Согласование проектов нормативных правовых актов в Удмуртской Республике - теперь только в электронном виде.

более 10000

пользователей

более 30

автоматизированных ТОП-менеджеров

26

Государственных органов УР

1600

проектов НПА

100%

согласования в электронном виде

Следующий проект

Заказчик: Правительство Удмуртской Республики

Исполнитель: Directum

Об организации

Правительство Удмуртской Республики – высший орган исполнительной власти Удмуртской Республики, Правительство УР работает в  государственной информационной системе УР «Единая система, обеспечивающая межведомственное электронное взаимодействие в УР» (ЕС МЭВ УР), к которой подключены государственные органы Удмуртской Республики, государственные учреждения Удмуртской Республики, территориальные органы федеральных органов власти в Удмуртской Республике, органы местного самоуправления и муниципальные учреждения в Удмуртской Республике, а также другие организации, заключившие соглашение об информационном взаимодействии. Одной из подсистем ЕС МЭВ УР является «Система электронного документооборота государственных органов УР (СЭД ГО УР).

 

Цели и задачи проекта

Основная цель проекта: ускорение и прозрачность процесса согласования проектов нормативных правовых актов (далее - НПА).

Задачи:

  • Перевод в электронный вид процесса согласования проектов НПА;
  • Оптимизация процесса согласования проектов НПА;
  • Обеспечение отслеживаемой истории работы с документом и его текущего состояния;
  • Повышение исполнительской дисциплины в части соблюдения сроков согласования;
  • Автоматизация некоторых этапов процесса согласования проектов НПА.

О проекте

Используемые решения и подходы

Решение реализовано на платформе Directum 5.4.2. Обеспечена работа с решением как из десктоп-клиента, так и из веб-клиента и мобильного приложения Directum Solo. Для подписания документов используются усиленные квалифицированные электронные подписи. Для установки графических штампов использовали готовое решение для исходящих документов в СЭД ГО УР.

Начало проекта

В СЭД Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики (далее – Администрация Главы УР) частично была реализована работа с НПА, а именно, существовал справочник для учета НПА, разработанный собственными силами. В 2018 году Администрация Главы УР была подключена к СЭД ГО УР, начали появляться новые запросы на доработки, в том числе стала более острой потребность в и автоматизации процесса согласования проектов НПА.

Верхнеуровневая схема процесса согласования проектов НПА

Согласование проектов НПА производилось согласно действующему регламенту Правительства Удмуртской Республики, утвержденного постановлением Правительства УР №100 от 24.01.2003 года.

В рамках модуля согласования НПА к НПА относятся следующие виды документов:

  • Постановления Правительства УР;
  • Распоряжения Правительства УР;
  • Указы Главы УР;
  • Распоряжения Главы УР;
  • Распоряжения Председателя Правительства УР.

До перевода в электронный вид все проекты НПА согласовывались на бумаге, для ускорения согласования сотрудник органа власти, подготовивший проект НПА лично посещал ведомства, участвующие в согласовании. За счет того, что ведомства территориально удалены друг от друга, на согласование уходило много времени. При переводе процесса в электронный вид, процесс был оптимизирован, и в результате получилась следующая схема процесса:

Работа с проектами НПА начинается с обложки модуля:

Для создания проекта НПА разработчик нажимает на гиперссылку "Создать проект НПА". Маршрут согласования настраивается разработчиком в карточке документа проекта НПА:

Внутреннее согласование

Внутреннее согласование происходит стандартно: согласующие либо согласуют документ, либо указывают замечания и возвращают документ на доработку.

Внешнее согласование

У внешних согласующих функционал заметно шире. В задании на согласование участники внешнего согласования имеют следующие возможности:

Стадии согласования

Проекты НПА имеют 8 стадий жизненного цикла, по шрифту и цвету наименования документа можно сразу определить, в какой стадии в данный момент находится документ:

Регистрация проекта НПА

После внутреннего согласования проекта НПА создается карточка справочника «Проекты нормативных правовых актов», проекту НПА автоматически присваивается сквозной регистрационный номер:

Регистрация НПА

Из карточки проекта НПА можно быстро зарегистрировать сам НПА. При нажатии на советующую кнопку откроется карточка НПА с предзаполненными данными из карточки проекта НПА:

Отслеживание

Также в карточке справочника «Проекты нормативных правовых актов» разработчик и другие участники согласования могут отслеживать ход согласования проекта НПА. В табличной части видно, кто, когда и с каким результатом уже согласовал, а также у кого в настоящий момент документ находится на согласовании:

Администрирование:

Для удобства администрирования модуля, практически все настройки помещены в одну компоненту, к которой можно перейти из обложки модуля:

Настройки позволяют администраторам модуля и уполномоченным пользователям Администрации Главы УР оперативно внести изменения в маршрут, не обращаясь к администраторам системы (например, при изменениях в регламенте согласования).

 

 

Результаты

Совсем недавно проекты нормативных актов в Удмуртии согласовывались только на бумаге, буквально за несколько месяцев всё изменилось - органы власти тотально перешли на электронное согласование.

Удалось одномоментно вовлечь всех пользователей в процесс (как в роли разработчиков проектов НПА, так и в роли согласующих) за счет проведения обучающих вебинаров и наличия информативных инструкций.

Все поставленные задачи были достигнуты:

  • Процесс согласования проектов НПА полностью переведен в электронный вид.
  • В Удмуртии появилась единая база проектов НПА. Теперь у сотрудников Администрации Главы УР, сопровождающих НПА, есть возможность прогнозировать количество разрабатываемых НПА на ближайший период, как следствие – свою загрузку.
  • Процесс согласования был оптимизирован относительно действующего на тот момент регламента.
  • Процесс стал простым и прозрачным: участники согласования в любой момент могут увидеть, на каком этапе в текущий момент находится проект НПА, кто задерживает согласование, а также могут просмотреть историю работы с ним. За счёт этого также заметно повысилась исполнительская дисциплина в части соблюдения сроков. 
  • Автоматизированы такие этапы, как формирование листа согласования и листа рассылки, регистрация НПА и др.

Планы по дальнейшему развитию проекта

В ближайших планах: уже определены требования по развитию функционала на 2020 год. Требования в основном направлены на повышение гибкости маршрута согласования и повышение удобства функционала. Также запланирована актуализация постановления Правительства Удмуртской Республики от 24.01.2003 года № 100 «О регламенте Правительства Удмуртской Республики», направленная на создание правового поля по согласованию проектов НПА в электронном виде.

В перспективных планах подключить к НПА такие процессы как: исполнение поручений и совещания, а также реализовать необходимую отчетность по НПА.

Показатели и статистика

  • На конец 2019 года (за 7 месяцев использования модуля) в Правительстве УР было разработано более 1600 проектов НПА, из них около 1000 утверждены.
  • Количество пользователей, охваченных автоматизацией по проекту: более 10.000.
  • Всего в роли разработчика проекта НПА выступили 26 Государственных органов УР.
  • Количество автоматизированных ТОП-менеджеров (работающих в системе): 30+.
  • Срок выполнения – в месяцах: 6 месяцев.

Состав команды проекта

Со стороны Исполнителя:

  • OOO «Directum» в составе 10 человек;
  • ООО «РосА» в составе 2 человек.

Со стороны Заказчика:

  • Администрация Главы и Правительства УР, в том числе главные методологи проекта – сотрудники Управления делопроизводства и сотрудники Государственно-правового управления;
  • Министерство информатизации и связи УР;
  • Министерство экономики УР;
  • Министерство финансов УР;
  • АУ УР «Ресурсный информационный центр УР».
Утверждено

Поделись проектом и участвуй в Directum Like

Комментарии (2)

Айрат Сибгатуллин

Вы писали, что "для установки графических штампов использовали готовое решение для исходящих документов в СЭД ГО УР". Если я правильно понимаю, то они используются как визуализация информации об проставленных на документах электронных подписях. Например, при публикации НПА на внешних интернет-порталах. Есть ли возможность продемонстрировать примеры таких штампов или какую информацию они содержат?

Айрат Сибгатуллин: обновлено 11.02.2020 в 07:51
Артём Занин

Айрат, решение позволяет устанавливать 3 штампа: штамп регистрационных данных документа, штамп электронной подписи (содержит герб и информацию о электронной подписи) и штамп заверения, который выглядит следующим образом:

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий