Внедрение DirectumRX в Центре реабилитации «Ортос»

Центр реабилитации «Ортос» - крупнейшее в Сибири негосударственное многопрофильное протезно-ортопедическое предприятие в области производства и изготовления протезно-ортопедических изделий, история развития которого начинается с 1995 года.

Реабилитационный центр «Ортос» использует прогрессивные методы восстановительного лечения и протезно-ортопедической помощи, разрабатывает новые технологии производства протезно-ортопедической продукции, обеспечивает для пациентов условия получения комплексной медицинской помощи с высоким уровнем обслуживания.

Деятельность Центра реабилитации «Ортос» направлена на обеспечение людей с ограниченными возможностями большей свободой передвижения и физической независимости.

Цели и задачи проекта

При старте проекта выделялись следующие задачи:

• Перевод процессов в электронный вид;
• Повысить эффективность функционирования компании путем снижения временных издержек на прохождение данных между отделами;
• Передача данных между финансовым, бухгалтерским и аналитическим центрами компании;
• Своевременное включение в процессы согласования лиц облечённых ответственностью.

Используемые решения и подходы

Самостоятельное внедрена система DirectumRX.

Стандартные модули Договоры и Делопроизводство позволили полностью отказаться от внутреннего бумажного документооборота, перевести весь информационный обмен и взаимодействие между отделами в электронный вид.

Автоматизирован весь процесс работу с документами: создание, хранение, согласование, отслеживания всей цепочки документов по разным признакам и связям.

Как выглядел бизнес-процесс до внедрения и после

До внедрения – все документы складировались в разных архивах в бумажном виде.

В компании были традиционные процессы, основанные на подготовке и пересылке бумажных документов: приказов, распоряжений, уведомлений, счетов, договор, входящих и исходящих писем. и т.п.

Результаты

Скорость принятия управленческих решений в среднем выросла с 1 месяца до 1 недели.

Реакция компании на любые внешние информационные запросы составляет не более 2 дней.

Скорость информационного обмена в среднем по предприятию повысилась с 2 дней до получаса.

Результаты проекта:

• Значительное ускорение процессов работы со всеми документами. Например, срок согласования договоров сократился с 2 недель до 3 дней;
• Теперь легко отследить историю согласования документа и комментарии, вносимые на любом этапе;
• Стало возможным отслеживание всей цепочки документов по разным признакам связей;
• Сформирован единый архив документов с удобным механизмом поиска и фильтрации;
• Оптимизированы и пересмотрены сами бизнес-процессы документооборота, изменен порядок работы с документами внутри компании.
• Полностью исключены ситуации утери важных документов.

Показатели:

• 10-25 пользователей
• Каждый месяц в системе создается около 130 новых документов, отправляется 150 задач.
• Команда проекта 5 человек, 2 обучено.
• Срок выполнения – 3 месяца

В чем лично для вас основной результат бизнес-инициативы

Абсолютная прозрачность прохождения документов внутри компании. Контроль за всеми этапам передачи данных. переход процессов документоведения в электронный формат.

Планы по дальнейшему развитию проекта

Дальнейшая оптимизация компании за счёт реинжиниринга процессов, основного на возможностях полностью электронного документооборота.