Внедрение DirectumRX в ООО "Нефтетрейд-Удмуртия"

О Заказчике

ООО «Нефтетрейд – Удмуртия» Основным направлением деятельности предприятия является нефтедобыча и разработка нефтяных месторождений в Удмуртской Республике. Год образования компании 2010 год, в 2011 году в компании работало всего 2 человека, на данный момент штат предприятия насчитывает 79 человек, из которых на данном этапе в системе DirectumRX будут работать 32 сотрудника.

Система развернута на публичном облачном стенде. Автоматизированы удаленные рабочие места на месторождениях.

О проекте

В рамках проекта внедрения системы DirectumRX были автоматизированы следующие процессы для двух НОР:

1. Работа со входящей корреспонденцией.
2. Согласование исходящих писем.
3. Работа с внутренними документами:

• Согласование организационно-распорядительных документов.
• Согласование служебных записок.
• Согласование заявок на ТМЦ, заказ спецтехники, подготовки проекта договора.
• Автоматизирован процесс согласования заявлений на отпуск, отгул и вызов с выходного дня.

     4. Согласование договорных документов.

Проект внедрения был рассчитан на полтора месяца, и всего через 2 недели исследования и проектирования начиналась опытно-промышленная эксплуатация.

Поскольку внедрение проходило в сжатые сроки, то от заказчика требовалось активное участие в процессе исследования и дальнейшей до настройки базы под нужды ООО «Нефтетрейд-Удмуртия».

Стоит отметить, что высшее руководство заказчика и вся рабочая группа, наряду с проектной командой, принимала активное участие в оптимизации системы под свои нужды и автоматизации рабочих процессов.

Эффект от внедрения

Плюсы внедрения и использования системы с точки зрения главных специалистов ООО «Нефтетрейд-Удмуртия»:

• Контроль движения документов, выполнения заданий;
• Использование мобильной версии, как следствие - сокращение времени на обработку документов;
• Доступность истории работы с документом;
• Работа в системе для удаленных пользователей;
• Отслеживание статистики по загрузке подразделений.

Плюсы внедрения и использования системы с точки зрения делопроизводителя ООО «Нефтетрейд-Удмуртия»:

• Создание базы документов в одной системе по двум нашим организациям;
• Создание электронного архива документов и исключение возможности утери информации;
• Возможность отслеживания этапов работы с документом;
• Снижение объема документов на бумаге для внутренних документов,
• Увеличение скорости обработки заявок, заявлений;
• Возможность обработки исходящей корреспонденции, реестры, конверты - экономия времени на это.

Результаты

1. За время опытно-промышленной эксплуатации с каждым днем увеличивалась количество отправленных заданий, в среднем за день создается 300 заданий.
2. Пользователи активно пользуются механизмами поручений и задач, используя из вместо бумажных служебных записок, и сохранение переписки по исполнению.
3. Заказчиком создается архив договорных документов для быстрого нахождения в базе документа и заключения дополнительных соглашений к ним.
4. Ускорилось согласование документов и фиксация изменений к ним.
5. Так как были автоматизированы удаленные рабочие места на месторождениях, все заявки и заявления от мастеров поступают через систему, что ускоряет процесс согласования и сохраняет историю рассмотрения.
6. Руководителем организации активно используется веб-клиент и мобильное приложение Solo.
7. Сотрудниками с выездным характером работы, а это половина автоматизированных сотрудников, используется мобильное приложение Jazz. Для согласования документов и постановки задач на исполнение, что значительно ускоряет процесс согласования.

Планы по дальнейшему развитию системы

По результатам проекта была подтверждена высокая готовность предприятия к отказу от бумаги и на достигнутом останавливаться не планируется.

В планах компании рассмотреть приобретение модулей «Проекты» и «Совещания», а также планируется, после строительства нового офиса, которое сейчас активно идет, приобретение собственного сервера и развертке на своем стенде.