В новый учебный год с DirectumRX!

Государственный университет управления — многоуровневый научно-учебный комплекс, расположенный в Москве. В ГУУ обучаются более 12 000 студентов по 13 направлениям бакалаврской подготовки, 9 направлениям магистерской подготовки, а также аспиранты по 8 научным специальностям. В состав университета входят 6 учебных институтов, которые объединяют более 40 кафедр и научно-исследовательских подразделений. Инфраструктуру университета составляют 5 учебных корпусов, бассейн и 2 корпуса общежития. В таких масштабах для согласования одного документа на бумаге приходилось потратить не один день.

Цели и задачи проекта

Требовалось отказаться от бумажного документооборота во всех процессах, где это допускается законодательством. Создать удобный инструмент для упрощения контроля за исполнением поручений. Оптимизировать и ускорить процессы:

• регистрация и работа с входящей корреспонденцией;
• согласование и регистрация исходящей корреспонденции;
• согласование и исполнение служебных записок;
• согласование и исполнение приказов и распоряжений;
• ознакомление с организационно-распорядительными документами.

Ход проекта

Проект внедрения стартовал в середине 2019 года проводился по технологии сокращенного внедрения. Стратегически важно было завершить основные работы до начала учебного года, когда поток документов увеличивается в несколько раз. Вовлеченность команды и продуманная функциональность коробочной версии обеспечили рекордно быстрый перевод системы в промышленную эксплуатацию.

До внедрения системы одним из наиболее трудоемких процессов являлось получение пропусков. Чтобы получить разовый или временный пропуск на вход, посетители тратили несколько дней – нужно было распечатать служебную записку и пройти десятки этажей, собирая подписи нужных специалистов, которые не всегда оказывались на месте. Учитывая, что специфика работы университета подразумевает постоянную массовую выдачу пропусков, оптимизация процесса значительно облегчила работу многим сотрудникам.

Сейчас служебная записка создается в пару кликов и отправляется на согласование по настроенному регламенту. С мобильным приложением DIRECTUM Solo руководители в любой момент могут рассмотреть и согласовать документы даже вдали от кабинетов. Так, служебная записка теперь преодолевает путь от инициатора до бюро пропусков в течение 5-10 минут.

Результаты

Один из лидеров управленческого образования в России автоматизирует процессы с помощью DirectumRX. С начала учебного года 300 сотрудников университета работают с входящей и исходящей корреспонденцией, служебными записками и организационно-распорядительными документами в цифровом виде. Благодаря мобильному приложению DIRECTUM Solo ректорат теперь имеет возможность оперативно решать рабочие задачи.

Активная поддержка руководства позволила исключить согласование и подписание служебных записок в бумажном виде практически с первого дня внедрения.

К началу учебного года в DirectumRX уже было создано свыше 1000 документов и настроены регламенты по ключевым процессам.

Из преимуществ работы с системой пользователи отметили:

• время на обработку и регистрацию входящих документов значительно сократилось;
• процесс подготовки и согласования исходящих писем стал более контролируемым;
• согласование и исполнение приказов и распоряжений стало более прозрачным;
• работа со служебными записками полностью переведена в электронный вид, исключено дублирование на бумаге;
• факт ознакомления сотрудников с организационно-распорядительными документами легко проверить.

Количество автоматизированных сотрудников 300.

Длительность проекта внедрения - 2 месяца.

Планы

В рамках развития системы специалисты университета планируют автоматизировать договорную работу и финансовый архив. Также стоит задача по интеграции с МЭДО.