Полностью переведен в электронный вид процесс работы с договорами в Компании «АВТОРАЙ»

О Компании

Компания «АВТОРАЙ» - крупнейший автохолдинг Ульяновской области с 2000 года. На сегодняшний день компания является официальным дилером: Kia, Ford, Hyundai, Lada, Nissan, Datsun, Audi, а также развивает отдельное направление автомобилей с пробегом Авторай-Эксперт.

Цели и задачи проекта

После длительных обсуждений внутри компании было решено автоматизировать документооборот, в связи с огромным количеством контрагентов и возникающих в ходе взаимодействия с ними бумажных документов. Процессы внутренней работы осложнялись удаленной работой с салонами. Особенно проблемы возникали при работе с договорами, и было принято решение начинать осваивать RX именно с модуля договоры.

Перед командой проекта стояли задачи оптимизации процессов работы с договорными документами:

• создания и согласования заявки на подготовку договора;
• разработки проекта документа;
• согласования проекта документа и формирования листа согласования;
• подписания, утверждения и регистрации документа;
• отправки документа контрагенту и контроль возврата;
• анализа данных по работе с договорными документами.

Используемые решения и подходы

Доработаны стандартные карточки Договоров и Дополнительных соглашений.

Карточка договора содержит сведения:

• наличие договора – заполняется регистратором и отражает, в каком виде договор хранится в архиве (бумажный оригинал, документ, полученный через ЭДО, Скан, Оферта);
• необходимость и особенности пролонгации договора (без пролонгации, не предусмотрено, автоматически на год или неопределенный срок, на каждый следующий год, бессрочный);
• порядок взаимодействия с контрагентом;
• очередность подписания договора – в случае, если договор поступает от контрагента, в карточке появляется признак «Контрагент подп. первым» и скрывается реквизит «Ссылка на согл. заявку».

Для полного перевода договорного процесса в электронный вид добавлен новый тип документа «Заявка на оформление проекта договора», настроены два вида:

• Заявка на проект договора с юридическим лицом;
• Заявка на проект договора с физическим лицом.

Для ускорения создания договоров разработан новый тип документа «Заявка на разработку типовой формы договора».

В регламенты согласования добавлены новые условия, которые позволяют ускорить процесс согласования и сделать его более гибким: «100% предоплата», «Документ после доработки?», «Заявка согласована со 100% предоплатой», «Контрагент подписывает первым?».

Реализована сложная интеграция с 1С УПП с доработкой стандартного коннектора. Настроен обмен справочников Организации и Договоры. Дополнительные соглашения создаются только на стороне DirectumRX, при завершении согласования документа происходит выборочная интеграция с 1С.

Результаты

• Автоматизирована работа 200 сотрудников, 30 выступают в качестве непосредственных инициаторов договорных документов.
• Систему используют 7 ТОП-менеджеров
• На сегодняшний день в системе создано 9000 договоров, 1200 дополнительных соглашений и 70 заявок на оформление проекта договора.
• Ежемесячно отправляется порядка 800 задач, из которых 750 задач на согласование по регламенту.
• Команда проекта - 5 человек
• Срок выполнения – 2 месяца
   

Внедренная система документооборота дала возможности для развития  и автоматизировала бизнес-процессы.

Отзывы заказчиков и пользователей

Пользователями отмечены достоинства DirectumRX:

• Гибкость настройки под существующие документопотоки
• Визуальный интерфейс
• Поддержка программы на мобильных устройствах
• Электронный архив документов и возможность поиска в нем

Планы по развитию проекта

После внедрения договоров компания планирует дальше расширять возможность работы в DirectumRX, по возможности перевести основные процессы работы в систему, все делопроизводство, совещания, договоры, уже поступают вопросы и предложения на реализацию тех или иных процессов в системе.