DirectumRX в Дальневосточном Институте Управления -- филиале РАНХиГС

Дальневосточный институт управления - высшее учебное заведение в г. Хабаровск. Институт является филиалом федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации».

Цели и ход проекта

Необходимость внедрения СЭД руководством была обозначена однозначно.
При первом знакомстве с системой сформировался положительный настрой на самостоятельное внедрение благодаря удобству интерфейса и подробной документации, кроме того уверенность в результативности была обеспечены так же тем, что головная организация успешно использует систему DIRECTUM. Поскольку в институте есть свой штат администраторов, внедрение было осуществлено самостоятельно. После настройки системы было проведено обучение пользователей, что позволило в дальнейшем комфортно перейти на электронный вариант согласования внутренних документов (основное - служебные записки и приказы).

Основная цель проекта - систематизировать и привести в порядок документацию, обеспечить прозрачность бизнес-процессов и контроль исполнительской дисциплины.

Результаты

В результате внедрения автоматизированы процессы:
• регистрация и рассмотрение входящих документов;
• подготовка и согласование внутренних документов (приказов и служебных записок), ознакомление с документами;
• подготовка и согласование договоров.

Активность использования DirectumRX:

• Количество документов создающихся в системе в месяц: около 150.
• Количество задач, создаваемых в месяц: около 150.
• Количество задач по типовым маршрутам в месяц: около 90%

Экономический эффект от внедрения:

• Ускорение процесса - сокращение средней длительности согласования на 50 %.

Эффект внедрения по отдельным процессам:

• Сокращение числа невыполненных поручений и невыполненных в срок поручений.
• Увеличение % выполнений поручений руководства.
• Повышение исполнительской дисциплины.

Показатели:

• 50 пользователей
• 23 обученных специалистов
• 3 человека команда проекта
• Срок выполнения – 2 месяца