Внедрение DirectumRX в "САФМАР" для эффективного взаимодействия

100

пользователей

3,5

месяца на внедрение

90%

обученных специалистов

Заказчик: САФМАР

О компании

Промышленно-финансовая группа «САФМАР» — российский многоотраслевой конгломерат. В его структуру входят компании нефтедобывающей, нефтеперерабатывающей, угольной, калийной промышленности, финансовые активы, сети ритейла, строительные и девелоперские холдинги, компании по управлению коммерческой недвижимостью, логистические центры, отели, радиостанции и телеканалы. Группа «САФМАР» вошла в число 10 крупнейших корпораций России в 2018 году по данным РБК.

Группа компаний является быстрорастущим холдингом с разнообразными задачами и сильной управленческой командой. Корпоративная культура ГК ориентирована на использование передовых технологий.

Строительные компании группы используют облачные платформы и «цифровые двойники» объектов. Деловой кластер «САФМАР» в Сколково снабжен системой «Умный город», пространственные и дизайнерские решения ориентированы на agile-подходы. Группа выступает партнером форума «Открытые инновации».

 

Такой команде нужен был инструмент, который бы соответствовал требованиям эффективного взаимодействия в электронном виде, обеспечивал контроль поручений и документирование с поддержкой юридической значимости.

Задача

В конце 2018 года назрел вопрос о внедрении современной системы управления бизнес-процессами и документами. Команда заказчика разработала подробные требования, оформленные в техническое задание, где было прописано, какие регламенты организации должны быть реализованы в СЭД, требования по безопасности и интеграции с имеющимися на предприятии системами и т.д.

В течение нескольких месяцев рассматривались предложения поставщиков и возможности продуктов, проводилась оценка примеров внедрения, среди которых были системы на базе Lotus, 1С:Документооборот и другие.

Система DirectumRX удовлетворила всем поставленным требованиям. Специалисты DIRECTUM показали большой опыт управления проектами внедрения. Важными преимуществами стали удобные мобильные приложения и высокий уровень обеспечиваемой безопасности.

Ход проекта

Ядром проекта стала рабочая группа, организованная представителями вендора и заказчика. Ее оперативная работа — статус-митинги, выдача и контроль своевременного выполнения поручений — стала залогом успеха внедрения.

80% сотрудников обучились пользованию системой в ходе семинаров с практическими занятиями и контрольными вопросами. 10 специалистов прошли углубленный курс. В итоге на опытной эксплуатации пользователи были подготовлены и оперативно влились в работу.

Были внедрены модули DirectumRX Управление документами и бизнес-процессами, Делопроизводство, Управление договорами и счета на оплату.

Налажена интеграция с учетной системой 1С:Бухгалтерия, системой управления персоналом 1С:ЗУП и Active Directory. Интеграция позволяет не дублировать, а автоматически переносить данные. Так, все изменения в организационной структуре автоматически загружаются в СЭД, синхронизируются данные по контрагентам и договорам. Это дает удобство работы пользователей, безопасность и целостность информационной системы компании.

Система максимально защищена от потенциальных внешних угроз. Обеспечена безопасная работа с мобильным приложением Directum Jazz.

Результаты

Как проект отразился на работе компании

К работе в системе уже подключено 100 сотрудников. В электронный вид переведена работа с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительными документами, служебными записками, договорными документами, в том числе входящими счетами и актами.

Все официальные документы теперь сохраняются в электронном виде в формате PDF. Единое хранилище системы позволяет сотрудникам обращаться к верным экземплярам с соблюдением прав доступа, что сокращает ошибки и неконтролируемое распространение информации. Применение штрихкодов упростило обработку договорных документов и корреспонденции.

Отзывы

Сотрудники отметили, насколько отлаженным и контролируемым стал процесс согласования. ECM-система помогает отследить рассмотрение входящих писем, вынесение резолюций, а также обеспечивает быстрое согласование, контроль исполнения приказов и распоряжений.

Анна Васюнина, начальник управления делам ПФГ «САФМАР», отмечает:

«Сейчас мы можем не останавливать наши внутренние процессы ни на минуту. Даже в дороге я могу найти какое-либо письмо моментально со смартфона в Jazz. Возможности поиска делают информацию доступной. Даже не зная автора письма, номера и даты можно по фразе найти документ».

Внедрение DirectumRX будет способствовать развитию горизонтального и кроссфункционального взаимодействия сотрудников и ускорению бизнес-процессов.

Планы по развитию

В планах компании – наладить электронный обмен с контрагентами и организовать финансовый архив в СЭД. «Сафмар» планирует расширять охват процессов за счет дальнейшей адаптации системы силами своих специалистов с помощью среды разработки DirectumRX Development Studio.

Показатели

  • 100 сотрудников
  • 3,5 месяца на проект внедрения
  • 90% обученных

 

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Комментарии (4)

Анна Тернавская

Василий, в заявке сделан акцент на защищенность от внешних угроз и безопасную работу с мобильных устройств. Можете ли рассказать, за счет чего это было достигнуто?

Василий Лукин

Спасибо за вопрос, Анна. На проекте была реализована схема, при которой взаимодействие пользователей с сервером мобильных приложений Nomad выполнялось посредством веб-сервера с функцией reverse-proxy, размещенного в DMZ. При этом у заказчика уже был функционирующий веб-сервер и наша работа свелась к настройке правила для ретрансляции запросов из внешней сети на сервер Nomad. В своей работе мы ориентировались на статью https://club.directum.ru/post/951

 

Василий Лукин: обновлено 14.01.2020 в 11:55
Ксения Шведова

Василий, один из результатов внедрения -  официальные документы теперь сохраняются в электронном виде.  Бумага совсем ушла из оборота? И еще вопрос, каким образом осуществляется электронный обмен с контрагентами в САФМАР, не планируют ли они внедрить МКДО?

Василий Лукин

Ксения, к сожалению нет, бумага из оборота не ушла в силу нескольких причин. Входящая и исходящая корреспонденция в любом случае принимается/отправляется в бумажном виде. В плане внутренних документов удалось отказаться только от печати ряда служебных записок. Большинство же так и осталось в бумаге, так как подписывающий их директор в системе работать не захотел. Те же служебные записки, в которых подписантами значились заместители генерального директора, не печатаются и утверждаются в электронной форме.

Что касается МКДО, то внедрение DirectumRX как раз и стало первым этапом в этом процессе. В согласованном плане развития заказчика значится именно МКДО и реализация финансового архива. В компании в целом приветствуют технологичные нововведения и я верю, что реализация запланированного не за горами.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий
Directum Awards 2024
Какой проект лучше?
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Directum Awards 2024
Спасибо за активность!
Ваш голос принят