Большой прорыв в региональном взаимодействии - региональная шина МЭДО Томской области

Цели и задачи проекта

Все исполнительные органы государственной власти (далее - ИОГВ) Томской области работают в системах электронного документооборота. Однако передача документов между органами осуществлялась по почте или курьером. И, без сомнения, у нашего заказчика – Администрации Томской области, на определенном этапе развития возникла потребность в оптимизации электронного взаимодействия между региональными органами власти и подведомственными организациями.  Заказчик поставил цели: во-первых, автоматизировать и ускорить процесс отправки документов, а, во-вторых, сделать этот процесс прозрачным, максимально безопасным и надежным. В связи с этим было решено выполнить разработку: модифицировать имеющийся модуль МЭДО для реализации дополнительного функционала региональной шины МЭДО Томской области (далее – РМЭДО).

Перед командой проекта были поставлены следующие задачи:

• Обеспечить возможность обмена документами с системами электронного документооборота, отличными от DIRECTUM с обеспечением юридической значимости электронных документов;
• Обеспечить общую надежность решения, требуемую для потока документов между регионами;
• Обеспечить гарантированную доставку пакетов между корреспондентами регионального МЭДО.

Описание проекта

Общая концепция

Работа региональной шины МЭДО заключается в обеспечении взаимодействия между региональными корреспондентами Томской области, оператором региональной системы МЭДО будет являться Администрация Томской области (далее – АТО), в задачи которой будет входить трансляция пакетов регионального МЭДО от отправителя получателю.

 Принцип работы РМЭДО:

1. На стороне регионального корреспондента создаются папки обмена: INreg, OUTreg.
2. Для АТО предоставляется доступ к данным папкам.
3. Региональные корреспонденты на стороне своей системы реализуют механизм выгрузки (в папку OUTreg) и загрузки пакетов (из папки INreg). Пакеты должны соответствовать стандарту МЭДО, утвержденному приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 27.05.2015 № 186/258.
4. Перемещение пакетов по папкам осуществляет СЭД АТО: мониторинг осуществляется по всем папкам региональных корреспондентов.

Архитектура

На рисунке 1 изображена структурная схема взаимодействия СЭД АТО и ИОГВ ТО с корреспондентами регионального МЭДО. Региональные корреспонденты сами не могут отправлять пакеты корреспондентам федерального МЭДО (федеральные исполнительные органы власти, госкорпорации, государственные внебюджетные фонды), только региональным корреспондентам и АТО. Для полноценной работы предоставляется доступ СЭД АТО к папкам региональных корреспондентов. Региональные корреспонденты имеют доступ только к своим папкам.

Рисунок 1. Структурная схема взаимодействия СЭД с корреспондентами РМЭДО

Реализация проекта

Для реализации функционала РМЭДО необходимо было доработать типовой модуль МЭДО под региональные особенности и требования с целью использования в качестве регионального МЭДО. В результате выполнено следующее:

1. расширены справочники корреспондентов МЭДО признаками региональных абонентов МЭДО с заведением новых записей справочника (Настройки МЭДО, Корреспонденты МЭДО, Документы МЭДО, Поручения по РКК);
2. разработан функционал передачи пакетов между корреспондентами региональной шины МЭДО;
3. разработаны механизмы выгрузки и загрузки пакетов из/в СЭД АТО (ТМ «создание пакетов МЭДО из Исх. РКК», ТМ «Загрузка пакетов МЭДО», ТМ «Перенос пакетов между корреспондентами РМЭДО»).

Порядок использования

Была проделана большая работа по автоматизации двух крупных процессов:

1. Исполнение поручения по обращению региональной шины МЭДО Томской области;
2. Исполнения поручения по РКК региональной шины МЭДО Томской области.

Оба процесса на сегодняшний день исключают рутинную работу по переносу документов в СЭД, заполнению справочников, упрощает процесс создания поручений.

На примере процесса исполнения поручения по обращению региональной шины МЭДО Томской области продемонстрируем, насколько все стало удобно и просто.

Процесс состоит из трех этапов, зависящих от того, на чьей стороне производится работа:

1. На стороне АТО

Ответственный за работу с обращениями граждан после вынесения резолюции по обращению руководителем, формирует поручение по обращению. Заполняет все обязательные и необходимые поля. В табличной части «Исполнители» указывает исполнителей. Если указаны внутренние исполнители, то маршрут исполнения проходит без изменений. Если были указаны внешние исполнители (контактные лица организации, которая указана в справочнике Корреспонденты МЭДО, а также имеет признак «региональный»), то поле Способ отправки автоматически заполняется значением «РМЭДО» (рис.2, рис.3)

Рисунок 2 – Карточка поручения по обращению с заполненными полями

Рисунок 3 – Заполнение новых полей в карточке поручения по обращению

После заполнения полей, ответственный за работу с обращениями граждан отправляет поручение в работу. Далее после работы двух типовых маршрутов «Создание пакетов МЭДО из Исх. РКК» и «Выгрузка пакетов МЭДО» формируется пакет МЭДО. Сформированный пакет выгружается в папку OutReg текущего корреспондента из справочника Настройки МЭДО.

После того, как пакет был помещен в папку OutReg корреспондента, мониторинг осуществляет типовой маршрут «Перенос пакетов между корреспондентами РМЭДО». Для каждого корреспондента обрабатывает папку OutReg (адрес папки находится в справочнике Корреспонденты МЭДО). Если в папке был найден пакет, то в XML-файле по GUID адресата находит необходимого корреспондента в справочнике Корреспонденты МЭДО и перемещает пакет в его папку InReg (адрес папки находится в справочнике Корреспонденты МЭДО). После перемещения пакета переходит к следующему пакету.

2. На стороне регионального корреспондента, работающего в отдельном сегменте системы электронного документооборота

ТМ «Загрузка пакетов МЭДО» осуществляет мониторинг папки InReg корреспондента и если в папке текущего корреспондента был обнаружен пакет, то загружает его в систему и заполняет запись в справочнике Документы МЭДО, АТО. Обращения граждан и организаций, Уведомления МЭДО. Далее запускается ТМ «Регистрация обращений в ОМСУ или БУ». создается новая запись.

После запуска типового маршрута «Регистрация обращений в ОМСУ или БУ» делопроизводитель регионального корреспондента получает задание на регистрацию обращения. Во вложении задания находится документ с ВЭД «Обращение» и предзаполненная карточка обращения (рис.4)

Рисунок 4 – Задание на регистрацию обращения

После регистрации обращения формируется уведомление с регистрационными данными и отправляется в АТО. Если поручение по обращению находится на контроле в АТО, то делопроизводитель регионального корреспондента получает задание на исполнение обращения. Если поручение по обращению не находится на контроле в АТО, то после регистрации обращения дополнительных заданий делопроизводитель регионального корреспондента не получает.

Типовой маршрут «Создание пакетов МЭДО из Исх. РКК» осуществляет поиск выполненных заданий на подготовку ответа по обращению в ТМ «Регистрация обращений в ОМСУ или БУ», и, если таковы найдены, типовым маршрутом «Выгрузка пакетов МЭДО» формируется пакет МЭДО. Сформированный пакет выгружается в папку OutReg текущего корреспондента из справочника Настройки МЭДО.

Логика переноса пакетов между корреспондентами РМЭДО остается прежней (описана выше).

3. На стороне АТО

ТМ «Загрузка пакетов МЭДО» осуществляет мониторинг папки InReg корреспондента из справочника Настройки МЭДО. Если в папке текущего корреспондента был обнаружен пакет, то загружает его в систему, Если в папке текущего корреспондента был обнаружен пакет, являющийся ответом по обращению, то по свободному маршруту группе «Контроль исполнения обращений по РМЭДО» стартуется задача с вложенным документом с видом «Ответом по обращению». Логика для получения уведомлений остается прежней (описана выше).

При получении задания с ответом по обращению, ответственный за работу с обращениями граждан может вручную прикрепить ответ к карточке обращения. После прикрепления/не прикрепления ответа к обращению ответственный за работу с обращениями граждан выполняет задание по кнопке Выполнить (рис.5). Маршрут завершает свою работу.

Рисунок 5 – Карточка задания с ответом по обращению

Результаты

Цель поставлена – цель достигнута!

Большую значимость проекту принесла годами нерешающаяся проблема – задержка исполнения резолюций по документам и обращениям граждан. Помимо этого, сотрудники избавились от части рутинных работ по обработке обращений, по сканированию и загрузке пакетов документов.

В дальнейшем Администрация Томской области планирует переход на DirectumRX, в связи в этим потребуется конвертация разработки, проект предполагает дальнейшее развитие.

Состав команды

Разработчик – Крутых О.В.

Аналитик – Кудрина И.И.