Модуль "Инструктажи"

Бизнес-потребность

Указанием Банка России от 05.12.2014 №3471-У «О требованиях к подготовке и обучению кадров в некредитных финансовых организациях» (далее – Указание) определяются требования к обучению работников некредитных финансовых организаций (НФО) в целях предотвращения отмывания доходов, полученных преступным путем, финансированию терроризма и финансированию распространения оружия массового уничтожения (ПОТ/ФТ/ФРОМУ), перечень сотрудников, которые должны проходить обязательную подготовку и обучение в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ (далее – Перечень). Обучение проводится в формах вводного (первичного) инструктажа, целевого (внепланового) инструктажа, повышения квалификации (планового инструктажа). Целевой инструктаж и повышение квалификации могут проводиться в том числе с привлечением сторонних организаций.

Цели

1. Формирование у сотрудников НФО соответствующих компетенций в области ПОД/ФТ/ФРОМУ, необходимых для исполнения ими законодательных актов Российской Федерации, нормативных правовых актов Российской Федерации в области ПОД/ФТ/ФРОМУ, в том числе нормативных актов Банка России, а также Правил внутреннего контроля и иных документов по вопросам ПОД/ФТ/ФРОМУ.

2. Фиксирование факта проведения ответственным сотрудником НФО вводного (первичного) и целевого (внепланового) инструктажа с соответствующими сотрудниками их простой электронной подписью на документе, свидетельствующем о прохождении сотрудниками НФО обучения по ПОД/ФТ/ФРОМУ.

3. Хранение документов, свидетельствующих о прохождении сотрудниками НФО обучения по ПОД/ФТ/ФРОМУ, в электронном виде, исключив формирование личных дел по каждому сотруднику на бумажном носителе.

Учитывая вышеуказанные цели, целесообразно реализовать данный кейс в СЭД Directum для группы по экономической безопасности (ГЭБ). Заказчик - группа по экономической безопасности.

Задачи автоматизации

На данный момент в СЭД Directum автоматизированы следующие процессы:

• фиксация факта проведения с сотрудниками Фонда вводного (первичного), целевого (внепланового) инструктажа;
• фиксация информации о повышении квалификации (плановом инструктаже);
• формирование журналов прохождения инструктажей.

В СЭД Directum планируется автоматизировать следующие процессы:

• процесс подтверждения факта прохождения обучения, в виде акта, подписанного простой ЭП;
• проведения проверки знаний сотрудников Фонда по ПОД/ФТ/ФРОМУ.

Разработан типовой маршрут для автоматизации процессов.

Как идет автоматизированный процесс

Сотрудник ГЭБ отслеживает появление событий, провоцирующих проведение инструктажей определенным сотрудникам. События типа изменения законодательства или правил внутреннего контроля предполагают одновременное прохождение инструктажа сразу десяткам сотрудников.

В случае необходимости проведения инструктажа сотрудник ГЭБ создает запись справочника по проведению инструктажа, заполняя реквизиты ключевыми данными, табличную часть – списком обучаемых, и формирует для обучаемых акты проведения нужного инструктажа по кнопке на ленте:

Реализованы следующие виды инструктажей (кнопки на ленте), которые проводятся Ответственным сотрудником в следующих случаях:

• «Вводный» - при приеме сотрудника на работу на должности, указанные в Перечне, либо при переводе на такие должности;
• «И.о. генерального директора» - при поручении сотруднику работы, выполняемой генеральным директором Фонда, и не обусловленной заключенным с ним трудовым договором, когда указанная работа не влечет за собой изменение условий такого договора;
• «И.о. начальника юр. отдела» - при поручении сотруднику работы, выполняемой начальником юридического отдела Фонда, и не обусловленной заключенным с ним трудовым договором, когда указанная работа не влечет за собой изменение условий такого договора. При этом сотрудники юридического отдела, за исключением начальника отдела, не входят в Перечень сотрудников, подлежащих обучению.
• «Целевой изменение законодательства» - при изменении действующих и вступлении в силу новых законодательных актов Российской Федерации, нормативных актов Банка России, нормативных правовых и иных актов Российской Федерации в области ПОД/ФТ/ФРОМУ, в части вопросов, относящихся к соответствующим сферам деятельности НФО;
• «Целевой изменение в ПВК» - при утверждении НФО новых или изменении действующих правил внутреннего контроля в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ и программ его осуществления;
• «Перевод» - при переводе сотрудника на другую постоянную работу (временную работу) в рамках НФО, предусматривающую выполнение функций, отличных от выполняемых им до такого перевода, в случае когда для обеспечения соблюдения законодательства Российской Федерации в области ПОД/ФТ/ФРОМУ при выполнении сотрудником новых функций требуется проведение целевого (внепланового) инструктажа.

Сотрудник ГЭБ создает по кнопке задачу всему списку обучаемых, содержащую документацию по изменениям, вызвавшими проведения инструктажа. Выполнение задания инструктируемым означает прохождение инструктажа, после чего он подписывает акт. При этом в СЭД Directum обеспечивается хранение документов, свидетельствующих о прохождении сотрудниками НФО обучения по ПОД/ФТ/ФРОМУ, в электронном виде. Указанный функционал позволяет сотрудникам оперативно ознакамливаться с соответствующими изменениями и получать доступ к ранее произошедшим изменениям.

Инструктирующий сотрудник ГЭБ фиксирует прохождение обучения в акте своей ЭП. В момент, когда сотрудник ГЭБ создает единую задачу всему списку обучаемых, он подписывает акт, что подтверждает факт проведения обучения (направления обучающего материала) соответствующему сотруднику НФО.

По необходимости сотрудник ГЭБ может сформировать журнал прохождения обучения за любой период с возможностью его сохранения в СЭД Directum.

Для удобства нахождения актов и журналов сформированы папки поиска.

Планы развития

1. Планируется разработка модуля СЭД Directum «Аттестация» с возможностью проведения сотрудником ГЭБ тестирования сотрудников, прошедших инструктажи, с периодичностью, определенной нормативной документацией Фонда.
2. Анализ рабочих процессов показал, что проведение инструктажей с аналогичными этапами, проводится в ряде других подразделений. Различия в источниках инициации проведения инструктажей, периодичности обучения и формах отчетности.
3. Реализованную функциональность планируется тиражировать на следующие виды инструктажей:

Результаты

          Таким образом, можно сделать вывод, что кейс позволяет:

• Сократить трудозатраты соответствующего структурного подразделения на проведение инструктажей и оформление необходимой документации.
• Организовывать оперативный доступ сотрудникам НФО к изменениям, произошедшим в действующем законодательстве и локальных нормативных актах, в том числе правилах внутреннего контроля по ПОД/ФТ/ФРОМУ.
• Зафиксировать факт прохождения инструктажей путем проставления в электронном акте простой ЭП.
• Оформлять личные дела сотрудников, регламентированные Указанием, в электронном виде, что позволит сократить затраты на оформление актов на бумажном носителе.
• Тиражировать использования указанного Модуля другими подразделениями НФО, имеющими схожие процессы оформления и проведения инструктажей, обучений, аттестаций.
• Обеспечить возможность проведения тестирования (аттестации/проверки знаний) сотрудников согласно Плана, утвержденного НФО.

Статистика по обучениям за два года при численности сотрудников 80 человек:

Указанное уменьшение связано с нижеследующим

В 2018 году законодательстве в сфере ПОД/ФТ/ФРОМУ претерпело значительные изменения в связи с подготовкой РФ к проверке ФАТФ (группы разработки финансовых мер борьбы с отмыванием денег), которая прошла в 2019 году. Как следствие в связи с прохождением указанной проверки, в 2019 году контролирующие органы в сфере ПОД/ФТ/ФРОМУ частично приостановили нормотворческую деятельность. При этом заключение ФАТФ опубликовало в ноябре 2019 года. Таким образом, в 2020 году планируются принятие нормативных актов, которые будут направлены на реализацию рекомендаций, которые были даны ФАТФ в указанном заключении.

Отзыв заказчика решения - руководителя ГЭБ

Даже частичная реализация модуля «Инструктажи» в СЭД Directum позволила сотрудникам подразделения по ПОД/ФТ/ФРОМУ:

• формировать документы, подтверждающие факт прохождения инструктажа, одновременно по всем сотрудникам подразделений, входящих в Перечень;
• организовывать хранение скан образов указанных документов;
• исключить трудозатраты на занесение информации о пройденных инструктажах в соответствующий журнал;
• оперативно выгружать журнал о прохождении обучения на заданную дату.

Указанная функция была использована при проведении аудиторской проверки Фонда за 9 месяцев 2019 года.

Показатели:

• 80 пользователей решения, в т.ч. 2 ТОП-менеджера
• 2 человека команда проекта
• 1 месяц на разработку и внедрение