Гибкая маршрутизация при согласовании договорных и внутренних документов в "Сколтех"

20+

автоматизированных ТОП-менеджеров

4+2 человека

команда проекта от исполнителя и заказчика

50+

обученных специалистов

6 месяцев

от идеи до внедрения

Следующий проект

Заказчик: Сколтех

Исполнитель: АрмаДок

О компании

Сколковский институт науки и технологий (Сколтех) – негосударственный образовательно-исследовательский институт, который находится в Сколково (Россия, Москва). Созданный в 2011 году при участии Массачусетского технологического института (MIT), Сколтех готовит новые поколения исследователей и предпринимателей, продвигает научные знания и содействует технологическим инновациям с целью решения важнейших проблем, стоящих перед Россией и миром. Институт строит свою работу, опираясь на лучшие традиции российских и международных образовательных и исследовательских практик, делая особый акцент на предпринимательской и инновационной деятельности.

Задача

При согласовании  договорных и внутренних документов в Автономной некоммерческой образовательной организации высшего образования "Сколковский институт науки и технологий" маршрут зависит от множества различных параметров.

Потребовалось создание гибкого инструмента для управления визированием документов.

Описание и возможности решения

Использованы модули:

  • Базовые.
  • Управление договорами.

Для настройки маршрутов согласования было доработано 2 справочника – Категории договоров и Виды внутренних документов. Сформирована так называемая матрица согласования.

Подписант для документа определяется в зависимости от категории документа, суммы документа, пересчитанной по курсу валюты документа в рубли на дату документа и наличия у подписанта действующей доверенности на право подписания данной категории документа.

Автоматически формируется текст задачи с помощью функций, которые вычисляют конкретных исполнителей ролей в задаче. Вычисление ролей зависит от параметров согласуемого документа.

Настройка согласования для бизнес-пользователя (сотрудника правового департамента) выглядит следующим образом

В таблице Согласование задается количество и длительность этапов согласования документа, а также – параллельно или последовательно получают визирующие документ на согласование.

В таблице Визирующие задается перечень работников или ролей, участвующих на этапе согласования, а также параметры, влияющие на возможности согласующих на каждом этапе.

Для каждого согласующего работника или роли определены следующие параметры согласования:

  • минимальный порог согласования (если для документа определена сумма, то на визирование к работнику / исполнителю роли попадают документы с суммой свыше минимального порога, если порог не заполнен, то попадают все документы);
  • максимальный порог согласования (если для документа определена сумма, то то на визирование к работнику / исполнителю роли попадают документы с суммой меньше минимального порога, если порог не заполнен, то попадают все документы);
  • номер этапа согласования;
  • участие в повторном согласовании – если установлено "Да", то работник / исполнитель роли получает на согласование документ после доработки инициатором;
  • согласовать с замечаниями – если установлено "Нет", то работник / исполнитель роли не может выполнить задание с результатом Согласовано, если он внес правки в документ, а может только отправить его на доработку;
  • прерывать согласование – если установлено "Да", то работник / исполнитель роли может прекратить процесс согласования документа с результатом Отказано
  • согласовании закрытого шаблона – если установлено "Нет", то работник / исполнитель роли не участвует в процессе согласования документа, созданного по защищенному от редактирования шаблону;
  • автоматическое согласование – если установлено "Да", то задание согласования выполняется автоматически по истечении установленного времени согласования;
  • максимальная сумма автосогласования – если заполнена, то автоматическое согласование применяется только для документов с суммой ниже установленного порога согласования;
  • разрешить делегирование – если установлено "Да", то работник / исполнитель роли может делегировать право согласования данного документа другому исполнителю с возможностью контроля выполнения подзадачи или без него.

В таблице Подписанты задается перечень возможных подписантов для данной категории документа. Для подписантов можно задать максимальный порог суммы подписания документа.

В типовых маршрутах согласования документов, где используется механизм гибкой маршрутизации добавлен унифицированный набор блоков, отвечающих за процесс согласования, до или после этих блоков расположены нестандартные блоки, которые могут отличаться в зависимости от вида согласуемого документа.

Формируется текст задачи с помощью функций, которые вычисляют конкретных исполнителей ролей в задаче. Вычисление ролей зависит от параметров согласуемого документа. Если в результате вычисления роли получаем пустое значение, то задание не формируется. По тексту задачи пользователь – инициатор документа имеет возможность видеть, к кому и в каком порядке документ попадет на согласование.

Поскольку Сколтех международный университет, пользователю предоставлен выбор языка согласования задачи – русский или английский.

Суть работы и порядок использования инструмента

При создании документа пользователь выбирает категорию документа и подписанта из числа доступных для данного документа. Подписант для документа определяется в зависимости от категории документа, суммы документа, пересчитанной по курсу валюты документа в рубли на дату документа и наличия у подписанта действующей доверенности на право подписания данной категории документа. Затем, перед формированием задачи пользователь указывает дополнительные параметры: дополнительных согласующих, язык задачи и отправляет документ на согласование.

После запуска на согласование сначала получают задания (параллельно или последовательно) согласующие первого этапа, затем второго и так далее до завершения этапов гибкой маршрутизации.

Возможности после старта:

  • инициатор имеет возможность прекратить работы по согласованию документа;
  • изменить подписанта по данному документу, если выбранный ранее подписант по каким-то причинам отсутствует в момент подписания документа;
  • согласующий в зависимости от настроек матрицы согласования может делегировать право согласования другому сотруднику;
  • отправить на доработку;
  • отказать в согласовании документа;
  • изменить подписанта документа.

После завершения части процесса согласования с использованием гибкой маршрутизации, процесс идет по схеме типового маршрута.

Аналогичным образом построено решение по внутренним видам документов.

 

 

Результаты применения решения

Настройку согласования выполняют сотрудники правового департамента.

Решение используется во всех структурных подразделениях при согласовании договорных документов, актов, приказов по основной и образовательной деятельности и доверенностей.

Показатели:

  • 20+ автоматизированных ТОП-менеджеров
  • 50+ обученных специалистов
  • 4+2 человека команда проекта от исполнителя и заказчика
  • 6 месяцев от идеи до внедрения

Перспективы развития решения

Решение применимо ко всем маршрутам согласования документов, в которых можно выделить блоки только последовательного или параллельного согласования. При переходе на более новые версии платформы может быть добавлена возможность настройки интерфейса в ленте задания с учетом настроек в матрице согласования, сейчас кнопки в ленте задания видны всем согласующим одинаково.

Команда

Сколтех: Константин Парсаданов, Глеб Андреев-Вальтер

Армадок: Ирина Александрова, Михаил Чернов


 

Номинация: Передовые решения

Поделись проектом и участвуй в Directum Like

Пока комментариев нет.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий