Внутренний документооборот и контроль исполнения
24
пользователей облачной системы
5
автоматизированных ТОП-менеджеров
90%
документооборота переведено в СЭД
О компании
ООО «ВолгоХимФорм» - занимается производством основных химических веществ, удобрений и азотных соединений, пластмасс и синтетического каучука в первичных формах. Компания показывает стабильный рост и финансовую устойчивость.
Цели и задачи проекта
Основная цель проекта – продолжить систематизировать и переводить документооборот из бумаги в цифру.
Обеспечить прозрачность бизнес-процессов и контроль исполнительской дисциплины. Минимизация и "прозрачность" документооборота.
Генеральный директор являлся инициатором внедрения системы , внедрением занимался энергетик.
На изменение каких бизнес-процессов направлена бизнес-инициатива
Неэффективно работала система взаимодействия между службами в вопросах согласования документов, сроки исполнения невозможно было контролировать. Необходимо было усилить контроль исполнения поставленных задач руководством предприятия.
Решения и результаты
Используемые решения и подходы
DirectumRX начала использоваться с 2017 г, сейчас были разработаны дополнительные маршруты согласования документов.
Как внедренные решения отразились на работе компании
После внедрения поставленные задачи выполняются в полном объёме и в указанные сроки. Эффективность по поставленным задачам и решениям выросла в разы.
Появилась персональная и контролируемая ответственность исполнителей перед принятием решений. Согласующие руководители и исполнители задач взвешенно подходят к принятым решениям, т.к. система имеет возможность просмотра архивных материалов.
Согласующие руководители и исполнители задач взвешенно подходят к принятым решениям, т.к. система имеет возможность просмотра архивных материалов.
90% документооборота переведено в облачную СЭД.
Внедрение проводилось самостоятельно.
Планы по дальнейшему развитию проекта
По возможности полностью минимизировать бумажный документооборот.
Отзывы заказчиков и пользователей
Гуляев Михаил, специалист МТС: «Если я отправил на согласование важный счет, то всегда знаю, что оплата будет вовремя».
Самарина Екатерина, секретарь-референт: «Письма от клиентов никогда не затеряются в стопке бумаг. Главное, вовремя занести его в систему и направить нужному сотруднику на исполнение.»
Номинация:
Новый уровень электронного взаимодействия
Организации:
У вас похожая задача?
Обсудите реализацию с экспертом Directum
Комментарии (6)
Евгений, здравствуйте!
Как я понимаю, основной упор был сделан на автоматизацию внутренних процессов. Хотелось бы узнать поподробней, при помощи каких инструментов происходит взаимодействие внутри предприятия: поручения, служебные записки? Или же полностью перешли на инструмент простых задач, чтобы не плодить дополнительные документы в системе?
Какие в дальнейшем у вас планы на развитие системы в компании?
Спасибо.
Григорий здравствуйте!
Разработаны несколько маршрутов согласований по регламенту, заявки на приобретение ТМЦ, получение со склада. Согласовываются счета на оплату. Поручения на разработку или выполнение производственных задач выполняются в виде служебных записок на руководителя подразделений с утверждением у вышестоящего руководства. Приказы кроме кадровых тоже проходят через СЭД. Развивать систему в компании планируем и дальше, с целью доработки маршрутов согласований на предмет повышения эффективности исполняемых задач и контроля за исполнителями. Хотелось бы увеличить количество "видов документов" в СЭД, дефектные ведомости, акты списаний приходится проводить как простой документ.
Евгений, спасибо за развернутый ответ!
Вы пишите, что: "Хотелось бы увеличить количество "видов документов" в СЭД, дефектные ведомости, акты списаний приходится проводить как простой документ."
Я так понимаю, что вы имеете в виду, не "Виды документа", а "Типы документа"? Т.к. новый вид документа может настроить администратор системы в справочнике Виды документов.
Как вы используете дефектные ведомости и акты списаний в системе? Только храните или же согласовываете?
На данный момент нет таких типов документов, т.к. для ECM-систем они не являются основными, данные документы применяются в учетных системах.
Григорий, добрый день! Совершенно верно, я имел в виду "тип документа" немного запутался. Дефектные ведомости, акты списаний, заявки на приобретение ТМЦ, получение со склада ТМЦ, входящие счета на оплату, приказы и служебные записки согласовываются согласно прописанного регламента и хранятся в системе, некоторые документа для юридической составляющей только потом подписываются вручную.
Многим пользователям, в RX хотелось бы иметь построение сложных маршрутов как в СЭД "Директум", что к сожалению не реализовано. Просто отпала бы необходимость в построении "маршрутов согласований".
Евгений, добрый день.
Да, на данный момент в DirectumRX используются "Регламенты согласования" взамен "Типовых маршрутов" В Directum 5, из-за архитектурных особенностей RX.
Но от версии к версии возможности регламентов увеличиваются, добавляются новые условия согласования. В будущем, я уверен, что функциональность регламентов достигнет возможностей Directum 5.
Григорий, здравствуйте! Спасибо большое за ответ!