Интеллектуальная автоматизация обработки входящих счетов-фактур

Описание потребности

ГАЗ – крупнейший в России производитель легких коммерческих и среднетоннажных автомобилей. Предприятие занимает 50% российского рынка легкого коммерческого транспорта.

В связи с ростом числа обрабатываемых входящих документов возникает потребность автоматизации труда специалистов, занимающихся занесением документов в системы электронного документооборота. При планировании наиболее показательным с точки зрения эффекта автоматизации оказался процесс обработки счетов-фактур. Несмотря на то, что счет-фактура это структурированный документ, из него требуется извлекать большое количество фактов, что в свою очередь замедляет обработку потока входящей корреспонденции и несет риски ошибок при заполнении.

Суть идеи

Для снижения нагрузки на специалистов, занимающихся обработкой входящих документов, автоматизировать распознавание и верификацию входящих счетов-фактур с применением технологий искусственного интеллекта в составе DIRECTUM Ario и дальнейшей выгрузкой документов и реквизитов в используемую на предприятии СЭД.

Необходимо извлекать данные и автоматически заполнять ими нужные поля в карточке документа в СЭД:

• Номер, дата документа;
• Грузоотправитель;
• Грузополучатель;
• Продавец:
  • ИНН;
  • КПП;
• Покупатель:
  • ИНН;
  • КПП;
• Сумма без НДС;
• Сумма;
• Кол-во листов.

Вариант реализации

DIRECTUM Ario – инструмент для автоматического распознавания и классификации документов. Механизмы на основе машинного обучения позволяют решению самостоятельно определять вид, номер и дату документа, а также другие реквизиты.

После сканирования входящего счета-фактуры решение извлекает его фактические данные и автоматически заполняет ими нужные поля в карточке документа в СЭД. В системе создается задание на верификацию предзаполненных реквизитов, пользователю остается только проверить их корректность. Исключается ручной ввод информации и сокращается время занесения документов в систему.

Решение предполагается использовать как станцию обработки и верификации, так как компания работает в другой СЭД, а выбранный для реализации интеллектуальный инструмент может работать с любой информационной системой.

Бизнес-эффект

При тестировании на реальных документах завода решение показало качество распознавания и извлечения реквизитов входящих счетов-фактур на уровне 90-92%. Поэтому ожидается достижение планируемого эффекта и сокращение времени на обработку входящих документов, ускорение процессов.

На текущий момент завершен этап пилотного тестирования и готовится перевод решения в опытную эксплуатацию, а также расширение опробованной методики обработки на другие виды входящих документов, поступающих на предприятие, в том числе и по каналам электронной почты.