АО «Главкосмос» переводит делопроизводство в электронный вид с DIRECTUM

О компании

АО «Главкосмос» – дочернее предприятие государственной корпорации по космической деятельности «Роскосмос». Более 30 лет компания продвигает достижения российской космонавтики на мировые рынки и координирует сложные международные проекты.

Цели и задачи проекта

АО «Главкосмос» ведет активную деятельность в рамках международных контрактов. Чтобы качественно повысить уровень организации проектов, руководство компании поставило задачи:

• Ускорить процессы подготовки и внутреннего согласования документации;
• Повысить контролируемость и прозрачность процессов;
• Уйти от использования бумажных экземпляров, насколько это возможно.

Используемые решения и подходы

Для построения электронного документооборота была выбрана платформа DIRECTUM и готовые решения на ее базе – базовые модули и модуль «Канцелярия».

Специалисты TANAIS предложили итерационную технологию внедрения. Так заказчик быстрее видит результаты проекта и полностью контролирует бюджет. На каждой итерации собирались требования к внедряемому решению. Пользователи начинали работать с уже настроенной и адаптированной системой.

• На первой стадии в электронный вид была переведена работа с входящими и исходящими письмами, поручениями руководства;
• На второй стадии автоматизирована работы с приказами, распоряжениями и служебными записками.

Как внедренные решения отразились на работе компании

В системе электронного документооборота, созданной на базе платформы DIRECTUM, ежедневно работают 95% сотрудников АО «Главкосмос», это более 100 человек.

Все электронные документы хранятся в едином файловом хранилище, сотрудники могут обращаться к ним в любое время в соответствии с правами доступа.

С внедрением системы процессы стали более контролируемыми. Некоторые виды документов теперь создаются и участвуют в процессах исключительно в электронном виде, например, служебные записки, которые составляют немалую часть общего документооборота компании.

Руководители и ключевые сотрудники АО «Главкосмос» активно используют мобильные приложения DIRECTUM Jazz и DIRECTUM Solo. Благодаря удаленному доступу к информации и задачам, они могут более оперативно подключаться к решению важных вопросов.

Почему проект нужен и востребован

Работа на международном рынке требует не только высоких компетенций специалистов компании, серьезную проверку всегда проходят и внутренние технологии организации процессов. Своевременно предоставленная документация или поправки к ней, быстрое решение вопросов или возможность оперативно подключиться к важным задачам – все это формирует имидж компании и имидж страны.

Переход на электронный документооборот ­­– это улучшение показателей эффективности процессов.

Система помогает управлять взаимодействием, высвобождая время сотрудников за счет упрощения их действий.

Ход проекта

В ходе проекта задействовано 5 специалистов со стороны компании-исполнителя и 3 специалиста со стороны заказчика (руководитель проекта, администратор, непосредственный заказчик решения – начальник службы делопроизводства).

Срок выполнения: первый этап проекта начат в декабре 2017, закончен в марте 2018г. Второй этап проекта начат в апреле и завершен и в июне 2018г.

Обучение работе с системой прошли сотрудники всех уровней, от рядовых специалистов до высших руководителей (порядка 80 специалистов)

1. 40 человек прошли обучение на очных семинарах по работе в системе.
2. 1 специалист прошел обучение по курсу администратора.
3. Высшие руководители и другие сотрудники, кто не проходил обучение в рамках семинаров, обучались на местах в ходе ОПЭ. В течение недели специалисты TANAIS находились на территории заказчика и консультировали пользователей.

Планы по дальнейшему развитию проекта

В планах АО «Главкосмос» автоматизация закупочной деятельности, работы с договорами, в том числе с использованием УКЭП и интеграция с системой электронного документооборота «Роскосмоса».

Состав команды проекта

• Скударнов Евгений – руководитель проекта от исполнителя.
• Мартынов Тарас – разработчик.
• Кириленко Андрей – разработчик.
• Маслов Юрий – разработчик.
• Серова Юлия – консультант.