Внедрение DirectumRX в "САФМАР" для эффективного взаимодействия

Такой команде нужен был инструмент, который бы соответствовал требованиям эффективного взаимодействия в электронном виде, обеспечивал контроль поручений и документирование с поддержкой юридической значимости.

Задача

В конце 2018 года назрел вопрос о внедрении современной системы управления бизнес-процессами и документами. Команда заказчика разработала подробные требования, оформленные в техническое задание, где было прописано, какие регламенты организации должны быть реализованы в СЭД, требования по безопасности и интеграции с имеющимися на предприятии системами и т.д.

В течение нескольких месяцев рассматривались предложения поставщиков и возможности продуктов, проводилась оценка примеров внедрения, среди которых были системы на базе Lotus, 1С:Документооборот и другие.

Система DirectumRX удовлетворила всем поставленным требованиям. Специалисты DIRECTUM показали большой опыт управления проектами внедрения. Важными преимуществами стали удобные мобильные приложения и высокий уровень обеспечиваемой безопасности.

Ход проекта

Ядром проекта стала рабочая группа, организованная представителями вендора и заказчика. Ее оперативная работа — статус-митинги, выдача и контроль своевременного выполнения поручений — стала залогом успеха внедрения.

80% сотрудников обучились пользованию системой в ходе семинаров с практическими занятиями и контрольными вопросами. 10 специалистов прошли углубленный курс. В итоге на опытной эксплуатации пользователи были подготовлены и оперативно влились в работу.

Были внедрены модули DirectumRX Управление документами и бизнес-процессами, Делопроизводство, Управление договорами и счета на оплату.

Налажена интеграция с учетной системой 1С:Бухгалтерия, системой управления персоналом 1С:ЗУП и Active Directory. Интеграция позволяет не дублировать, а автоматически переносить данные. Так, все изменения в организационной структуре автоматически загружаются в СЭД, синхронизируются данные по контрагентам и договорам. Это дает удобство работы пользователей, безопасность и целостность информационной системы компании.

Система максимально защищена от потенциальных внешних угроз. Обеспечена безопасная работа с мобильным приложением Directum Jazz.

Результаты

Как проект отразился на работе компании

К работе в системе уже подключено 100 сотрудников. В электронный вид переведена работа с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительными документами, служебными записками, договорными документами, в том числе входящими счетами и актами.

Все официальные документы теперь сохраняются в электронном виде в формате PDF. Единое хранилище системы позволяет сотрудникам обращаться к верным экземплярам с соблюдением прав доступа, что сокращает ошибки и неконтролируемое распространение информации. Применение штрихкодов упростило обработку договорных документов и корреспонденции.

Отзывы

Сотрудники отметили, насколько отлаженным и контролируемым стал процесс согласования. ECM-система помогает отследить рассмотрение входящих писем, вынесение резолюций, а также обеспечивает быстрое согласование, контроль исполнения приказов и распоряжений.

Анна Васюнина, начальник управления делам ПФГ «САФМАР», отмечает:

«Сейчас мы можем не останавливать наши внутренние процессы ни на минуту. Даже в дороге я могу найти какое-либо письмо моментально со смартфона в Jazz. Возможности поиска делают информацию доступной. Даже не зная автора письма, номера и даты можно по фразе найти документ».

Внедрение DirectumRX будет способствовать развитию горизонтального и кроссфункционального взаимодействия сотрудников и ускорению бизнес-процессов.

Планы по развитию

В планах компании – наладить электронный обмен с контрагентами и организовать финансовый архив в СЭД. «Сафмар» планирует расширять охват процессов за счет дальнейшей адаптации системы силами своих специалистов с помощью среды разработки DirectumRX Development Studio.

Показатели

• 100 сотрудников
• 3,5 месяца на проект внедрения
• 90% обученных