Внедрение DirectumRX в ООО «ПОМА»

10

пользователей

>3000 объектов

архив исторических данных

3

месяца на реализацию

Следующий проект

Заказчик: ООО "ПОМА"

Исполнитель: ТАНАИС

О компании

"Пома" (POMA) - российское подразделение одного из мировых лидеров на рынке разработки, изготовления, поставки, эксплуатации и обслуживания канатных транспортных систем. В мире построено более 8 тыс. канатных дорог с применением технологий и оборудования этой компании. В России в 2000-2013 годах возвели 41 дорогу с применением технологии компании "Пома".

Группа POMA (Франция) — старейший разработчик канатных транспортных систем, работающий с 1936 года. Ее преимущества — инновационный подход и постоянное стремление к совершенству на благо заказчиков и пользователей для создания экологичных и долговечных транспортных решений.

Цели и задачи проекта

Основные документы заказчика - это входящая-исходящая корреспонденция и договоры. Компания выступает шефмонтажной организацией, которая организует процесс строительства канатных дорог, вследствие чего в рамках одного проекта может вестись переписка с десятками подрядчиков, заказчиком и органами власти.

Структура компании представлена административным департаментом, департаментом проектирования, департаментом строительства, департаментом сервиса и эксплуатации и департаментом логистики. Руководство департаментов находится в частых командировках на объектах. Часто складывается ситуация, что руководителю департамента на объекте задают вопросы в контексте официальной переписки или неоплаченных счетов (и т.п.). Это требует оперативного доступа к полной и достоверной информации.

Основная цель проекта - создание единого хранилища документов и справочной информации, позволяющее сотрудникам оперативно обращаться к необходимым объектам данных и производить выборку пакетов документов по группе признаков.

Поставленные задачи:

  • сокращение бумажного документооборота;
  • сокращение времени на создание и поиск документов;
  • исключение потери документов;
  • использование мобильных устройств;
  • ускорение взаимодействия с контрагентами;
  • миграция исторических данных.

Деятельность ООО «ПОМА» связана с инженерными изысканиями и шефмонтажными работами, вследствие чего, сопровождается потоками документации в больших объёмах. Внедрение DirectumRX позволило создать единое пространство для работы с документами, а также регламентировать внутрикорпоративное взаимодействие.

Используемые подходы и особенности

  • Использование DirectumRX в облачной поставке и мобильного приложения Jazz позволило организовать работу пользователей вне офиса;
  • Система внедрена без использования папочной иерархии. Пользователи ведут работу с реестрами документами, механизмами фильтрации и назначения связей без создания папок;
  • Организована работа двух юридических лиц путём дублирования пользователей-совместителей в справочниках сотрудников компаний и назначения соответствующих замещений;
  • Для миграции исторических данных использовались RPA-технологии.

Как работает RPA  

Заказчик предоставляет перечень организаций с указанием ИНН и наименований (и ряда других реквизитов) согласно своей внутренней структуре. Приложению-роботу задается алгоритм перебора полей и нажатия кнопок в соответствии с интерфейсом исходной базы данных и веб-клиентом DirectumRX. Робот копирует из интерфейса исходной базы данных содержание реквизита «ИНН» в DirectumRX, затем нажатием кнопки «Заполнить по ИНН» автозаполняет карточку контрагента в соответствии с ЕГРЮЛ. Бот корректирует автозаполненную карточку путем копирования с заменой содержания отдельных реквизитов (например, поле «Наименование») для достижения необходимого заказчику формата. Робот сохраняет карточку контрагента и переходит к внесению следующей организации.


 

Результаты

Теперь у руководителя есть возможность зайти в DirectumRX и оперативно ознакомиться с переписками, статусами заключения договоров и оплаты по ним и, таким образом, быстро предоставить всю необходимую информацию контрагенту. Это позволяет существенно ускорить внутренние процессы и взаимодействие с контрагентами.

Результаты для компании-заказчика:

  • Организовано единое информационное пространство для работы с документами;
  • Разработаны и внедрены регламенты внутрикорпоративного взаимодействия;
  • Внедрен механизм контроля исполнительской дисциплины и возможность оперативного мониторинга состояния бизнес-процессов;
  • Сформирован общедоступный архив исторических данных (более 3000 объектов).

Результат работы над проектом для компании-исполнителя:

  • Опробован подход реализации проектов внедрения коробочной версии DirectumRX для небольших организаций, деятельность которых сопряжена с большими объёмами документов;
  • RPA-технологии опробованы в качестве инструмента импорта данных в DirectumRX;
  • автоматизированы в том числе руководители департаментов.

Состав команды проекта

Холькин Никита – консультант-аналитик DirectumRX


Прикреплен файл: Отзыв о внедрении СЭД DirectumRX.pdf

 

Организации:

Поделись проектом и участвуй в Directum Like

Комментарии (5)

Ксения Шведова

Спасибо за интересную статью.

Скажите, в компании ранее был электронный документооборот? 

И вопрос по поводу миграции данных, в статье написано что "Сформирован общедоступный архив исторических данных (более 3000 объектов)", в это число входят документы или только база контрагентов? 

Никита Холькин

Ксения, спасибо за внимание к нашему проекту!

Ранее в компании электронный документооборот не использовался. Компания довольно молодая и "набрала обороты" по проектам и, как следствие, документообороту только к середине 2018 года.

Полный перечень исторических данных следующий:

  • Входящее письмо 602 документа;
  • Исходящее письмо 850 документов;
  • Договор с покупателем 51 документ;
  • Договор с поставщиком165 документов;
  • Дополнительное соглашение 74 документа;
  • Приложение к документу 70 документов;
  • Акт выполненных работ 28 документов;
  • Универсальный передаточный документ 27 документов;
  • Счет-фактура полученный 4 документа;
  • Счет-фактура выставленный 91 документ;
  • Контрагенты 400 записей;
  • Контактные лица 351 запись;
  • Прочие сведения о контрагенте 49 документов.

Если говорить о миграции данных с применением RPA (помимо контрагентов), то использование робота позволяет быстро создать карточки документов и назначить связи между ними. Конкретно этот проект был пробным для такого рода миграции; данные приходилось перепроверять и корректировать. Однако на данный момент у компании "ТАНАИС" есть примеры успешных масштабных миграций данных. Надеюсь, мои коллеги найдут время составить заявку и поделиться опытом на Awards 2019.

Также советую ознакомиться с нашей прошлогодней заявкой, там была интересная полемика в комментариях https://club.directum.ru/award/178233

Екатерина Бредова

Никита, добрый день.

Интересный вариант с миграцией контрагентов вы придумали, используя уже имеющуюся функциональность системы. Думаю, для многих он будет полезен на будущих проектах.

Но один момент интересует, знаю, что есть ограничение на количество заведенных контрагентов таким способом  за определенный период времени. Не сталкивались с ним при занесении данных?

Никита Холькин

Екатерина, добрый день!

Вы уже поднимали данную тему в прошлом году, когда мы подавали заявку на Awards 2018 о наших первых шагах по миграции с помощью RPA (https://club.directum.ru/award/178233). Повторюсь, что конкретно на этом проекте мы не столкнулись с ограничением (получалось внести в течение нескольких часов более 300 контрагентов).

Однако в этом году мы таким же образом мигрировали базу контрагентов при внедрении DirectumRX в АНО "Федеральный центр компетенций в сфере производительности труда" и столкнулись с ограничением на загрузку по ИНН в 125 записей/сутки. Для миграции 1370 контрагентов потребовалось запускать сценарий ежедневно на 8 минут в течение 2-х недель и, с точки зрения трудозатрат, этот вариант был более предпочтителен, чем вручную формировать excel-файл, пригодный для стандартной утилиты импорта

Екатерина Бредова

Никита, спасибо за ответ! Прошлый ваш ответ я не отследила, почему то не пришло уведомление.

Да и забыла уже за год о нем совершенно

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий