Гибкая маршрутизация при согласовании договорных и внутренних документов в "Сколтех"

Настройка согласования для бизнес-пользователя (сотрудника правового департамента) выглядит следующим образом

В таблице Согласование задается количество и длительность этапов согласования документа, а также – параллельно или последовательно получают визирующие документ на согласование.

В таблице Визирующие задается перечень работников или ролей, участвующих на этапе согласования, а также параметры, влияющие на возможности согласующих на каждом этапе.

Для каждого согласующего работника или роли определены следующие параметры согласования:

• минимальный порог согласования (если для документа определена сумма, то на визирование к работнику / исполнителю роли попадают документы с суммой свыше минимального порога, если порог не заполнен, то попадают все документы);
• максимальный порог согласования (если для документа определена сумма, то то на визирование к работнику / исполнителю роли попадают документы с суммой меньше минимального порога, если порог не заполнен, то попадают все документы);
• номер этапа согласования;
• участие в повторном согласовании – если установлено "Да", то работник / исполнитель роли получает на согласование документ после доработки инициатором;
• согласовать с замечаниями – если установлено "Нет", то работник / исполнитель роли не может выполнить задание с результатом Согласовано, если он внес правки в документ, а может только отправить его на доработку;
• прерывать согласование – если установлено "Да", то работник / исполнитель роли может прекратить процесс согласования документа с результатом Отказано
• согласовании закрытого шаблона – если установлено "Нет", то работник / исполнитель роли не участвует в процессе согласования документа, созданного по защищенному от редактирования шаблону;
• автоматическое согласование – если установлено "Да", то задание согласования выполняется автоматически по истечении установленного времени согласования;
• максимальная сумма автосогласования – если заполнена, то автоматическое согласование применяется только для документов с суммой ниже установленного порога согласования;
• разрешить делегирование – если установлено "Да", то работник / исполнитель роли может делегировать право согласования данного документа другому исполнителю с возможностью контроля выполнения подзадачи или без него.

В таблице Подписанты задается перечень возможных подписантов для данной категории документа. Для подписантов можно задать максимальный порог суммы подписания документа.

В типовых маршрутах согласования документов, где используется механизм гибкой маршрутизации добавлен унифицированный набор блоков, отвечающих за процесс согласования, до или после этих блоков расположены нестандартные блоки, которые могут отличаться в зависимости от вида согласуемого документа.

Формируется текст задачи с помощью функций, которые вычисляют конкретных исполнителей ролей в задаче. Вычисление ролей зависит от параметров согласуемого документа. Если в результате вычисления роли получаем пустое значение, то задание не формируется. По тексту задачи пользователь – инициатор документа имеет возможность видеть, к кому и в каком порядке документ попадет на согласование.

Поскольку Сколтех международный университет, пользователю предоставлен выбор языка согласования задачи – русский или английский.

Суть работы и порядок использования инструмента

При создании документа пользователь выбирает категорию документа и подписанта из числа доступных для данного документа. Подписант для документа определяется в зависимости от категории документа, суммы документа, пересчитанной по курсу валюты документа в рубли на дату документа и наличия у подписанта действующей доверенности на право подписания данной категории документа. Затем, перед формированием задачи пользователь указывает дополнительные параметры: дополнительных согласующих, язык задачи и отправляет документ на согласование.

После запуска на согласование сначала получают задания (параллельно или последовательно) согласующие первого этапа, затем второго и так далее до завершения этапов гибкой маршрутизации.

Возможности после старта:

• инициатор имеет возможность прекратить работы по согласованию документа;
• изменить подписанта по данному документу, если выбранный ранее подписант по каким-то причинам отсутствует в момент подписания документа;
• согласующий в зависимости от настроек матрицы согласования может делегировать право согласования другому сотруднику;
• отправить на доработку;
• отказать в согласовании документа;
• изменить подписанта документа.

После завершения части процесса согласования с использованием гибкой маршрутизации, процесс идет по схеме типового маршрута.

Аналогичным образом построено решение по внутренним видам документов.