Т Плюс. Автоматизация процесса согласования и оформления доверенностей

Заказчик: ПАО «Т–Плюс»
Исполнитель: Самостоятельно

Т Плюс. Автоматизация процесса согласования и оформления доверенностей

Группа «Т Плюс» — крупнейшая российская частная компания, работающая в сфере электроэнергетики и теплоснабжения. Компания обеспечивает стабильное и бесперебойное энергоснабжение в 16 регионах России. Клиентами компании являются более 14 млн физических лиц и более 160 тысяч юридических лиц. Географически филиалы компании распределены по всей России, в них трудится более 45000 сотрудников.

Задачи, цели и особенности проекта

Перспективной задачей, выдвинутой перед ИТ-блоком холдинга, явилась задача отказа от бумажного документооборота при согласовании и оформлении доверенностей.

Холдинг имеет географически распределенную структуру, что затрудняет процесс согласования и оформления доверенностей холдинга, особенно на уровне филиалов и компаний второго контура. Согласование и оформление доверенностей с последующей выдачей занимало значительные время, что недопустимо, учитывая деятельность компании.

Было проведено обследование процесса аналитиками рабочей группы проекта, выявлены цели для автоматизации:

  • Создание и согласование заявления на выдачу доверенности
  • Построение дерева этапов согласования, в зависимости от типа и вида доверенности
  • Оформление и согласование доверенностей, в том числе пакетных
  • Оформление и согласование доверенностей на основании передоверия
  • Подписание и нотариальное заверение доверенностей
  • Выдача доверенностей инициатору
  • Подача заявления и получение доверенности из удаленной системы (DICS)

Создан справочник Доверенностей, карточка записи которого содержит все данные о виде, типе доверенности, доверителе, поверенном и прочие необходимые параметры.

Создан справочник Руководителей юридического блока, к которым поступают задания по согласованию и формированию проектов филиальных доверенностей, в зависимости от указанного инициатором подразделения.

Создано более 50 макетов различных проектов доверенностей по всем компаниям холдинга. Данные автоматически вставляются в текст макета из карточки доверенности и доступны для редактирования.

Создан типовой маршрут, включающий:

  • Согласование заявления на выдачу доверенности
  • Согласование и оформление проекта доверенности юридическим блоком
  • Согласование доверенности согласующими
  • Передачу на подписание и простановку печати
  • Передачу нотариусу
  • Выдача оригинала или электронной версии.

Настроен гибкий процесс для внесения изменений в проект доверенности на этапе согласования и оформления доверенностей, позволяющий вносить корректировки без рестарта задачи, с переназначением исполнителей и согласованием изменений с инициатором, учитывая все замечания согласующих.

Решение задокументировано, проведена опытная эксплуатация, разработаны инструкции пользователей, введено в промышленную эксплуатацию.

 

Результат

  • На данный оформляется порядка 500 доверенностей в месяц.
  • Автоматизирован процесс согласования и оформления доверенности, что позволило сократить временные затраты и обеспечить его прозрачность.
  • Согласование, оформление и выдача доверенности стали производиться в едином маршруте.
  • Создан единый реестр доверенностей холдинга.

Планы

  • Разработка аналитических инструментов для своевременной оценки просроченных заданий по согласованию и оформлению доверенностей.
  • Настройка маршрута отзыва доверенностей.

 

Команда

Заказчик: юридический блок ПАО "Т Плюс".

Разработка выполнена отделом решений электронного документооборота в составе: Деменков Р.В., Попова Н.С., Ефименко П.А., Казанцев И.С.

 

Номинация: Olimpio
9
Подписаться
Опубликовано:
30 января 2019 в 13:52
  • Утверждено
  • 0

Комментарии

Пока комментариев нет
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий