количество контрагентов использующий электронный документооборот, с начала года с 100 до 470 организации. 

Бизнес-эффект 

• Связка Диадок-Директум позволила сократить время на согласование (не требуется перетаскивать документы из одной программы в другую) и подписание (подписанту не требуется переходить из одной программы в другую) документов.
• На бумаге отправка пакета документов в одну сторону занимала 1 день по городу или 3 дня Сургут-Москва экспресс-доставкой, почтой России сроки выше, в электроном формате документы отправляться каждые 10 минут.
• Сократилось время на поиск в DIRECTUM юридически значимых документов за счет того, что эти документы помещаются в СЭД по единому механизму.
• Уменьшился объем бумажного документооборота за счет того, что документы (см. статистику) обрабатываются исключительно в электронном виде.
• Ускорился документооборот за счет автоматизации.
• Снижены накладные расходы в процессе согласования документов с контрагентами (7 рублей за отправку документа в электроном виде, против 60 рублей почтой России или 350 экспресс доставкой).