Цифровизация ООО "Газпром добыча Надым"

4000

пользователей

60-65%

доля цифровых документов

10 000

документов в месяц

более 100

видов документов

Следующий проект

ООО «Газпром добыча Надым» - 100-процентное дочернее общество ПАО «Газпром». Производственная деятельность компании связана с добычей и подготовкой к транспортировке газа и газового конденсата. По объемам поставок ООО «Газпром добыча Надым» входит в число лидеров отрасли. На предприятии трудится около 10 тыс. человек.

Цели проекта

Более 10 лет на предприятии использовалась система электронного документооборота на платформе LanDocs. Однако дальнейшее его использование оказалось невозможным – возникли непреодолимые трудности. Руководство приняло решение о выборе и внедрении новой платформы. Так, в 2019 году электронное взаимодействие было окончательно переведено на платформу Directum.

При внедрении Directum необходимо было охватить не только процессы общего делопроизводства, но другие близкие направления: планирование и отчетность по служебным командировкам, получение основания для издания распорядительных документов по личному составу, учет самих распорядительных документов по личному составу, согласование должностных инструкций и т.д.

Проект получился масштабным и внимания заслуживает каждый автоматизированный процесс. Ниже рассмотрим самый массовый процесс по работе с инициативными документами, который затрагивает каждого сотрудника Предприятия.

Смотрите видео о проекте

Подпроект оптимизации работы со служебными записками

Как и на любом крупном производственном предприятии, в ООО «Газпром добыча Надым» внутренняя переписка между структурными подразделениями и филиалами была организована с использованием служебных записок. Когда-то они оформлялись в бумажном виде, потом плавно переместились в систему электронного документооборота в виде цифровых копий в Word или PDF. Объем документов при этом не уменьшался.

Был проведен анализ, по результатам которого удалось выделить типовые служебные записки, которые характеризуются утвержденным набором реквизитов и жестким маршрутом движения между структурными подразделениями. В основном, это различные заявки структурных подразделений: запросы на предоставление информации, выполнение работ, оказание услуг внутри организации и другие. В рамках Предприятия для них ввели термин – «Инициативные документы». Их объем оказался весьма значительным и параллельно с проектом перехода на систему Directum, мы приступили к автоматизации работы с инициативными документами.

Процесс после автоматизации

Перед проектной командой ставились следующие ключевые задачи:

  • инициативные документы должны обрабатываться в системе полностью в формализованном виде;
  • настройка новых видов инициативных документов и маршрутов их движения должна выполняться без дополнительной модификации системы;
  • должна формироваться аналитическая отчетность по исполнению инициативных документов в различных разрезах.

В итоге автоматизированный процесс согласование и исполнение инициативного документа происходит по следующей схеме:

Диспетчер – это сотрудник, которые может назначать того или иного исполнителя для выполнения работ по инициативному документу. Наличие этой роли позволяет более оперативно исполнять работы, в зависимости от их характера, срочности и имеющихся ресурсов.

Сотрудник создает новый инициативный документ в справочнике «Инициативные документы». Указывает «Вид» и при необходимости «Подвид» документа. После заполнения этих полей автоматически формируется табличная часть с реквизитами, которые сотруднику необходимо заполнить для данного вида документа.


 

При необходимости сотрудник может приложить сопроводительные документы и сформировать печатную форму инициативного документа:


 

Гибкость решения

Настройка реквизитного состава выполняется администратором в справочниках «Виды/подвиды инициативных документов» и не требует привлечения разработчика системы. Настройка достаточно гибкая и позволяет использовать реквизиты любого типа (текст, дата, признак, справочник), осуществлять множественный выбор значений из справочника, требовать обязательность заполнения реквизита.


 

Если для инициативного документа предполагается более сложный маршрут согласования (например, изменение состава согласующих в зависимости от выбранных значений реквизита), то есть возможность разработки специализированного типового маршрута. При это для самого сотрудника процесс работы с инициативным документом остается неизменным.

 

 

Достигнутые результаты проекта вцелом

Проект комментирует начальник ДОУ ООО «Газпром добыча Надым» Федин И.А.:

На текущий момент ежемесячно оформляется около 10’000 инициативных документов более 100 различных видов. Их количество продолжает расти в процессе выявления новых типовых процессов. В цифровой вид переведены такие популярные запросы структурных подразделений как:

  • оказание технической поддержки;
  • выделение автотранспорта;
  • направление в служебные командировки;
  • внесение изменений в организационную структуру и штатное расписание;
  • подача графиков отпусков;
  • получение разрешений на оплату денежных средств;
  • заявки на обработку договоров в учетной системе;
  • и др.

Разработанный инструмент оказался гибким, надежным и масштабируемым. Из значимых эффектов для предприятия можно выделить:

  • ускорение процесса обработки запросов структурных подразделений за счет четкой формализации маршрутов их следования и полного отказа в выводе документов на бумагу;
  • повышение контролируемости процесса обработки за счет постоянного анализа формализованных данных и получения по ним статистических данных;
  • снижение нагрузки на систему за счет отказа от хранения неформализованных документов в системе (Word и PDF).

Отдельно стоит выделить организационно-распорядительные документы по административно-хозяйственной деятельности: процесс их создания, согласования, подписания и последующего хранения переведен на 100% в электронный вид, без вывода на бумагу.


 

Планы развития

В перспективе планируется автоматизация договорной работы и архивного дела. Подключение мобильного решение как удаленное рабочее место для руководителей и ключевых специалистов.

 

Подробнее о том, как проходил проект можно ознакомиться в интервью Федина И.А. для TAdviser.

Утверждено

Поделись проектом и участвуй в Directum Like

Комментарии (2)

Наталья Кучеренко

Айрат, спасибо за подробное описание перехода от служебных записок к их формализованному виду. Очень здорово, что подошли комплексно к решению этой задачи и охватили максимально работу с заявками внутри компании для перевода в формализованный вид. Этот переход инициировал сам заказчик? Или это было ваше предложение перевести заявки в структурированный вид?

Айрат Сибгатуллин

Наталья, инициатива исходила от заказчика в лице начальника ДОУ Федина И.А. Первые попытки перевода служебных записок в формализованный вид были предприняты еще в старой системе Landocs. В ходе проекта перехода на Directum удалось провести более тщательный анализ процессов и, используя инструменты платформы Directum, выработать гибкое решение для покрытия поставленной бизнес-задачи.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий