Внедрение интеллектуальных сервисов Directum Ario в АО «ОДК-Авиадвигатель»

Компания АО «ОДК-Авиадвигатель» активно развивается, и потребность оптимизации процессов есть постоянно. Для избавления от рутины компания готова к применению инновационных инструментов, в том числе искусственного интеллекта.

Для деловых процессов компании активно используется ECM-система DIRECTUM, поэтому было решено применять Directum Ario, который предоставляет интеллектуальные инструменты.

Задачи

Для автоматизации процедуры регистрации входящей корреспонденции, с использованием по применению решения Directum Ario были выбраны кейсы:

• Автоматизация процесса регистрации входящих документов в канцелярии – распознавание и автоматическое заполнение реквизитов входящих писем.
• Автоматическое формирование поручений по утвержденным документам – выделение из текста документа поручений, исполнителей и сроков по ним.
• Нормоконтроль договорных документов при запуске их на согласование – контроль состава разделов, их формулировок, указания корректных должностей, доверенностей и т.п.

Идея/проект нацелена на автоматизацию функций:

• канцелярии
• группы контроля/делопроизводители подразделений
• юридического и договорного отдела, ответственные за оформление договорных документов

Среднее количество регистрируемых входящих документов порядка 2300 в месяц.

Цели проекта

С помощью элементов ИИ достичь целей:

• ускорение и упрощение работы сотрудников канцелярии при регистрации входящей корреспонденции.
• ускорение и упрощение работы группы контроля.
• повышение качества договорных документов, запускаемых на согласование.

Целевая точность классификации документов и извлечения реквизитов – 95%.

Новизна идеи/проекта

Интеллектуальные решения на основе Directum Ario или подобные ему только-только появились и ранее подобный функционал не мог быть реализован в информационных системах. Компания АО «ОДК-Авиадвигатель» – один из передовиков доверия и применения интеллектуальной обработки в корпоративных процессах.

Наиболее новым и перспективным направлением является анализ текста по различным разрезам для повышения качества договорных документов, запускаемых на согласование.

Особенности проекта

Ускорение и упрощение работы сотрудников канцелярии при регистрации входящей корреспонденции.

Применяется базовый кейс DIRECTUM Ario по регистрации входящих документов – распознавание текста, извлечение реквизитов, заполнение РКК.

Особенности решения:

1. Обработка проводится для документов, заносимых стандартной службой захвата документов DCTS, с электронной почты и с факсов.

2. Автоматическая обработка комплектов документов включает:

• определение основного документа;
• разделение пакета на отдельные документы;
• создание и заполнение карточки документов комплекта;
• в СЭД основной документ и приложения к нему заносятся как отдельные документы.

3. Заполняемые реквизиты:

• Дата документа
• Номер документа
• Адресат
• Корреспондент
• Подписант
• Исполнитель
• Тема письма (начинающаяся с «О» или «Об», «По» и расположенная вверху первой страницы письма)
• Связи РКК (установление связей к документам, на которые ссылается письмо)
• Журнал регистрации

Среднее количество регистрируемых входящих документов порядка 2300 в месяц.

Ускорение и упрощение работы группы контроля

Для обеспечения исполнения важных организационно-распорядительных документов по каждой отдельной работе, описанной в документе, формируются поручения в системе Directum. Делается это вручную силами сотрудников группы контроля: им поступают уже утвержденные документы в формате PDF с распознанным текстом, а затем они уже копируют текст в карточки поручений.

Среднее количество документов, обрабатываемых группой контроля около 700 в месяц.

Для данной задачи Directum Ario может распознавать и анализировать текст документа и выделять из него тексты поручений, сроки и ответственных исполнителей. В этом случае сотруднику группы контроля потребуется только проверить корректность заполнения карточки поручения и направить на его исполнение.

Повышение качества договорных документов, запускаемых на согласование

Одной из особенностей договорной работы на нашем предприятии является то, что договоры на поставку товаров и/или услуг выставляет контрагент. Сотрудник, ответственный за оформление договора должен скорректировать этот договор под требования нашего предприятия и затем запустить на согласование. Юридическая и финансовая служба, а также ряд других согласующих, соответственно, проверяют соответствие договора этим требованиям.

Среднее количество договорных документов – около 400 в месяц.

Время, затрачиваемое человеком на проверку договорных документов:

• сложный, многостраничный договор – до 60 мин. и более
• простые однотипные договоры – в среднем 30 мин.
• спецификации и доп. соглашения – 15-20 мин.

С помощью Directum Ario можно проводить анализ текста договорных документов по различным разрезам:

1. Структура документа – наличие требуемых разделов, соответствие их типовым формулировкам

2. Проверка данных по нашей организации в тексте договора:

   1. ФИО, должность, доверенность утверждающего с нашей стороны

   2. Юридическое наименование и реквизиты нашей организации, указанные в договоре

3. Выделение иных атрибутов договоров из текста, которые могут влиять на маршрутизацию при согласовании (категория договора, сумма и т.п.).

Ожидаемый эффект от внедрения

• Снижение трудоемкости операций по регистрации входящих документов у сотрудников канцелярии, повышение их производительности, исключение ошибок.
• Снижение трудоемкости операций по формированию поручений в системе сотрудниками группы контроля и делопроизводителями; повышение исполнительской дисциплины по «обычным» документам
• Сокращение объема проверок договорных документов у юридической и финансовой службы и других согласующих; повышение квалификации ответственных за согласование; сокращение времени согласования договорных документов за счет уменьшения количества итераций при согласовании.

В 2018 году на предприятии проведен успешный пилотный проект по применению решения Directum Ario для автоматизации процедуры регистрации входящей корреспонденции (на основе базового функционала). По его итогам принято решение о запуске полноценного проекта внедрения данного решения, который будет объединять рассмотренные выше кейсы с поэтапным внедрением.

Показатели проекта:

• Количество пользователей, охваченных автоматизацией по проекту: канцелярия - 10 человек, группа контроля - 3 человека, юридический отдел - 10 человек, договорной отдел - 8 человек; работники, задействованные в БП по договорным документам - около 700 человек.
• Количество автоматизированных ТОП-менеджеров, работающих в системе - 14.
• Команда проекта: от АО "ОДК-Авиадвигатель" - 5 человек, команда от ООО "Директум" на данный момент формируется.
• Пилотный проект 6 месяцев, Плановый срок внедрения - 12 мес.

Важность проекта для ИТ-отрасли и России

Реализация подобных решений полезна для широкого круга предприятий России. И реально позволяет снизить объем рутинных операций у сотрудников, повысить эффективность их работы и высвободить время на решение более сложных производственных задач.