Согласование документов в Ростовском областном перинатальном центре оптимизровано с помощью DirectumRX

ПЦ ГБУ - http://perinatal-rostov.ru/ Ростовский областной перинатальный центр - специализированное учреждение родовспоможения, которое обеспечивает оказание амбулаторной, консультативной, лечебно - диагностической помощи женщинам.

Комплекс запущен в 2010 году, оснащен самым передовым оборудованием, имеет площадь более 25 тысяч кв. метров, рассчитан на 130 мест стационара и 100 посещений в смену в поликлинике.

Цели и задачи проекта

Была огромная проблема в согласовании, рассмотрении, ознакомлении документов сотрудниками – очень много времени тратилось, документы терялись. Главный врач поддержал инициативу внедрения облачной СЭД.

При старте проекта стояли задачи:

• сократить время на поиск документов и необходимой информации;
• повысить прозрачность и управляемость процессов согласования и рассмотрения документов;
• оптимизировать работу со служебными записками, входящими и исходящими письмами;
• получить удобный механизм ознакомления сотрудников с внутренними документами.

Используемые решения и подходы

Для автоматизации процессов используется облачная поставка DirectumRX.

Самостоятельно были настроены регламенты работы со служебными записками, входящей и исходящей корреспонденцией. Благодаря этому больше не нужно тратить время на отправку документа всем участникам процесса, система сама подбирает необходимых сотрудников.

Перевод служебных записок в электронный вид позволяет полностью исключить потери и сформировать удобный реестр для быстрого поиска. Теперь каждый пользователь может с легкостью получить доступ к требуемой информации.

Согласование и рассмотрение документов стало прозрачным: вся история работы с документом хранится в системе.

Результаты

Организация не теряет время на работу с документами и может сосредоточиться на своих основных функциях.

Система активно используется сотрудниками. В месяц создается около 400-500 документов.

Создаются задачи на исполнение поручений или рассмотрение документов, повышается исполнительская дисциплина.

Контрагентам-юридическим лицам стало проще взаимодействовать с центром.

Планы по развитию проекта

Пользователи понимают, что возможностей у системы очень много и сейчас используются 10-20%, есть желание развиваться. В планах на 1-й квартал 2020 г автоматизировать договорную работу и финансовый архив.