Система планирования мероприятий

Введение

На рынке существует множество систем для автоматизации планирования работ компании, но зачастую эти решения сложно встроить в уже существующую инфраструктуру предприятия. В них не проработаны процессы взаимодействия участников проекта. А в случае с использованием в корпоративных сетях организаций разнородных программ и систем, внедрение специализированного решения неудобно. Еще один фактор − стоимость. Зачастую использование полнофункциональных решений для планирования стоит дорого. Это заставляет компании искать более простые решения. В связи с этим у одного из наших клиентов возникла идея реализовать отслеживание исполнения планов в системе DIRECTUM. Идея была успешно реализована компанией «МайТэк» на базе модуля «Система планирования мероприятий».

Описание решения

Модуль "Система планирования мероприятий" реализован в системе DIRECTUM 5.5.1. Основу модуля представляет справочник «Планы подразделений». Каждая запись справочника − это план работ определенного подразделения на год. В табличной части заводятся мероприятия, которые должны быть выполнены за указанный период. Для мероприятий предусмотрен отдельный справочник.

Карточка записи справочника Планы подразделений

Составление плана обязательно предполагает детализацию общих целей применительно к конкретным условиям функционирования подразделения. В связи с этим в работе модуля предусмотрена возможность детализации существующих мероприятий в рамках отдельного подразделения. Если мероприятие было детализировано на подчиненные задачи, их количество можно увидеть в колонке «Количество подзадач».

Процент выполнения мероприятия рассчитывается автоматически в зависимости от количества выполненных подзадач. Кроме этого, мероприятия могут быть последовательно связаны друг с другом. По мере выполнения работ по мероприятиям в соответствующей записи справочника Планы подразделений обновляется информация, что позволяет отслеживать ход исполнения мероприятий.

В соответствии с иерархией управления и направлениями деятельности компании предусмотрены следующие типы планов:

• стратегический план;
• план инициатив;
• операционный план.

Каждый тип плана проходит процедуры утверждения и корректировки.

Еще одним преимуществом данного модуля является возможность автоматического создания новых версий записей справочника Мероприятия.

Карточка записи справочника Ежемесячные планы подразделений

Для работы с планом на месяц (квартал) пользователи работают в справочнике Ежемесячные планы подразделений. Для создания плана на месяц руководитель (ответственное лицо) создает новую запись, задает период и нажимает кнопку Генерировать. В план на месяц попадают мероприятия, приходящиеся на этот интервал времени с определенным статусом, и все невыполненные мероприятия за прошлые периоды. Все созданные мероприятия в данном справочнике при сохранении преобразуются в задачи по типовому маршруту на исполнителя, за исключением мероприятий, по которым есть детализация. В задачах у исполнителя есть возможность запрашивать продление сроков по мероприятиям.

После завершения типового маршрута по исполнению мероприятие получает соответствующий статус. После исполнения задания по мероприятию формируется задание руководителю на приемку. Процессы приемки проходят только нижестоящие мероприятия, вышестоящие мероприятия считаются выполненными автоматически после принятия нижестоящих. Дата выполнения задания на приемку с результатом «Принято» считается как фактическая дата окончания соответствующего мероприятия, статус меняется на Принято. По завершению работ над всеми месячными/квартальными мероприятиями подразделений меняется статус соответствующего годового мероприятия.

Для удобства мониторинга сроков и других важных показателей предусмотрены следующие отчеты:

1. Свод по мероприятиям - формируется определенный список мероприятий, в отчете содержатся основные параметры, необходимые для контроля исполнения работ
2. Ресурсная карта – используется для контроля сроков исполнения мероприятий.

По итогам проекта все задачи, связанные с созданием эффективного инструмента планирования и контроля мероприятий, были выполнены.

Бизнес-эффект

• повышение эффективности, прозрачности, контролируемости ведения и исполнения мероприятий;
• ведение общей информационной базы по мероприятиям;
• быстрый поиск мероприятий по определенным критериям;
• ускорение подготовки отчетности по исполнению мероприятий;
• создание в системе DIRECTUM единого информационного пространства для планирования;
• экономия времени, уменьшение усилий на ведение, согласование мероприятий за счет автоматизации работы;
• ускорение процесса планирования;
• обеспечение четкого взаимодействия различных служб и подразделений.

Планы

В перспективе есть планы по доработке функционала существующего модуля. Рассматривается возможность интеграции с другими информационными системами для автоматизации получения данных для планирования из других систем. К примеру, такими системами являются Microsoft Dynamics NAV и 1С.