Модуль согласования контрагентов

О компании

Компания ООО «Тэлко», ведущий дистрибьютор полимеров, химического сырья и смазочных материалов. 

Telko — финская компания, работающая в 16 странах Северной и Восточной Европы, странах СНГ, на Ближнем Востоке, в Китае, и представленная в России уже почти 20 лет.

Цели и задачи проекта

Блок задач, возникших в компании, в целом не нов, и связан с быстрым развитием, а также с большим количеством рутинных бизнес-процессов, которые были недостаточно автоматизированы.

В 2019 году был принят ряд новых внутренних политик компании, которые потребовали автоматизации в накопления большого объёма разнообразной информации с последующим анализом.

Часть бизнес-процессов были успешно автоматизированы за счёт внутренних разработок в 1С.

В то же время, в процессах согласования контрагентов и договоров, присутствовала широко распространённая практика использования корпоративной почты.

К сожалению, средствами малой автоматизации реализовать удалось далеко не все задачи, трудозатраты по ежедневным процессам возросли.

Понимая необходимость выполнения внедрённых политик и повышения скорости работы всех задействованных подразделений, а также потребность в единой системе, которая позволила бы объединить в себе все бизнес процессы, управляющей группой компании в России было принято решение о начале проекта по внедрению внутреннего электронного документооборота.

Целью реализации проекта были:

• Выявление «узких мест» («bottleneck»), которые препятствовали возможности быстро обрабатывать большое количество информации, и их устранение, по средствам автоматизации процессов
• Минимизация ручного труда при проверке контрагентов
• Накопление, систематизация и последующее хранение большого количества информации
• Быстрый поиск связанной информации по заданным параметрам
• Автоматизация рутинных задач
• Масштабируемость системы и возможность реализации на одной платформе большого количества различных бизнес-процессов
• Контроль за исполнением задач
• Снижение финансовых рисков компании

На первом этапе автоматизации был выбран процесс заведения и согласования работы с новым контрагентом, как основу договорной работы, МКДО и пр. Было решено перенести этот процесс полностью в DIRECTUM, а также использовать доработанное решение по интеграции с Контур.Фокус.

О ходе проекта

Общая схема решения:

Для удобства работы лента карточки организации была разбита на логические блоки, соответствующие шагам, которые должен выполнить сотрудник.

Вначале менеджер создает и заполняет запись в справочнике «Организации». Для этого ему достаточно указать ИНН или ОГРН организации и нажать на кнопку «Заполнить реквизиты». Из Контур-Фокус будут автоматически подгружены реквизиты организации, и создан сводный отчет и прикреплен к записи. Система также проверит организацию на дубль и, если в справочнике уже такая имеется, запретит создавать новую.

Затем сотрудник вносит дополнительные документы контрагента с классификацией по группам (учредительные, финансовые, хозяйственные, коммерческие и т.д.) с помощью специального мастера действий:

Для согласования контрагента также необходимо заполнить специально разработанную анкету KYC (Know Your Counterparty), которая автоматически создается из макета и предзаполняется данными из Контур.Фокуса, как в части реквизитов контрагента, так и в части специальных маркеров. Пользователю остается ее только проверить и сохранить.

Чтобы отправить задачу на согласование контрагента, менеджер нажимает кнопку «На согласование» в карточке организации. Открывается карточка задачи с заполненными полями и автоматически вкладываются ссылки на:

• Папки документов контрагента.
• Карточку контрагента
• Созданную ранее анкету KYC
• Сводный отчет по контрагенту          

Для упрощения работы участников процесса было принято решение вкладывать в задачу не документы, а папки по документам с разделением по виду, которые представляют собой папки поиска и создаются автоматически при создании контрагента. Таким образом согласующим не приходится искать нужные ему документы для проверки среди всех вложений.

Реализованный маршрут учитывает некоторые особенности процесса в компании. Контрагенту проставляются лимиты в соответствии с его ролью (клиент/поставщик), способом проверки (полная/упрощенная), а также учитываются требуемые согласующие в зависимости от итерации согласования.

После успешного утверждения контрагента, данные о нем автоматически выгружаются в 1С, контрагент становится доступным для создания и согласования и по нему других видов документов: договора, финансовые документы и т.п. Контрагент устанавливается на мониторинг изменения реквизитов из Контур.Фокус.

Результаты

Проект внедрения рассчитан на весь 2020 год. Автоматизация договорной работы и работы с ОРД уже находятся на этапе опытно-промышленной эксплуатации. В планах такие процессы как:

• Финансовый архив
• Кадровые процессы
• Переход на МКДО

Но уже сейчас мы можем отметить повысившийся и упростившийся контроль за процессом согласования контрагентов.

Для инициаторов сократилось время запуска процесса согласования новых контрагентов, а также сам процесс инициализации это процесса.

Для финансового и юридического отдела значительно упростился контроль за соблюдем политик внедрённых в компании, за счёт автоматизированных процессов проверки наличия необходимых документов, а также автоматизированного заполнения большей части реквизитов.

В целом, компания возлагает большие надежды на следующие этапы внедрения в рамках проекта внедрения внутреннего электронного документооборота на базе системы DIRECTUM.

Показатели:

• 80 пользователей
• 6 автоматизированных менеджеров
• Срок реализации проекта - 2 месяца.
• Команда проекта: со стороны заказчика 5 человек, со стороны исполнителя 3 человека.