Электронное управление резюме соискателей в компании СЗАО «Интерднестрком»

40
пользователей
8
ТОП-менеджеров
15 - 25
задач по типовому маршруту "Рассмотрение резюме" в месяц
с 1-2 дней до 2-3 часов
сокращение рассмотрения резюме
~5 минут
от запроса гендиректора до получения им результата
Заказчик: СЗАО "Интерднестрком"
Исполнитель: СЗАО "Интерднестрком"
Теги:

Задача

Целью данной системы было перевести рассмотрение резюме соискателей в электронный вид и облегчить пути подачи резюме для граждан, которые желают работать в нашей компании.

Данное решение разработано в первую очередь для сотрудников кадровой службы, а также для руководителей подразделений, которые потенциально могут быть заинтересованы в принятии на работу новых сотрудников.

До внедрения системы управления электронными резюме этот процесс был достаточно долгим и неудобным. Гражданину, который желал оставить своё резюме на работу в нашей компании необходимо было добраться до места, где он потенциально мог это сделать. А это какой–либо из центров связи компании или административный центр. Обратиться к сотруднику службы охраны или менеджеру–оператору центра связи и оставить заранее подготовленное резюме на бумажном носителе для передачи в кадровую службу. Если гражданин не имел заранее подготовленного документа, а имел только лишь намерения получить должность в компании, он должен был на месте оформить резюме, опять же, на бумажном носителе.

Конечно, также был способ выслать документ с резюме на почтовый ящик компании по e–mail. В этом случае данное письмо получал секретарь генерального директора и пересылал его в кадровую службу в бумажном или электронном виде. В конечном счёте резюме в любом случае распечатывалось на бумажном носителе и доставлялось на рассмотрение руководителю службы, которой соискатель мог быть интересен. При этом, заранее подготовленное соискателем резюме могло не отражать все его знания и навыки, которые интересуют компанию, что могло вызывать трудности при оценке его соответствия должности, на которую он претендует. Кроме этого тратилось много времени на передачу бумажных документов между службами, что снижало эффективность работы.

Как изменилась работа после внедрения

Внедрение электронного управления позволило сократить время рассмотрения резюме каждого соискателя за счёт ликвидации операций с бумажными документами, добавления возможности оставлять резюме на сайте компании, не выходя из дома. Теперь гражданину достаточно лишь заполнить форму на сайте, в которой указаны все интересующие компанию вопросы относительно знаний и навыков соискателя. Кроме того, если соискатель желает повысить свои шансы быть принятым на работу в компанию, здесь же на форме, ему предлагается пройти небольшой экспресс–тест для оценки своих возможностей относительно той службы, на должность в которой он претендует. Также соискатель может приложить своё фото и электронный документ с резюме, где он может указать различные данные о себе, которые возможно не могут быть отражены посредством веб–формы. После размещения гражданином резюме на сайте компании его данные попадают в систему Directum. Таким образом, в течение двух–трех часов соискатель имеет потенциальную возможность получить ответ по своему резюме, что было бы невозможно при работе по старой системе.

Многократное повышение эффективности электронной системы по сравнению с системой старого типа делает ее очень удобной и привлекательной для использования. С её помощью многократно ускорился процесс приёма граждан на востребованные должности. Ведь теперь резюме, приходит к руководителю в течение одного–двух часов. При этом оно содержит всю необходимую информацию о соискателе, а если соискатель прошел предлагаемый экспресс–тест, руководитель может более полно оценить насколько человек профессионально развит в области, на должность в которой он претендует, и сразу принять решение на его счет.

Для эффективной работы с данной системой для сотрудников кадровой службы и руководителей был проведён ряд семинаров, на которых им детально были изложены принципы работы системы и её функционал.

Краткое описание функционала системы

Для реализации проекта использовался функционал системы Directum, функционал системы Bitrix, на основе которой построен корпоративный сайт компании, и операции обмена информацией между сайтом (база данных MySQL) и системой Directum посредством ADO.

При помощи планировщика заданий Windows на сервере системы через настроенные интервалы времени запускается сценарий, проверяющий наличие новых резюме в базе данных сайта компании. Если таковые имеются, то происходит проверка записей резюме на наличие повторений. Это необходимо, чтобы исключить наличие множества дубликатов одних и тех же резюме в справочнике. Ограничительный период для повторных резюме настраивается при помощи константы. Если в течение этого периода один и тот же гражданин повторно пытается зарегистрировать свое резюме, то оно будет проигнорировано и не будет загружено в систему Directum. Доступ к справочнику с записями резюме открыт сотрудникам кадровой службы и пользователям, входящим в группу «Получатели резюме».

Начальник или работник кадровой службы может просмотреть информацию по оставленному резюме и отправить его по типовому маршруту «Рассмотрение резюме» в ту или иную заинтересованную службу. Сотрудник, получивший задание с вложенным резюме, оценивает его, и выполняет задание с соответствующим результатом (возможные результаты «Пригласить», «В резерв», «Отказать»). На основании этой информации сотрудник кадровой службы оформляет ответ соискателю посредством e-mail или сообщает о результате по телефону. Если информация в резюме согласуется по характеру с работой в нескольких службах, и текущий руководитель, которому было направлено резюме, отказал соискателю, работник кадровой службы может переслать резюме на рассмотрение руководителю другой службы, пока оно не пройдет всех заинтересованных руководителей.

К описанию приложены скриншоты формы резюме на сайте компании и справочника «Резюме граждан» в системе Directum (все данные, отраженные на формах вымышлены и не имеют ничего общего с реальными людьми).



Прикреплен файл: Подсистема управления резюме соискателей в компании СЗАО.docx

 

Результаты

  • ускорение процесса – сокращение средней длительности процесса: с 1-2 дней до 2-3 часов.
  • удобство использования сохраненных резюме: поиск и отчетность в разрезе различных показателей.
  • сокращение расходов на материальные ресурсы: 2-3 листа бумаги A4 + расходники для принтера на каждое резюме.
  • ~5 минут от запроса гендиректора до получения им результата

Показатели

  • 40 пользователей
  • 8 автоматизированных ТОП-менеджеров, работающих в системе
  • 5 человек команда проекта
  • 40 обученных специалистов
  • Срок выполнения – 0.7 месяца
  • 15 - 25 задач по типовому маршруту "Рассмотрение резюме" в месяц
Номинация: Olimpio
Утверждено 6 3

Комментарии (3)

Вениамин, добрый день!

Есть два вопроса:

1. Скажите, а каким образом организовано получение согласия соискателей на обработку их персональных данных и внесение их в кадровый резерв?

2. Проводилась ли аттестация системы на соответствие требованиям по безопасности информации/персональных данных?

Вениамин Спивак

Здравствуйте, Владимир.

1. Какого-либо явного запроса на согласие соискателя обрабатывать его данные нет. И при разработке почему-то никто из пользователей-заказчиков не поставил данный вопрос на рассмотрение. Тем не менее, если я правильно понимаю, если гражданин собственноручно заполняет форму и отправляет данные в нашу компанию, номинально он уже соглашается с правилами по рассмотрению его персональных данных перед приемом на работу, принятыми у нас.

2. Нет, не проводилась. Все работы по обеспечению безопасности информации у нас возложены на администраторов домена и администраторов по безопасности. Доступ к любым персональным данным из вне у нас полностью закрыт, будь то система Directum или система биллинга, где также хранятся персональные данные абонентов. За всю историю существования нашей компании я не припомню, чтобы у нас происходили утечки данных по сети из-за недостаточно квалифицированно настроенной защиты. Конечно остаются пользователи, которые непосредственно работают с персональными данными граждан. Но все пользователи имеют свои учётные записи со своими логинами и паролями, все их действия логируются. Для каждого такого пользователя установлен индивидуальный уровень доступа к данным. При этом, я конечно не отрицаю возможную необходимость проведения такого мероприятия. Но это уже вопрос не моего уровня, а скорее руководства и службы безопасности.

Вениамин, спасибо за развернутый ответ!

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий