Режим "Одного окна" при работе с поручениями

Задача

Для работы с поручениями важно иметь возможность видеть процесс исполнения поручения в целом: резолюцию, все поручения,  участие в исполнении поручения всех соисполнителей, комментарии, подзадачи, все документы, созданные в ходе исполнения, согласование прилагаемых документов и пр. Согласующим и подписывающим ответные документы в рамках исполнения поручений необходимо видеть предысторию создания этих документов, т.е не только тот документ, на который создается ответный документ, но и всю переписку по ведущему заданию. Автору поручения (особенно руководителю высшего звена) для оценки результата исполнения поручения и снятия его с контроля важно видеть всю картину в целом, в "одном окне", используя при этом минимум инструментов и минимум времени .

Для этого и было разработано решение «Режим «одного окна» при работе с поручениями.

Описание и возможности решения

Решение разработано на версии 5.5 DIRECTUM для модуля Канцелярия, используется всеми пользователями (250 пользователей). На отдельных рабочих местах руководителей используется DIRECTUM Solo. Решение позволяет автоматизировать процесс формирования единой переписки задач по типовому маршруту «Рассмотрение документа», по исполнению поручения в рамках  типового маршрута «Исполнение поручений» и по согласованию ответного документа (исходящее письмо, служебная записка) в рамках типового маршрута «Согласование исходящего письма» и «Согласование служебной записки».

Решение разработано компанией ООО «АрмаДок» на базе стандартного функционала DIRECTUM. Были доработаны стандартные типовые маршруты исполнения поручений, рассмотрения документов и служебных записок. В типовые маршруты были добавлены блоки согласования,  учитывающие иерархическую структуру организации.

 На ленту заданий по исполнению поручений была добавлена кнопка  . Для учета согласования документа внутри подразделения было добавлено действие  на базе функционала создания подзадачи и разработан маршрут внутреннего согласования. При создании Ответного письма и Ответной служебной записки задача по согласованию документа создается как подзадача к основной задаче по исполнению поручения, это дает возможность пользователям видеть предыдущее взаимодействие по ведущему поручению.

Суть работы и порядок его использования 

При создании ответного письма или ответной служебной записки с помощью соответствующих кнопок на ленте меню задачи по исполнению поручения  и отправке их на согласование вся переписка по маршруту исполнения поручения  видна в переписке по маршруту согласования и  доступна всем участникам задач. Таким образом,  сначала все согласующие и подписывающий ответного документа , а затем  контролер и  автор поручения могут найти интересующую их информацию в единой переписке, иначе говоря в «одном окне». 

Результаты применения решения

Данное решение разработано для использования всеми подразделениями и пользователями, включая руководителей высшего звена. Применение  данного решения упрощает доступ к  полной информации при согласовании ответных документов, исполнении поручений и снятия поручений с контроля, практически, исключая использование каких-либо дополнительных инструментов для получения данной информации.  

Перспективы развития решения

В случае если в  процессе исполнения поручения создается множество документов и РКК различных видов,  иногда возникает проблема с определением конкретного документа, который необходимо  согласовать в данном задании. В перспективе предполагается добавить возможность определения согласуемого документа в рамках текущего задания (по параметру типового маршрута).

Показатели

• 250 пользователей
• 7 ТОП-менеджеров
• Срок проекта - 3 месяца с учетом внедрения
• 3+4 человека команда проекта от заказчика и исполнителя

Решение реализовано силами ООО "АрмаДок".

Команда проекта

Ольга Флинк, Ирина Александрова, Станислав Головачев, Ирина Андреева, Татьяна Дьячкова.