Автоматизация процесса проведения совещаний путем заочного голосования

25
пользователей
5
ТОП-менеджеров
На порядок
сокращение трудозатрат
Заказчик: Страховая компания "АРСЕНАЛЪ"
Исполнитель: ООО "ТАНАИС Ритейл"
Тэги:

Автоматизация процесса проведения совещаний путем заочного голосования


Задача

Бизнес-заказчиком данного решения является Департамент методологии и страховых продуктов, который ответственен за выпуск, согласование и утверждение новых продуктов страхования.

До лета 2018 г. секретарю Комитета по продуктам приходилось вести документальную работу традиционным способом: по почте рассылалась повестка дня и приглашение участникам на заседание Комитета. После проведения мероприятия создавался Протокол и рассылался на предварительное согласование по электронной почте.  Согласованный Протокол распечатывался и подписывался всеми участниками Комитета.

Получалось, что создание и утверждение одного документа сопровождалось значительными трудовыми и временными затратами.

Концепция решения

Процесс согласования и утверждение новых продуктов страхования связан с совместной работой участников Комитета по продуктам. Поэтому был взят за основу модуль «Управление совещаниями и заседаниями».

Однако, всем известно, что проведение очных совещаний отвлекает сотрудников от текущей работы и занимает немалую часть рабочего времени. В связи с этим было решено проводить данные мероприятия в заочном виде с использованием электронной подписи.

Существующие решения не имели достаточного функционала для исполнения такой задачи, поэтому было решено реализовать свое.

Описание и возможности решения

Использованные технологии и платформы:

  • DIRECTUM версии 5.3.
  • Модуль «Управление совещаниями и заседаниями»

Что было сделано?

  • Немного изменена карточка справочника «Совещания и заседания»;
  • Разработан отдельный типовой маршрут для голосования;
  • Создан макет протокола совещания, в который автоматически попадали данные из карточки справочника, а так же - результаты голосования.

Суть процесса:

  1. Секретарь совещания создает карточку  справочника и формирует Протокол совещания из макета. После чего инициирует голосование.
  2. Голосующие могут изучить повестку дня в Протоколе совещания или в тексте задания, после чего принимают решение по каждому вопросу повестки дня (1, 2, 3 и т.д.):

3. Результаты голосования  фиксируются в переписке:


 

4. Согласующие, которые в течении 24-х рабочих часов по какой-либо причине не успели оставить свое мнение, считаются отсутствовавшими на совещании.

5. По завершении процесса голосования секретарь получает задание на обновление данных Протокола совещания с учетом результатов голосования:

6. После обновления документа создается новая версия с данными о прошедшем заочном голосовании с подсчетом голосов:


 

7. Протокол совещания отправляется дальше по маршруту на утверждение председателем совещания, после чего автоматически опубликовывается в Общей папке.

 

Результаты

Эффект от внедрения

  1. Сокращение трудозатрат
  • члены Комитета по продуктам в основном являются руководителями высшего звена. И данное решение позволило им избавиться от непосредственного  присутствия на совещаниях.
  • секретарю совещания не нужно больше оформлять вручную Протокол по итогам мероприятия. Он формируется автоматически.
  • секретарю совещания нет необходимости собирать живые подписи на бумажном оригинале Протокола совещания. Документ в процессе голосования и утверждения подписывается ЭП, в результате чего в системе формируется лист согласования.
  1. Прозрачность процесса – мнения участников процесса фиксируются в переписке, что позволяет избежать подтасовок и редактирования результатов голосования.

Показатели

20-25 пользователей,  с учетом привлечения ответственных сотрудников
5 автоматизированных ТОП-менеджеров

Команда

Разработчик решения – ООО «ТАНАИС Ритейл»

Внедрение самостоятельное

Номинации:
14
Подписаться
Опубликовано:
26 декабря 2018 в 13:40
  • 3

Комментарии

Добрый день! А не рассматривали более "универсальный вариант" заочного голосования? Т.к. встречаются вопросы, которые должны решаться большинством.

Например, секретарь нажимает на действие "На заочное голосование" при этом выбирается вариант "полное\с предварительным подсчетом\за 24 раб.ч.".

Если выбрано полное, то задание секретарю формируется после голосования 100% участников.

Если выбрано с предварительным подсчётом, то голосование оканчивается как 51% участников согласовало и приходит задание секретарю с формулировкой "Принято большинством голосов" , т.е.  документ утверждается большинством голосов.

А если выбрано за 24 раб.ч. , то процесс идет как у Вас описано.
Заранее спасибо!

Елена Питомцева: обновлено 28.12.2018 в 14:43

Здравствуйте!  Спасибо за комментарий. 

Такой задачи бизнес-заказчиком не ставилось.  Обязательным было не только зафиксировать стандартный результат: большинство отданных голосов за тот или иной вопрос повестки дня голосов. 

Данный процесс важен еще и для закрепления информации в системе в разрезах: кто, когда, по какому вопросу и с каким результатом проголосовал.  

Добрый день! Решение очень понравилось. Не ходить лишний раз на совещание, но при этом иметь возможность высказать своё мнение - это очень удобно!

Вопрос по первому скриншоту. Не очень поняла в какой конкретно компоненте системы участники совещания оставляют свои голоса. Подозреваю, что при выполнении задания осуществляется запрос параметров, но хотелось бы знать точно.

Благодарю за ответ!

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий