Внедрение DirectumRX в ООО «ПОМА»

Цели и задачи проекта

Основные документы заказчика - это входящая-исходящая корреспонденция и договоры. Компания выступает шефмонтажной организацией, которая организует процесс строительства канатных дорог, вследствие чего в рамках одного проекта может вестись переписка с десятками подрядчиков, заказчиком и органами власти.

Структура компании представлена административным департаментом, департаментом проектирования, департаментом строительства, департаментом сервиса и эксплуатации и департаментом логистики. Руководство департаментов находится в частых командировках на объектах. Часто складывается ситуация, что руководителю департамента на объекте задают вопросы в контексте официальной переписки или неоплаченных счетов (и т.п.). Это требует оперативного доступа к полной и достоверной информации.

Основная цель проекта - создание единого хранилища документов и справочной информации, позволяющее сотрудникам оперативно обращаться к необходимым объектам данных и производить выборку пакетов документов по группе признаков.

Поставленные задачи:

• сокращение бумажного документооборота;
• сокращение времени на создание и поиск документов;
• исключение потери документов;
• использование мобильных устройств;
• ускорение взаимодействия с контрагентами;
• миграция исторических данных.

Деятельность ООО «ПОМА» связана с инженерными изысканиями и шефмонтажными работами, вследствие чего, сопровождается потоками документации в больших объёмах. Внедрение DirectumRX позволило создать единое пространство для работы с документами, а также регламентировать внутрикорпоративное взаимодействие.

Используемые подходы и особенности

• Использование DirectumRX в облачной поставке и мобильного приложения Jazz позволило организовать работу пользователей вне офиса;
• Система внедрена без использования папочной иерархии. Пользователи ведут работу с реестрами документами, механизмами фильтрации и назначения связей без создания папок;
• Организована работа двух юридических лиц путём дублирования пользователей-совместителей в справочниках сотрудников компаний и назначения соответствующих замещений;
• Для миграции исторических данных использовались RPA-технологии.

Как работает RPA  

Заказчик предоставляет перечень организаций с указанием ИНН и наименований (и ряда других реквизитов) согласно своей внутренней структуре. Приложению-роботу задается алгоритм перебора полей и нажатия кнопок в соответствии с интерфейсом исходной базы данных и веб-клиентом DirectumRX. Робот копирует из интерфейса исходной базы данных содержание реквизита «ИНН» в DirectumRX, затем нажатием кнопки «Заполнить по ИНН» автозаполняет карточку контрагента в соответствии с ЕГРЮЛ. Бот корректирует автозаполненную карточку путем копирования с заменой содержания отдельных реквизитов (например, поле «Наименование») для достижения необходимого заказчику формата. Робот сохраняет карточку контрагента и переходит к внесению следующей организации.

Результаты

Теперь у руководителя есть возможность зайти в DirectumRX и оперативно ознакомиться с переписками, статусами заключения договоров и оплаты по ним и, таким образом, быстро предоставить всю необходимую информацию контрагенту. Это позволяет существенно ускорить внутренние процессы и взаимодействие с контрагентами.

Результаты для компании-заказчика:

• Организовано единое информационное пространство для работы с документами;
• Разработаны и внедрены регламенты внутрикорпоративного взаимодействия;
• Внедрен механизм контроля исполнительской дисциплины и возможность оперативного мониторинга состояния бизнес-процессов;
• Сформирован общедоступный архив исторических данных (более 3000 объектов).

Результат работы над проектом для компании-исполнителя:

• Опробован подход реализации проектов внедрения коробочной версии DirectumRX для небольших организаций, деятельность которых сопряжена с большими объёмами документов;
• RPA-технологии опробованы в качестве инструмента импорта данных в DirectumRX;
• автоматизированы в том числе руководители департаментов.

Состав команды проекта

Холькин Никита – консультант-аналитик DirectumRX

Прикреплен файл: Отзыв о внедрении СЭД DirectumRX.pdf