Распорядительные документы и их актуальность

Распорядительные документы (приказ, решение, указание) – одни из самых важных документов крупной компании, именно в этих документах фиксируются основные управленческие решения: назначение ответственных, введение в действие нормативных документов и т.д.

Учитывая многопрофильность ПАО «Сургутнефтегаз», а так же численность его работников, ежегодно по различным направлениям деятельности (геологоразведка, бурение, добыча, переработка, сбыт, капитальное строительство и т.д.) издается и регистрируется около 150 тысяч распорядительных документов (более 12 тысяч в месяц).

Ежедневно, в оперативной деятельности происходит множество изменений (событий):

• в законодательстве/ГОСТах;
• истечение сроков действия нормативных документов;
• кадровые перемещения работников (более 500 в день: прием, увольнение, перевод, и др.);
• по назначению ответственных, в том числе со специализированными проверками на допуск к выполнению работ;
• и др.

Все это обязывает своевременно отслеживать актуальность распорядительных документов и заблаговременно вносить в них изменения, исключая ситуации, когда решения в документах могут не соответствовать каким-либо изменениям в работе компании, в том числе не соответствовать действующему законодательству, локальным нормативным актам и т.д.

Зачастую изменения влекут за собой создание новых, отмену или внесений изменений в действующие распорядительные документы, актуальность которых становится все тяжелее отслеживать вручную.

Цели проекта

Автоматизировать функцию отслеживания наступления сроков или событий для актуализации распорядительных документов;

• обеспечить работников актуальной информацией по распорядительным документам, которые относятся к их трудовой деятельности (в том числе, возможность осуществлять поиск по Ф.И.О. работников, указанных в тексте распорядительного документа) и сократить время на поиск действующих распорядительных документов;

• обеспечить контроль за своевременным внесением изменений в действующие распорядительные документы, разработкой новых или отменой действующих распорядительных документов в случае наступления событий, требующих их актуализации;

• обеспечить оперативное уведомление ответственных работников (исполнителей распорядительных документов и ответственных за ведение делопроизводства) о рассмотрении необходимости актуализации распорядительного документа в связи с наступлением события;

• возможность получить информацию о составе действующей комиссии (рабочей группы), списке ответственных с учетом внесенных изменений в распорядительный документ;

• своевременное ознакомление работников с актуализированными документами.

Предпроектный анализ

Требовалось разработать универсальный инструмент, позволяющий настроить любые события с учетом их специфики. Например:

• отслеживать срок действия документа

• актуальный состав рабочей группы

• актуальность назначенных ответственных за выполнение работ, требующих наличие действующей квалификации/допуска на выполнение определенных видов работ и т.д.

В рамках проекта был проведен анализ и определен перечень тем распорядительных документов, для которых риск наличия неактуального документа или несвоевременного внесения изменений наиболее высок. Перечень тем представлен в таблице 1.

Таблица 1

В рамках проекта определены основные события, при наступлении которых необходима актуализация распорядительных документов (таблица 2).

Таблица 2

Автоматическое отслеживание необходимости актуализации распорядительных документов

При реализации проекта учитывалось, что процессы подготовки и регистрации распорядительных документов не должны кардинально измениться для конечного пользователя. (РД – распорядительный документ, КЭД – Карточка электронного документа).

Разработан справочник тем распорядительных документов. Для каждой темы предусмотрена возможность установить признак отслеживания событий актуализации распорядительных документов (управлять изменениями) и признак обязательности ввода состава комисии, рабочей группы или ответственных. При выборе определенной темы распорядительного документа проводятся соответствующие проверки – например, наличие ФИО работников состава комиссии в соответствующей закладке карточки.

Теперь для того, чтобы система смогла автоматически отслеживать необходимость актуализации распорядительных документов, пользователю достаточно корректно указать у документа одну из доступных для выбора тем (сохранить без указания темы невозможно).

Разработан специализированный справочник «Составы рабочих групп/комиссий, ответственные», в котором фиксируется информация по всем работникам указанным в Составе, а также изменения в этих Составах.

Просмотр записей справочника доступен только из соответствующего распорядительного документа, в рамках которого вводилась информация по Составу.

В зависимости от темы распорядительного документа логика выбора работников в Состав и проверки автоматически изменяются, например:

1. Для темы «О назначении ответственных лиц с проверкой квалификации», в карточке справочника необходимо указать номер требуемой квалификации (или выбрать из доступного перечня), которая присвоена работнику в системе управления персоналом SAP HR. Система автоматически выберет работников, которые на дату создания распорядительного документа, имеют действующую квалификацию.

2. Для темы «Назначение ответственных за ведение делопроизводства» Состав можно автоматически заполнить из работников, указанных в выбранных местах регистрации. Также для данной тематики реализовано автоматическое создание приложения к приказу о назначении ответственных за ведение делопроизводства из карточки распорядительного документа, что позволило значительно сократить время подготовки данного приложения.

В случае подготовки распорядительного документа, который вносит изменения в ранее созданный распорядительный документ (например, изменение в Состав и/или в нормативный документ), на закладке «Изменения» карточки распорядительного документа указываются ссылки на соответствующие документы, в которые вносятся изменения.

В случае необходимости внести изменения в Состав пользователю доступно действие по просмотру актуального Состава: в открывшемся диалоге можно внести изменения (добавить или удалить участника).

Внесенные изменения отобразятся в карточке Состава. Информация по Составу доступна для просмотра пользователю в карточке документа и в РКК.

Отслеживание актуальности распорядительных документов

По-крупному были реализованы два варианта отслеживания актуальности распорядительных документов:

Вариант 1: По данным системы SAP HR.

Ежедневно система DIRECTUM обращается к системе SAP HR и получает:

1. Список работников, по которым были сформированы кадровые мероприятия.

2. Список работников, у которых срок действия квалификации истекает в течение следующих 30 дней.

   После получения данных от SAP ERP 2005 HR в системе DIRECTUM выполняется автоматический поиск распорядительных документов:

• с темами указанными в таблице 1 пп.2-5, в которых указаны работники, для которых зафиксированы кадровые мероприятия;
• с темами указанными в таблице 1 п.4, в которых указаны работники, у которых заканчивается срок действия квалификации.

Вариант 2: По реквизитам в карточке РКК и реквизитам состава рабочей группы/комиссии.

Отслеживание сроков актуализации распорядительных документов по теме «Нормативное регулирование» осуществляется на основе данных в карточке РД (реквизит «Действует до»).

Дополнительно система отслеживает срок окончания действия рабочей группы/комиссии по реквизиту «Действует до» в карточке Состава (для распорядительных документов с темами «Создание комиссий, рабочих групп», «О назначении ответственных», «О назначении ответственных с проверкой квалификации»).

Также реализована возможность для любого распорядительного документа, который не попадает под указанные в таблице 1 тематики, настроить автоматическое отслеживание необходимости актуализации, заполнив поле «Действует по». В указанную дату ответственным исполнителям придет уведомление о необходимости

При нахождении распорядительных документов (удовлетворяющих критериям поиска, определенным в Вариантах 1-2) в системе DIRECTUM формируется задача на рассмотрение необходимости их актуализации исполнителю по следующему типовому маршруту:

Для удобства работы пользователей с технологией по управлению изменениями распорядительных документов, разработана обложка, содержащая основные отчеты для получения информации об актуальности документов и быстрого доступа к актуальным распорядительным документам в рамках своей организационной единицы.

Результаты проекта

Проект по управлению изменениями распорядительных документов позволил решить следующие задачи:

• проработаны методологические и организационные вопросы по актуализации распорядительных документов;
• реализованы инструменты контроля и мониторинга изменений распорядительных документов;
• обеспечено своевременное уведомление о необходимости актуализации распорядительных документов;
• реализован инструмент для получения перечня актуальных распорядительных документов;

В результате сокращено время на поиск актуальных нормативных документов, которые вводятся/изменяются/отменяются распорядительными документами.

Реализованная в рамках проекта функциональность по отслеживанию наличия квалификаций у работников, допущенных к выполнению работ по направлению экологической безопасности, позволила существенно сократить риски штрафных санкций, предусмотренных законодательством (на юридических лиц - от 100 000 до 250 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток).

В рамках проекта была поведена большая и важная работа по актуализации распорядительных документов, созданных с 2014, для которых также настроено автоматическое отслеживание необходимости актуализации. Всего актуализировано 30 509 распорядительных документов.

За период эксплуатации решения с 10.04.2017 по 31.12.2018 в системе сформировано 40 371 задача на актуализацию распорядительных документов (в среднем создается 64 задания в день), в том числе сформированы задания на актуализацию распорядительных документов по 7 548 кадровым мероприятиям (перемещения, увольнения работников).

Срок выполнения – 6 месяцев.

Команда проекта - 10 человек.

Перспективы развития решения по работе с распорядительными документами

Данный подход применим и в других направлениях деятельности: капитальном строительстве, охране труда, промышленной и пожарной безопасности.

Перспективными направлениями развития технологии, по которым ведется работа являются:

• расширение перечня тем распорядительных документов, по которым требуется отслеживание актуальности;
• расширение перечня проверяемых квалификаций (их наличия) у работников, допущенных к выполнению работ согласно распорядительным документам в различных направлениях деятельности;
• интеграция с технологией ознакомления работников с РД в системе DIRECTUM, которая позволяет своевременно осуществлять ознакомление работников, учитывая их временные отсутствия (отпуск, командировка и т.д.), после актуализации документов;
• разработка KPI, для контроля своевременности актуализации РД.