Автоматизация сдачи отчетности в СЭД DIRECTUM для ООО УК «ТАЛАН»

Заказчик: ООО УК «ТАЛАН»
Исполнитель: ООО «БР Консалт»
Теги:

Основной целью проекта являлась разработка модуля для сдачи отчетности УК ТАЛАН. Был разработан типовой маршрут, веб-страница, с помощью которой руководители подразделений отчитывались о проделанной работе. Автоматическая распаковка данных и формирование из внесенных данных на веб-странице отчетов в формате Microsoft Word для секретаря.

Задача

Используя стандартный функционал системы, пользователи не могли вносить свои данные в документ с отчетностью в удобное для них время, в связи с тем, что этот документ уже был открыт для редактирования у другого пользователя. Для сбора информации и составления отчетности уходило много времени, как у руководителей, так и у секретаря.

После разработки модуля вся информация для сдачи отчетности стала доступна через веб-станицу, которую каждый ответственный сотрудник мог открыть в удобное для него время и внести необходимую информацию.

Для секретаря стало удобнее проверять отчетность, редактировать ее через веб-страницу и в дальнейшем автоматически формировать готовые отчеты для сдачи. Проект позволил избавиться от задержки сдачи отчетности.

Пример работы

С заданной периодичностью система рассылает задачи на руководителей департаментов филиалов с помощью сценария «Агент рассылки задач для подготовки отчетности».

Руководители департаментов УК получают задание на исполнение. В карточке задания нажимают на кнопку Подготовить отчет. При нажатии на кнопку отображается диалог Подготовка отчета управляющей компании.  В диалоге отображается веб-страница с необходимыми полями.  Если пользователь снова нажал кнопку Подготовить отчет, то сохраненные ранее данные распаковываются и отображаются в виде HTML-документа в диалоге Подготовка отчета управляющей компании.

Рисунок 1. Задание на подготовку отчета для руководителей

Рисунок 2. Веб-страница для подготовки отчетности

После подготовки отчетов всеми исполнителями, задание получает секретарь УК. Секретарь УК выполняет проверку полученных отчетов руководителей департаментов УК по кнопке Просмотреть отчеты, при нажатии на которую открывается веб-страница с общей сводкой отчетов по филиалам и руководителям департаментов. При необходимости секретарь вносит изменения в отчеты. У секретаря есть возможность как сохранить данные для последующего редактирования, так и сразу сформировать отчетные документы. При необходимости отправляет отчеты на доработку определенным руководителям департаментов. После проверки отчетов нажимает на кнопку Сформировать документы, в результате чего в задачу вкладываются отдельные отчеты по каждому филиалу в формате Microsoft Word.


Рисунок 3. Задание для секретаря

 

Результаты

Главным показателем можно считать то, что с внедрением нового модуля значительно упростилась работа секретаря и руководителей. Новый модуль пользователи ценят за дружественный интерфейс веб-страницы, простоту и удобство в использовании, снижение временных затрат и повышение исполнительской дисциплины.

Номинация: Alpha
Утверждено 14 2

Комментарии (2)

Артём Занин

Очень интересное решение поставленной задачи. У меня возникло несколько вопросов:

1) До внедрения модуля все департаменты отчитывались в едином для всех документе-отчете?

2) На веб-странице "Подготовка отчета управляющей компании" работник одного департамента может просматривать вкладки, относящиеся к другим департаментам?

3) Если секретарь выполнит задание на проверку отчетов с результатом "На доработку", задание на доработку получат все руководители или открывается какое-то диалоговое окно, где можно выбрать определенного руководителя департамента?

Анастасия Балтина

Добрый день!

1)Да, до внедрения модуля руководители отчитывались в едином документе для всех.

2)Нет, на веб-странице у руководителя департамента открывается только его личные данные для формирования отчета. Просматривать вкладки, относящиеся к другим департаментам, он не может. 

3)У секретаря есть возможность выбрать руководителей, которым необходимо отправить задание на доработку. 

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий