Безбумажное управление первичной документацией в ООО «Калининграднефтепродукт»

ООО «Калининграднефтепродукт» – сеть автозаправочных станций ПАО «Сургутнефтегаз» в Калининградской области, один из основных поставщиков нефтепродуктов в регион. В активе компании 44 автозаправочные станции (АЗС) и 2 нефтебазы. Компания занимается как розничной, так и оптовой торговлей нефтепродуктами в Калининградской области.

Задача

Основной предпосылкой для внедрения системы была необходимость сокращения затрат на бумажный документооборот и упрощения процесса хранения и поиска первичных документов. До внедрения поток бумажных документов был очень высокий, а оперативность их получения бухгалтерией недостаточной. С помощью СЭД планировалось организовать работу операторов АЗС и сотрудников бухгалтерии, сократить количество бумажных документов, оптимизировать их хранение, ускорить подготовку к проверкам налоговых и прочих органов.

Изначально планировалось переводить в электронный вид те первичные документы, которые не входят в стандартный модуль «Финархив» на базе DirectumRX, а:

• Сменный отчет (технический регламент СНГ);
• Сменный отчет (внутренний);
• КО-1 (Приходный кассовый ордер);
• КО-2 (Расходный кассовый ордер);
• КО-4. Кассовая книга;
• КМ-3. Акт о возврате денежных сумм покупателям;
• Пояснительная записка о возврате ДС на карту;
• Акт к кассовым справкам;
• Объяснительная оператора АЗС.

Новизна проекта

Уникальность проекта в том, что нужно было стать первопроходцами в направлении перевода первичных кассовых документов в электронный вид. В результате изучения нормативной базы выяснилось, что законодательство не в полной мере готово к их переводу в электронный вид.

Основные проблемы заключаются в том, что де-факто вообще во многих организациях происходят нарушения законодательства в части работы с кассовыми документами. Кассовые документы оформляются «задним числом» и могут как угодно корректироваться в процессе работы, так как на бумаге сложно зафиксировать (определить) дату подписания. В электронных документах же наоборот, нет возможности эту дату изменить.

С точки зрения законодательства решить данную проблему можно, введя новые виды корректировочных документов (Приходный кассовый ордер корректировочный, Расходный кассовый ордер корректировочный и т.п.) по аналогии со счетами-фактурами, но на данный момент таких механизмов нет.

Кроме того, на специализированных форумах довольно активно ведется обсуждение необходимости отказа от первичных кассовых документов в принципе, т.к. после перехода на онлайн-кассы необходимость в них постепенно отпадает (практически всю информацию можно получить в личном кабинете сервиса, предоставляющего кассу). Хотя никакой официальной информации на данный счет нет, нельзя исключать, что рано или поздно это случится, т.к. именно такое решение выглядит абсолютно логичным продолжением перехода на онлайн-кассы.

Решения проекта

В итоге было решено изменить состав автоматизируемых документов. В системе был разработан абсолютно новый модуль «Первичная документация» со списками документов.

Организовано создание документа (из файла, выгруженного из учетной системы), подписание всеми подписантами и проверка документа ответственным бухгалтером. Автоматизирована работа с 9 видами документов, для которых были разработаны 2 регламента работы.

Первый – для документов складского учета (на АЗС):

• Сменный отчет (Технический регламент ПАО «СНГ»);
• Пояснительная записка о возврате ДС на карту;
• Торговый отчет (ТОРГ-29);
• Акт к чекам коррекции;
• Служебная записка оператора АЗС;
• Калькуляционная карточка;
• Акт перевода материалов из одной единицы измерения в другую.

Второй – для документов перемещения:

• Товарно-транспортная накладная;
• Акт приема нефтепродуктов.

Результаты

Решены задачи оперативной доставки первичных документов в бухгалтерию, их хранения, поиска и выгрузки для проверок контролирующими органами. Отказались от огромного количества бумажных документов.

На проекте применялась технология максимального внедрения с длительностью опытно-промышленной эксплуатации в 6 недель.

Андрей Куимов, начальник отдела ИТ ООО «Калининграднефтепродукт»:

«Уже спустя месяц после внедрения DirectumRX объем бумажных документов компании уменьшился в несколько раз – сократились площади бумажного архива. Специалисту нефтебазы теперь не нужно печатать по 5 копий товарно-транспортных накладных, товарные операторы и операторы АЗС заполняют не 4-5 документов, а всего 1. Снизились транспортные расходы – пропала необходимость физического перемещения большого числа документов между подразделениями. Полностью исключили риск потери документов во время транспортировки. Подготовка к налоговым и аудиторским проверкам требует в разы меньше времени».

Планы

В дальнейшем в компании планируется настроить интеграцию СЭД с учетными системами сети АЗС для исключения двойного ввода информации, автоматизировать новые виды документов и организовать мобильное рабочее место для водителей бензовозов.

Показатели

• В 5 раз сократились бумажные документы для АЗС
• В несколько раз сократились площади бумажного архива
• В разы уменьшилось время на подготовку к налоговым и аудиторским проверкам
• 300 пользователей
• 4 человека команда проекта
• Срок проекта -- 6 месяцев