Создание единого цифрового процесса выполнения конструкторских работ в АО «Спецмаш»

Заказчик: АО "Спецмаш"

Исполнитель: Галактика ИТ

О компании

Заказчик -  Специальное конструкторское бюро транспортного машиностроения - АО "Спецмаш", основанное в 1932 году на "Кировском заводе" в Санкт-Петербурге.

На протяжении всей своей практической деятельности являлось головным разработчиком и изготовителем бронетанковой и артиллерийской техники. В настоящее время АО «Спецмаш»  разрабатывает конструкторскую документацию (КД) для энергонасыщенных инженерных машин двойного назначения и ряда других сложных и наукоемких транспортных и специальных машин.

В состав АО "Спецмаш" входят: конструкторское бюро, научно-исследовательский комплекс с лабораториями, опытный завод с испытательной базой и полигоном

По документации АО "Спецмаш", как головного разработчика и держателя подлинников КД, работает ряд предприятий отрасли, а также ремонтные заводы Минобороны РФ.

Цели и задачи проекта

Цель проекта: Сформировать и внедрить в повседневную практику единый автоматизированный процесс планирования и контроля разработки конструкторской документации

Задачи проекта:

• Автоматизировать, ускорить и сделать прозрачным процесс планирования трудоемкости по разработке конструкторской документации;
• Повысить исполнительскую дисциплину и получить инструмент контроля фактической трудоемкости разработке конструкторской документации;
• Перевести документы, закрывающие работы по разработке конструкторской документации, в электронный вид;
• Ускорить процессы согласования документов;
• Ускорить формирование отчетности по планированию и фактическому исполнению работ по разработке конструкторской документации;
• Реализовать передачу данных по утвержденным договорам, фактической трудоемкости и списка открытых заказов из DIRECTUM в систему Галактика ERP.

Инциатива была направлена на следующих бизнес-процессов:

• Согласование документов по проектам;
• Планирование работ по проектам;
• Формирование производственных заданий и контроль их исполнения;
• Сбор фактических данных по исполнению проектов;
• Распределение затрат по лицевым счетам исполнителей для расчета заработной платы
• Исключение повторного ввода данных в ERP-систему

Используемые решения и подходы

Интеграция с системой Галактика ERP.

Как выглядел бизнес-процесс до внедрения и после

АО "Спецмаш" выполняет работы по многоэтапным договорам (проектам). При этом по одному этапу договора может быть более 100 работ и 100 закрывающих документов.

До внедрения

Процесс согласования договоров и планов работ по проекту занимал много времени. Сбор фактической информации по этапам проекта и по проекту в целом был недостаточно прозрачным, трудоемким и длительным.

Для получения своевременной оперативной информации о ходе проекта руководство АО «Спецмаш» инициировало процесс автоматизации планирования и выполнения конструкторских работ по проектам.

После внедрения

Подробнее об интеграции

В системе DIRECTUM ответственным исполнителем формируется карточка заключенного договора с фиксированной трудоемкостью или карточка договора на перспективные работы, для которого необходимо рассчитать плановую трудоемкость.

Под каждый новый договор открывается новый заказ. В системе DIRECTUM для этих целей разработан специальный справочник, значения которого передаются в систему Галактика ERP, для возможности ведения аналитического учета в оперативном и бухгалтерском контурах.

К каждому договору формируются карточки Этапы договора, определяющие состав и сроки выполнения работ.

К каждому этапу договора, Главный Конструктор Проекта определяет перечень работ этапа, соответствующих Ведомости исполнения по договору и сроки их исполнения. Для этих целей в системе разработаны карточки Работ этапов.

Руководители отделов получают задания от Главного Конструктора Проекта на формирование перечня внутренних работ отдела, их трудоемкости и исполнителей. Под Работы этапа руководители отделов формируют план внутренних работ отделов, определяют трудоемкость по ним и исполнителей.

Планы работ отделов проходят согласование с Главным Конструктором Проекта.

Для проектов договоров, исходя из согласованной плановой трудоемкости автоматически формируется плановая трудоемкость по проекту договора, проект договора проходит согласование, утверждается и передается в систему Галактика ERP для возможности ведения аналитического учета в оперативном и бухгалтерском контурах.

По утвержденным договорам руководитель отдела формирует задания для исполнителей, определяя в них перечень элементарных работ, плановую трудоемкость для них  и закрывающие документы.

Далее отслеживается фактическое исполнение. Исполнители выполняют задания, указывают фактическую трудоемкость выполненных работ, регистрируют в системе закрывающие документы.

Руководители отделов принимают или направляют на доработку задания исполнителей.

Закрывающие документы регистрируются в модуле «Канцелярия» и направляются контрагентам.

В конце месяца фактическая трудоемкость в разрезе исполнителя, заказа и работы этапа передается в систему Галактика ERP для автоматического распределения затрат в карточках лицевых счетов исполнителей для расчета заработной платы.

Формируется отчетность.

Какую эффективность показало внедрение инновации

В результате внедрения в системе DIRECTUM регистрируются все договоры с Заказчиками, в том числе на перспективные и внутренние работы. По договором с фиксированной трудоемкостью контролируется фактическая трудоемкость и загрузка исполнителей. По договорам с расчетной трудоемкостью, планируется перечень работ, и их трудоемкость, производится автоматический расчет трудоемкости по договору. Процесс согласования планов работ и договоров значительно ускорился.

Контроль исполнения работ и формирования документов, подтверждающих выполнение работ позволяет эффективно управлять трудовыми ресурсами и поддерживать высокую исполнительскую дисциплину.

Регистрация закрывающих выполнение работ документов в системе DIRECTUM, совместно с документами, составляющими деловую переписку в рамках взаимодействия с Контрагентом, обеспечивает хранение и доступ участникам бизнес-процесса ко всей документации по договору.

Разработанные отчеты, позволяют руководителям в привычном формате быстро получать информацию о запланированных работах в рамках заключенного пакета договоров и проводить контроль и анализ состояния работ на каждом этапе и загрузки исполнителей.

Внедренные решения отразились в целом на работе компании:

• Появилась четкое понимание того, какие работы, в т.ч. элементарные, в какие сроки и с каким результатом должны быть выполнены исполнителями.
• Появилась возможность оценки эффективности работы по договорами и анализа плановой и фактической трудоемкости по ним.
• Молодой коллектив конструкторов с энтузиазмом принял работу в новом формате.

Показатели:

• Сокращение времени согласования документов на 70%
• Повышение исполнительской дисциплины на 65%
• Сокращение времени собираемости фактической информации о трудозатартах по выполнению конструкторских работ 65%
• 40 пользователей, в том числе 3 ТОП-менеджера.

Планы по дальнейшему развитию проекта

• Для оценки экономической эффективности выполнения конструкторских работ, планируется передавать из системы Галактика ERP суммы рассчитанной заработной планы в разрезе Заказ, Исполнитель, Наименование работы.
• Разработка сценариев для пакетного формирования документов планирования по однотипным договорам;
• Формирование Актов выполнения  работ в системе DIRECTUM и их передача в систему Галактика ERP для оперативного и бухгалтерского учета.
• Интеграция с системой ведения архива технической документации, для автоматического формирования в системе DIRECTUM закрывающих документов.
• Разработка новых отчетных форм.

Отзывы заказчиков и пользователей

https://www.directum.ru/application/images/catalog/35232047.JPG

Состав команды проекта

Со стороны Исполнителя: Руководитель проекта, консультант-аналитик, разработчик.