Сквозной договорной процесс для геологоразведочной компании

О компании

Основным направлением деятельности АО «Прогноз» являются поиски месторождений золота и серебра, их оценка, разведка и разработка.

В настоящий момент деятельность компании сосредоточена на разработке месторождения Вертикальное и на поисковых и оценочных работах по золоту и серебру на перспективной Эндыбальской площади в Республике Саха (Якутия). Срок действия лицензии до 2023 года.

В сентябре 2012 года АО «Прогноз» получило лицензию на разведку и добычу серебра на месторождении Вертикальное через процедуру первооткрывательства со сроком действия до 2033 года.

100% акций АО «Прогноз» принадлежит компании Silver Bear Resources. Silver Bear Resources silverbearresources.com – международная компания, основным видом деятельности которой является проведение геологоразведочных работ на перспективных месторождениях серебра и других драгоценных металлов в России.

До проекта

Система DirectumRX в АО «Прогноз» используется с 2018 года. К моменту начала проекта по договорным документам в DirectumRX были автоматизированы:

• обработка входящей и исходящей корреспонденции
• согласование и ознакомление сотрудников с внутренними документами
• согласование заявок на обоснование затрат для приобретения ТМЦ и услуг (далее – заявки)
• согласование входящих счетов на оплату

Цели и задачи проекта

Согласование расходных договоров условно можно назвать связующим процессом между двумя другими, уже протекающими в системе процессами: согласованием заявки и согласованием счета. И работа с договорами на бумаге в такой ситуации усложняла сотрудникам процессы обоснования заключения договоров и согласования счетов. Приходилось вручную находить и прикладывать подтверждающие документы.

Решение об автоматизации работы с договорами в DirectumRX было принято в связи с необходимостью обеспечить сквозной процесс от создания заявки на обоснование затрат до подтверждения оплаты счета в одной системе. 

Для получения большего эффекта было принято решение автоматизировать все договорные документы, как расходные, так и доходные.

Цели проекта:

• Регламентировать и структурировать внутренний процесс по работе с договорными документами;
• Сократить время на согласование договорных документов и документов на оплату;
• Обеспечить прозрачность работы с расходными документами, их связь и единое хранение: заявка, договор, счет на оплату;
• Обеспечить оплату счетов в соответствии с договорным порядком и условиями

Основные задачи проекта:

• Обеспечить связь документов «заявка – договор – счет на оплату»
• Автоматизировать весь цикл работы по созданию и согласованию договорных документов
• Обеспечить возможность фильтрации входящих счетов и заявок по суммам для оперативной аналитики по расходам
• Импортировать исторические договоры из 1С в DirectumRX для дальнейшего использования
• Настроить экспорт новых контрагентов и договоров из DirectumRX в 1С

Описание решения

В соответствии с требованиями системы внутреннего контроля, сначала должна быть создана заявка для согласования потребности/необходимости закупки, далее определяется поставщик и только потом уже заключается договорной документ и/или производится оплата.

Карточка заявки, которая создается сотрудниками АО «Прогноз» в DirectumRX:

В ходе проекта процесс по заявкам был немного доработан. Некоторые заявки должны создаваться к ранее заключенным рамочным договорам. Для таких ситуаций в карточках заявок было добавлено поле «Договор», и сотрудник при создании заявки мог сразу указать договор, в рамках которого планируются расходы. Благодаря импорту заключенных договоров в DirectumRX из системы 1С, такой выбор возможен. Если закупка новая, для которой требуется заключение договора, поле «Договор» не заполняется.

Сотрудники отправляют созданную заявку на согласование по регламенту. После того, как утверждена заявка и выбран поставщик (процесс выбора поставщика пока реализован за пределами DirectumRX), инициатор создает в DirectumRX новый договор и отправляет его на согласование.

Карточку договоров доработали:

Благодаря полю «Заявка на приобретение», которое для расходных договоров становится обязательным для заполнения, обеспечивается связь с ранее утвержденной заявкой. С вкладок «Свойства» или «Связи» согласующие быстро могут обратиться к самой заявке и быстро найти задачу по ее согласованию.

Стоит отметить наличие матрицы согласования договорных документов, которую предварительно составили специалисты АО «Прогноз»:

На выбор пути согласования документа влияют: категория, признак дохода или расхода, вид документа. Дополнительно сделали для сотрудников возможность отправки срочных договорных документов – такие регламенты выделяют согласующим меньше времени на выполнение задания.

После утверждения договорного документа, инициатор получает от контрагента и согласует в DirectumRX счет на оплату. Данный процесс в рамках проекта также немного доработан:

• в карточке счета поле «Договор» стало обязательным, т.к. все договоры теперь есть в DirectumRX;
• в карточке задания бухгалтеру на оплату счета теперь отображаются реквизиты счета (№ и дата, контрагент, сумма). Благодаря этому, бухгалтеру не нужно открывать сам документ.

Для заявок и счетов разработали свои панели фильтрации, добавив критерии по суммам, валютам и подразделениям:

С помощью новых фильтров стало удобнее быстро проводить аналитику по расходам и платежам.

Бизнес-эффект

• Создан единый реестр договоров (исторические договоры имеют реквизиты, к ним можно создавать приложения, доп. соглашения, счета)
• Обеспечена связь расходных документов заявка-договор-счет, процесс согласования расходов прозрачен
• Сократилось время согласования договорных документов (проект завершился недавно, конкретные количественные показатели пока не получены)
• Создан инструмент для выполнения основного требования внутреннего контроля – согласование и обоснование затрат до принятия контрактных обязательств и выполнения платежей

Показатели:

• более 50 пользователей,
• 6 специалистов команда проекта,
• 3 месяца на внедрение.

Отзыв по результатам

«Конечно, сейчас уже наблюдается очевидный визуальный эффект от того, что теперь никому не требуется делать никаких согласований в бумажном виде, сканировать и отправлять, если участники согласований находятся на разных производственных площадках или офисах.

Но, также всё больше участвующих в процессах документооборота, начинают понимать логику и необходимость согласований для экономики предприятия, включая как финансово-административный персонал, а также и работников в производственных подразделениях.

В будущем году планируем расширить СЭД, чтобы систематизировать документооборот по закупочным процедурам.»

Каштельян И.Б., Финансовый директор АО «Прогноз».