Автоматизация делопроизводства и договорной работы на базе DirectumRX в OOO «Южно-Приобский ГПЗ»

Суть проекта

В рамках проекта внедрения системы DirectumRX были автоматизированы следующие процессы:

1. Работа со входящей корреспонденцией.
2. Согласование исходящих писем.
3. Работа с внутренними документами:
   1. согласование организационно-распорядительных документов;
   2. согласование служебных записок.
4. Согласование договорных документов.
5. Работа с документами на Договорную Комиссию (заявки на размещение, протоколы заседания Комиссии, протоколы вскрытия конвертов).

Почему вы считаете проект нужным и востребованным?

Перед проектной группой стояла задача внедрить систему всего за два месяца, поэтому все работы выполнялись активно и с энтузиазмом.

Проведенный GAP-анализ подтвердил, что стандартный функционал модулей «Делопроизводство» и «Договоры» покрывает существующие потребности. Основные договоренности и требуемые настройки зафиксировали в уточненном техническом задании.

За это время был обучен администратор системы, который закреплял полученные на курсах знания, помогая настраивать регламенты и шаблоны в системе.

Пользователи были обучены семинарами, на которых подробно рассматривались настроенные в системе процессы и объяснялись основы работы с системой.

Таким образом, уже через 1,5 месяца после старта проекта пользователи начали работу в системе, а к согласованию стали принимать только электронные документы из системы DirectumRX.

Как внедренные решения отразились на работе компании

Стоит отметить активность пользователей: всего за месяц опытно-промышленной эксплуатации в системе было создано более 1600 документов, более 1300 задач и выдано около 250 поручений. Сейчас в среднем согласуется около 100 документов в день.

Использование DirectumRX позволило сократить время согласования документов, исключить потери информации и обеспечить прозрачность процессов внутри организации.

За что пользователи ценят систему

Михаил Агаджанов, ведущий инженер Отдела главного метролога ООО «Южно-приобский ГПЗ»:

• Быстрее проходит процесс согласования и подписания документов;
• Больше не требуется обходить все кабинеты при подписании или согласовании, экономится время, особенно удобно, когда сотрудники работают в разных офисах;
• Легче искать документы, которые можно отсортировать по типу, времени, автору и т.д.;
• Легче отследить задачи, которые предстоит выполнить.

Показатели

• 50 пользователей
• 7 человек команда проекта от исполнителя и заказчика
• 2 обученных специалиста
• 1600 документов за месяц
• более 1300 задач, в т.ч. около 250 поручений.
• согласуется 100 документов в день

Планы по дальнейшему развитию системы

По результатам проекта была подтверждена высокая готовность предприятия к отказу от бумаги и на достигнутом останавливаться не планируется. Текущие бизнес-процессы активно развиваются. В планах есть добавление новых процессов, таких как автоматизация процедуры закупок и процесса охраны труда.