Внутренний документооборот и контроль исполнения

24

пользователей облачной системы

5

автоматизированных ТОП-менеджеров

90%

документооборота переведено в СЭД

Следующий проект

О компании

ООО «ВолгоХимФорм» - занимается производством основных химических веществ, удобрений и азотных соединений, пластмасс и синтетического каучука в первичных формах. Компания показывает стабильный рост и финансовую устойчивость. 

Цели и задачи проекта

Основная цель проекта – продолжить систематизировать и переводить документооборот из бумаги в цифру.
Обеспечить прозрачность бизнес-процессов и контроль исполнительской дисциплины. Минимизация  и "прозрачность" документооборота.

Генеральный директор являлся инициатором внедрения системы , внедрением занимался энергетик.

На изменение каких бизнес-процессов направлена бизнес-инициатива

Неэффективно работала система взаимодействия между службами в вопросах согласования документов, сроки исполнения невозможно было контролировать. Необходимо было усилить контроль исполнения поставленных задач руководством предприятия.

Решения и результаты

Используемые решения и подходы

DirectumRX начала использоваться с 2017 г, сейчас были разработаны дополнительные маршруты согласования документов.

Как внедренные решения отразились на работе компании

После внедрения поставленные задачи выполняются в полном объёме и в указанные сроки. Эффективность по поставленным задачам  и решениям выросла в разы. 

Появилась персональная и контролируемая ответственность исполнителей перед принятием решений. Согласующие руководители и исполнители задач взвешенно подходят к принятым решениям, т.к. система имеет возможность просмотра архивных материалов.

Согласующие руководители и исполнители задач взвешенно подходят к принятым решениям, т.к. система имеет возможность просмотра архивных материалов.

90%  документооборота переведено в облачную СЭД.

Внедрение проводилось самостоятельно.

Планы по дальнейшему развитию проекта

По возможности полностью минимизировать бумажный документооборот.

Отзывы заказчиков и пользователей

Гуляев Михаил, специалист МТС: «Если я отправил на согласование важный счет, то всегда знаю, что оплата будет вовремя».

Самарина Екатерина, секретарь-референт: «Письма от клиентов никогда не затеряются в стопке бумаг. Главное, вовремя занести его в систему и направить нужному сотруднику на исполнение

 

Утверждено

Поделись проектом и участвуй в Directum Like

Комментарии (6)

Григорий Меньших

Евгений, здравствуйте!

Как я понимаю, основной упор был сделан на автоматизацию внутренних процессов. Хотелось бы узнать поподробней, при помощи каких инструментов происходит взаимодействие внутри предприятия: поручения, служебные записки? Или же полностью перешли на инструмент простых задач, чтобы не плодить дополнительные документы в системе?

Какие в дальнейшем у вас планы на развитие системы в компании?

Спасибо.

Григорий Меньших: обновлено 25.02.2020 в 17:20
Евгений Смирнов

Григорий здравствуйте!

Разработаны несколько маршрутов согласований по регламенту, заявки на приобретение ТМЦ, получение со склада. Согласовываются счета на оплату. Поручения на разработку  или выполнение производственных  задач выполняются в виде служебных записок на руководителя подразделений с утверждением у вышестоящего руководства.  Приказы кроме кадровых тоже проходят через СЭД. Развивать систему в компании планируем и дальше, с целью доработки маршрутов согласований на предмет повышения  эффективности исполняемых задач и контроля за исполнителями. Хотелось бы увеличить количество "видов документов" в СЭД, дефектные ведомости, акты списаний приходится проводить как простой документ.

Григорий Меньших

Евгений, спасибо за развернутый ответ!

Вы пишите, что: "Хотелось бы увеличить количество "видов документов" в СЭД, дефектные ведомости, акты списаний приходится проводить как простой документ."

Я так понимаю, что вы имеете в виду, не "Виды документа", а "Типы документа"? Т.к. новый вид документа может настроить администратор системы в справочнике Виды документов.

Как вы используете дефектные ведомости и акты списаний в системе? Только храните или же согласовываете?

На данный момент нет таких типов документов, т.к. для ECM-систем они не являются основными, данные документы применяются в учетных системах.

 

 

Евгений Смирнов

Григорий,  добрый день! Совершенно верно, я имел в виду "тип документа" немного запутался. Дефектные ведомости, акты списаний, заявки на приобретение ТМЦ, получение со склада ТМЦ, входящие счета на оплату, приказы и служебные записки согласовываются согласно  прописанного регламента и хранятся в системе, некоторые документа для юридической составляющей только потом подписываются вручную.

  Многим пользователям, в RX  хотелось бы иметь построение сложных маршрутов как в СЭД "Директум", что к сожалению не реализовано. Просто отпала бы необходимость в  построении "маршрутов согласований".

Григорий Меньших

 

Евгений, добрый день.

Да, на данный момент в DirectumRX используются "Регламенты согласования" взамен "Типовых маршрутов" В Directum 5, из-за архитектурных особенностей RX.

Но от версии к версии возможности регламентов увеличиваются, добавляются новые условия согласования. В будущем, я уверен, что функциональность регламентов достигнет возможностей Directum 5.

Евгений Смирнов

Григорий, здравствуйте! Спасибо большое за ответ!

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий