Расширение использования DirectumRX на предприятиях ГК "ПиР"

Цели и задачи проекта

Требовалось повысить прозрачность и контролируемость процесса согласования договора, внедрить инструмент фиксации сроков и исключить задержки согласования, обеспечить возможность отслеживания и контроля возврата подписанных оригиналов от контрагента, ведения единого реестра договоров и доп. соглашений, наладить интеграцию с 1С. Кроме того, было необходимо обеспечить меры контроля исполнительской дисциплины сотрудников.

На изменение каких бизнес-процессов направлена бизнес-инициатива

Работа с договорными документами. Бизнес-заказчик - финансовый директор компании.

Как выглядел бизнес-процесс до внедрения и после

До внедрения системы DirectumRX процессы работы с договорами были автоматизированы посредством системы Task Manager компании Intravision, но она была достаточно архаична и не функциональна.

Возникали сложности в отслеживании процесса согласования договора, фиксации сроков, возникали регулярные задержки и недопонимание между участниками процесса. Отсутствовала возможность отслеживания и контроля возврата подписанных оригиналов от контрагента, ведения единого реестра договоров и доп. соглашений, отсутствовала интеграция с 1С. И самое главное – не было мер контроля исполнительской дисциплины сотрудников.

Используемые решения и подходы

Проект проходил по технологии сокращенного внедрения. Исследование длилось 2 недели. Проводилась демонстрация системы, GAP-анализ. Ведущую роль в формировании требований взял на себя финансовый директор «ПиР-ПАК» Роман Дмитриевич Мусихин. В процессе исследования был детально изучен договорной процесс, который оказался отличным от аналогичного в ТД «ПиР». В результате в рамках одной инсталляции системы DirectumRX мы по сути объединили два индивидуальных независимых фрагмента заказной разработки.

Из интересных решений можно выделить:

• синхронизацию с 1С. Дело в том, что пока согласуется договор, необходимо уже оформить заявку в 1С, а чтобы это сделать, необходим контрагент и договор. Поэтому ответственное лицо (администратор) может в любой момент времени отправить по кнопке данные по контрагенту и договору в 1С. Мы формируем xml и при помощи веб-сервисов передаем в 1С.

• Ведение истории об изменениях записей справочников Контактные лица и Организации. Запись ведется по «самым важным» полям, и в истории сохраняется предыдущее значение:

• Фоновые процессы - добавили создание уведомления инициатору о том, что согласование задерживается, если согласующий просрочил срок своего задание на 2 недели.

Обучение проходило на территории компании-заказчика. Рядовые пользователи системы были обучены стандартными семинарами.

ОПЭ прошла достаточно активно. Пользователи смогли «пощупать» в реальной работе практически все настроенные регламенты договорного процесса. На протяжении 2 недель пользователи высказывали пожелания по работе, которые оперативно отрабатывались.

Результаты

Как внедренные решения отразились на работе компании

Одной из основных задач проекта являлось повышение прозрачности и управляемости договорного процесса. В ходе проекта процесс был автоматизирован, появились удобные механизмы контроля загрузки сотрудников, отслеживания факта подписания и местонахождения бумажного оригинала документа.

Зачастую очень сложно было понять почему процесс согласования идет так долго. Внедрение системы решило эту задачу, предоставив руководителям возможность генерировать отчеты по исполнительской дисциплине сотрудников, чтобы понимать, кто задерживает процесс и почему.

Значительно ускорился поиск, появились удобные реестры, позволяющие оперативно сформировать полный перечень документов в требуемом разрезе.

Число пользователей в рамках одной инсталляции системы DirectumRX достигло 200.

Планы по дальнейшему развитию проекта

Варианты развития системы:

• Внедрение интеллектуальных механизмов DIRECTUM Ario, есть желание использовать их в процессе обработки входящих счетов на оплату.
• Разработка отдельного веб-сервиса, который мог бы автоматически преобразовывать согласованный входящий счет на оплату в DirectumRX в платежное поручение в 1С.
• Автоматизация процесса оформления и согласования командировочных удостоверений в DirectumRX, а также сдача авансовых отчетов по командировкам.