Автоматизация бизнес-процессов с помощью чат-бота Directum в Viber

О компании

АО «Мостострой-11» — одна из крупнейших в России диверсифицированных компаний строительной отрасли.

Главными направлениями деятельности АО «Мостострой-11» являются: строительство и реконструкция автодорожных, железнодорожных мостов, путепроводов, а также других объектов транспортной инфраструктуры, строительство объектов промышленно-гражданского и социально-культурного назначения, строительство и реконструкция автомобильных дорог, производство строительных материалов, выполнение проектных работ. Коллектив АО «Мостострой-11» насчитывает более 4000 человек.

Задача

Множество участков строительства зачастую не позволяют оперативно обустроить рабочее место для работы в системе Directum через ПК, а частые командировки и поездки руководства, тормозят процессы согласования документов.

В качестве решения проблемы предложено внедрение и использование чат-бота Directum в Viber. Viber активно используется руководством для обсуждения рабочих вопросов и не требует особых объяснений по использованию. Поэтому чат-бот Directum должен стать лишь дополнительным функционалом мессенджера, позволяющим автоматизировать через него некоторые процессы компании.

Чат-бот Directum уже имеет в своем составе решения по автоматизации некоторых типовых задач документооборота. Но были выдвинуты идеи по разработки следующих кейсов задач для чат-бота как перспективу развития:

1. Запрос контактов сотрудников.
2. Запрос на просмотр утвержденного документа локального нормативного акта компании.
3. Рассмотрение входящих документов и выдача текстовых поручений.
4. Формирование списка сотрудников для проведения учебного семинара по системе Directum.

Цели внедрения

• Вовлечение руководителей высшего звена в процессы согласования.
• Получение необходимой информации сотрудниками, не имеющими авторизированный доступ в систему.
• Оперативность получения документов на согласование.

Сценарии использования

Запрос контактов сотрудников

Достаточно простая идея, но решающая вопрос быстрого доступа к контактам. Существующая система в компании имеет сложности в поддержки актуальности данных по рабочим контактам сотрудников. В системе Directum актуальность данных поддерживается, но нет мобильного доступа к контактам.

Модуль чат-бота в системе Directum позволяет настроить этапы и варианты запросов:

• Вариант 1. Запрос по введенным ФИО. В результате поиска по введенным данным пользователь получает данные в формате ФИО, должность, номер телефона и email.
• Вариант 2. Запрос общего номера телефона подразделения. Для получения результата нам потребуется выбрать вариант Телефон подразделения, далее предлагается ввести название подразделения. После уточнения запроса выводится сокращенный список подразделений для выбора.

Запрос на просмотр утвержденного локального нормативного акта компании

Локальные нормативные акты уже хранятся в системе Directum. И все сотрудники имеющие доступ в систему, имеют и доступ к этим документ. Но существуют группа сотрудников, работающих непосредственно на участках и не имеющих доступ в систему Directum. Для того, чтобы облегчить доступ для такого круга сотрудников использование Directum бота как нельзя кстати.

Локальные нормативные акты (ЛНА) в системе Directum имеют определенный вид документа и тип карточки с уникальными реквизитами. Поиск осуществляется только по виду документа ЛНА. Пользователю необходимо пройти несколько этапов запроса:

• выбор услуги - Запрос ЛНА;
• выбор типа ЛНА из предложенных 6 вариантов - Инструкция, Положение, Устав, Регламент, Стратегия, Правило;
• далее требуется ввести Центр ответственности. Это обязательный реквизит, который заполняется из справочника. Так как записей справочника может быть много, список фильтруется по введенному пользователем запросу в чат-боте и выводится сокращенный список для выбора;
• далее пользователю необходимо уточнить тему ЛНА отправив текстовое сообщение. Если найдено несколько документов, то пользователь получает список с наименованиями документов для уточнения. Если документ один, - выводим его во вложение в чат-боте.

Рассмотрение входящего документа и выдача текстовых  поручений

Руководители высшего звена могут получать через чат-бота Directum входящие документы на рассмотрение. Отправка документа на рассмотрение осуществляется с помощью расширения схемы стандартного типового маршрута модуля Канцелярии "Рассмотрение входящего документа". Таким образом делопроизводитель совершает те же действия что и раньше: регистрирует документ и отправляет документ на рассмотрение руководителю. Руководитель же получает сообщение с текстом задания "Рассмотрение документа Письмо входящее №...", а также электронный документ во вложении. От руководителя требуется выполнить два шага:

• написать текст поручения;
• принять одно из решений: Отправить на исполнение, Ознакомился, Вернуть инициатору, Перенаправить.

В результате ответ руководителя отправляется заданием на помощника руководителя, который направит поручения исполнителям.

Формирование списка сотрудников для проведения учебного семинара по системе Directum

В качестве бонуса от чат-бота Directum, для подписанных на бота пользователей раз в неделю или чаще приходят сообщения с короткими советами по работе в системе Directum. Это могут быть советы по использованию горячих клавиш в системе, описание небольших операций, напоминание об удобных функциях и т.д.

Но кроме этого, сообщение дополнено кнопкой "Записаться на семинар Directum", которая собирает сведения о желающих попасть на семинар. При накоплении определенного количества желающих, в системе Directum формируется задача-заявка на руководителя учебного центра компании. Таким образом руководитель учебного центра получает информацию о том, что необходимо провести обучающий семинар и получает автоматически сформированный список участников семинара.

Ожидаемый эффект от внедрения

В целом чат-боты помогают автоматизировать монотонные и простые операции более крупной системы. Мессенджеры развиваются все больше, а значит и задачи для чат-ботов будут все интересней. Например, уже сейчас некоторые корпоративные мессенджеры позволяют подключать чат-бота к групповой переписки, что может позволить участникам автоматизировать процессы ECM систем группируя их по проектам.

Чат-бот Directum позволит нам задействовать в процессах электронного документооборота сотрудников не имеющих доступ к системе Directum. Это означает, что количество сотрудников вовлеченных в электронный документооборот в нашей компании может вырасти с 500 пользователей до ~2500.

С помощью чат-бота Directum, мы даем простой инструмент для работы руководителям высшего звена. Тогда как в ECM-системе требуется выполнять множество операций по заполнению форм данных, чат-бот призван упростить и сократить количество этих операций. Тем самым мы сокращаем время на процессы взаимодействия руководства с сотрудниками в рамках документооборота.