Как повысить эффективность процессов, или опыт цифровизации ООО «Белэнергомаш-БЗЭМ»

О компании

ООО «Белэнергомаш – БЗЭМ» – это ведущее предприятие энергомашиностроения с восьмидесятилетним опытом работы в отрасли. В состав предприятия на сегодняшний день входят следующие производства:

• производство труб
• производство соединительных элементов трубопроводов
• кузнечно-прессовое производство
• производство сильфонных компенсаторов
• котельное производство
• производство металлоконструкций

ООО «Белэнергомаш – БЗЭМ» предлагает своим клиентам комплексный подход решения задач от проектирования до пуско-наладочных работ.

Цели и задачи проекта

Поддержание высокого уровня и качества оказываемых услуг требует в том числе систематизации, повышения прозрачности и управляемости собственных внутренних процессов компании. А потому было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

Были выделены следующие основные задачи:

• Прозрачное взаимодействие сотрудника и полный контроль над задачами
• Упорядоченное хранение, управление, поиск документов
• Отказ от бумажных носителей
• Сокращение сроков согласования и подписания документов
• Юридически значимый обмен с контрагентами
• Создание финансового архива и упрощение процедуры подготовки документов к налоговым проверкам

Автоматизированные процессы

В ходе проекта автоматизированы следующие процессы:

• автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией – теперь документы регистрируются и согласовываются в системе, их всегда легко найти и проконтролировать исполнение поручений по ним;

• переведена в электронный вид работа с внутренними документами: служебными записками, с нормативно-технической документацией, с приказами, распоряжениями. Так, компании удалось отказаться от приличного объема бумаги на столах сотрудников, к тому же руководство получило гарантию того, что вся необходимая информация доводится до подчиненных;

• все договоры хранятся в единой базе – в системе DirectumRX. Сократилось время на согласование договорных документов, для удобства подписанта при печати на бумажный экземпляр наносится штамп о согласовании, наличии протокола разногласий и электронной подписи.

• электронное взаимодействие с контрагентами стало частью процесса внутреннего согласования. Благодаря коннектору к сервису обмена, который планируется запустить в эксплуатацию в начале следующего года, ответственному за документ сотруднику больше не нужно контролировать отправку и возврат документа. После подписания документ автоматически отправляется контрагенту через сервис электронного обмена, система сама контролирует его возврат.

• для закупочной деятельности в «Белэнергомаш-БЗЭМ» разработан уникальный модуль «Закупки». С его помощью проще управлять заявками на закупку и ввоз товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оформлять доверенности на получение ТМЦ и карты замены материала. Процесс согласования заявок стал более прозрачным.

Отдельно хотелось бы остановится на созданных в рамках проекта 2 новых модулей.

Модуль «Продажи»

Для ООО «Белэнергомаш – БЗЭМ» важно сопровождать клиента от этапа запроса на изготовление продукции и формирования Технико-коммерческого предложения (ТКП). Специально для этого в рамках проекта был разработан модуль для автоматизации и фиксирования процесса продажи. Все запросы от клиентов теперь фиксируются и направляются по специальному регламенту для оценки и подготовки расчетов стоимости.

Подробнее о модуле Продажи (развернуть)

«Теперь каждый руководитель может отследить на каком этапе и по какой причине потенциальная заявка на изготовление из входящего письма "не переросла" в договор»

Роман Дорохов, директор департамента продаж металлоконструкций.

Модуль «Закупки»

Не менее важным и интересным была автоматизация закупочной деятельности на предприятии.

Подробнее о модуле "Закупки" (развернуть)

«Для меня было крайне важно выстроить и обеспечить полную прозрачность процесса прохождения заявки – от момента согласования до поступления ТМЦ на склад. Весь процесс теперь проходит в СЭД, можно отследить сроки, кто согласовал заявку, и на каком этапе проходит закупка. Я считаю, что ключевая задача внедрения СЭД для моего подразделения выполнена».

Денис Ковалев, заместитель директора департамента закупок

Интеграция с SAP ERP

В рамках проекта не обошлось и без двухсторонней интеграции DirectumRX с учетной системой ООО «Белэнергомаш-БЗЭМ». Интеграция реализована в трех основных процессах:

1. Контрагенты

Организации в системе разделены на 2 типа: Корреспонденты, создаются в системе DirectumRX, в дальнейшем могут изменить свой тип, и Контрагенты, создаются на стороне SAP ERP. Обмен информацией между системами происходит в фоновом режиме (с заданной периодичностью), или же при необходимости может быть инициирован вручную Администратором системы.

2. Договоры.

Важно отметить, что в договорных и финансовых документах в DirectumRX указать можно организацию только с типом Контрагент. Для договоров обмен между системами сделан немного иначе. В стандартной схеме передача Договора происходит автоматически в рамках регламента согласования, после подписания договора с обеих сторон (и соответственно перехода договора в Состояние «Действующий»). Но также доступен и ручной режим по специальной кнопке на карточке договора.

3. Финансовые документы.

Для финансовых документов тоже есть своя небольшая особенность. Связана она в первую очередь с использованием кнтрагентами системы электронного обмена документами.

Если обмен электронными документами с каким-то Контрагентом установлен, то из SAP в DirectumRX передается формализованный УПД (СЧФДОП) в формате xml. В таком случае при попадании в DirectumRX документ автоматически связывается с Договором-основанием.

В противном случае создается комплект неформализованных документов (АКТ +С\Ф; Накладная + С\Ф + Приходный ордер).

Так или иначе после попадания документов в DirectumRX они по регламенту направляются ответственному за договор\контрагента для дальнейшей обработки и отправки.

Результаты

Благодаря качественному обучению пользователи начали работать в системе с первого дня. По итогам двух месяцев использования системы ООО «Белэнергомаш-БЗЭМ» удалось достичь впечатляющих результатов:

• запущено более 19 000 задач, из них более 6000 — на согласование по регламенту;

• создано более 42 000 документов, из них: 2474 договорных документа, 4285 входящих и исходящих писем, 3545 счетов-фактур, 4437 накладных, 1527 актов и 4981 служебная записка.

Сейчас система переведена в промышленную эксплуатацию. Внутреннее и внешнее взаимодействие сотрудников происходит в системе, а процессы стали более гибкими.

Специалисты «Белэнергомаш-БЗЭМ» продолжают оптимизировать процессы с учетом возможностей DirectumRX. Планируется разработка дополнительных модулей – «Сервисы компании» для работы с заявками на транспорт, пропусками, бухгалтерскими справками и командировками, и «Управление качеством» для автоматизации паспортов качества, актов о браке, управления жалобами.

Отзывы

«Сейчас мы понимаем, что у нас есть эффективный инструмент для работы. Осталось скорректировать наши внутренние регламенты с учетом СЭД, тогда получим совместный отличный результат».

Александр Беляков, руководитель отдела продаж трубопроводов и опорно-подвесных систем для ТЭС и АЭС

В чем лично для вас главный эффект

Предприятие масштабное, имеющее диверсифицированную производственную структуру, а значит и подход к решению многих задач, не только производственных, но и иных, должен быть основательным и продуманным, учитывающим деятельность всех направлений работы. Поэтому был выбран именно комплексный подход к внедрению системы электронного документооборота DirectumRX, что наиболее привычно для Белэнергомаша».

Евгений Сычев, помощник генерального директора, начальник отдела по контролю и делопроизводству

Цифры проекта

• 600 пользователей системы работают в веб-клиенте
• 6 модулей, в т.ч. 2 разработанных специально для ООО «Белэнергомаш-БЗЭМ»
• 68 настроенных регламентов
• 101 вид документа
• 7 месяцев - длительность проекта