Согласование проектов нормативных правовых актов в Удмуртской Республике - теперь только в электронном виде.

Заказчик: Правительство Удмуртской Республики

Исполнитель: Directum

Об организации

Правительство Удмуртской Республики – высший орган исполнительной власти Удмуртской Республики, Правительство УР работает в  государственной информационной системе УР «Единая система, обеспечивающая межведомственное электронное взаимодействие в УР» (ЕС МЭВ УР), к которой подключены государственные органы Удмуртской Республики, государственные учреждения Удмуртской Республики, территориальные органы федеральных органов власти в Удмуртской Республике, органы местного самоуправления и муниципальные учреждения в Удмуртской Республике, а также другие организации, заключившие соглашение об информационном взаимодействии. Одной из подсистем ЕС МЭВ УР является «Система электронного документооборота государственных органов УР (СЭД ГО УР).

Цели и задачи проекта

Основная цель проекта: ускорение и прозрачность процесса согласования проектов нормативных правовых актов (далее - НПА).

Задачи:

• Перевод в электронный вид процесса согласования проектов НПА;
• Оптимизация процесса согласования проектов НПА;
• Обеспечение отслеживаемой истории работы с документом и его текущего состояния;
• Повышение исполнительской дисциплины в части соблюдения сроков согласования;
• Автоматизация некоторых этапов процесса согласования проектов НПА.

О проекте

Используемые решения и подходы

Решение реализовано на платформе Directum 5.4.2. Обеспечена работа с решением как из десктоп-клиента, так и из веб-клиента и мобильного приложения Directum Solo. Для подписания документов используются усиленные квалифицированные электронные подписи. Для установки графических штампов использовали готовое решение для исходящих документов в СЭД ГО УР.

Начало проекта

В СЭД Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики (далее – Администрация Главы УР) частично была реализована работа с НПА, а именно, существовал справочник для учета НПА, разработанный собственными силами. В 2018 году Администрация Главы УР была подключена к СЭД ГО УР, начали появляться новые запросы на доработки, в том числе стала более острой потребность в и автоматизации процесса согласования проектов НПА.

Верхнеуровневая схема процесса согласования проектов НПА

Согласование проектов НПА производилось согласно действующему регламенту Правительства Удмуртской Республики, утвержденного постановлением Правительства УР №100 от 24.01.2003 года.

В рамках модуля согласования НПА к НПА относятся следующие виды документов:

• Постановления Правительства УР;
• Распоряжения Правительства УР;
• Указы Главы УР;
• Распоряжения Главы УР;
• Распоряжения Председателя Правительства УР.

До перевода в электронный вид все проекты НПА согласовывались на бумаге, для ускорения согласования сотрудник органа власти, подготовивший проект НПА лично посещал ведомства, участвующие в согласовании. За счет того, что ведомства территориально удалены друг от друга, на согласование уходило много времени. При переводе процесса в электронный вид, процесс был оптимизирован, и в результате получилась следующая схема процесса:

Описание возможностей подсистемы (развернуть)

Результаты

Совсем недавно проекты нормативных актов в Удмуртии согласовывались только на бумаге, буквально за несколько месяцев всё изменилось - органы власти тотально перешли на электронное согласование.

Удалось одномоментно вовлечь всех пользователей в процесс (как в роли разработчиков проектов НПА, так и в роли согласующих) за счет проведения обучающих вебинаров и наличия информативных инструкций.

Все поставленные задачи были достигнуты:

• Процесс согласования проектов НПА полностью переведен в электронный вид.
• В Удмуртии появилась единая база проектов НПА. Теперь у сотрудников Администрации Главы УР, сопровождающих НПА, есть возможность прогнозировать количество разрабатываемых НПА на ближайший период, как следствие – свою загрузку.
• Процесс согласования был оптимизирован относительно действующего на тот момент регламента.
• Процесс стал простым и прозрачным: участники согласования в любой момент могут увидеть, на каком этапе в текущий момент находится проект НПА, кто задерживает согласование, а также могут просмотреть историю работы с ним. За счёт этого также заметно повысилась исполнительская дисциплина в части соблюдения сроков. 
• Автоматизированы такие этапы, как формирование листа согласования и листа рассылки, регистрация НПА и др.

Планы по дальнейшему развитию проекта

В ближайших планах: уже определены требования по развитию функционала на 2020 год. Требования в основном направлены на повышение гибкости маршрута согласования и повышение удобства функционала. Также запланирована актуализация постановления Правительства Удмуртской Республики от 24.01.2003 года № 100 «О регламенте Правительства Удмуртской Республики», направленная на создание правового поля по согласованию проектов НПА в электронном виде.

В перспективных планах подключить к НПА такие процессы как: исполнение поручений и совещания, а также реализовать необходимую отчетность по НПА.

Показатели и статистика

• На конец 2019 года (за 7 месяцев использования модуля) в Правительстве УР было разработано более 1600 проектов НПА, из них около 1000 утверждены.
• Количество пользователей, охваченных автоматизацией по проекту: более 10.000.
• Всего в роли разработчика проекта НПА выступили 26 Государственных органов УР.
• Количество автоматизированных ТОП-менеджеров (работающих в системе): 30+.
• Срок выполнения – в месяцах: 6 месяцев.

Состав команды проекта

Со стороны Исполнителя:

• OOO «Directum» в составе 10 человек;
• ООО «РосА» в составе 2 человек.

Со стороны Заказчика:

• Администрация Главы и Правительства УР, в том числе главные методологи проекта – сотрудники Управления делопроизводства и сотрудники Государственно-правового управления;
• Министерство информатизации и связи УР;
• Министерство экономики УР;
• Министерство финансов УР;
• АУ УР «Ресурсный информационный центр УР».