Оптимизация внутренних процессов в ООО "Газпром трансгаз Волгоград"

О компании

ООО «Газпром трансгаз Волгоград» – дочернее общество ПАО «Газпром», которое специализируется на транспортировке природного газа в Волгоградской, Ростовской и Воронежской областях, а также в Республике Калмыкия. Работу предприятия обеспечивают более 5 000 сотрудников – это и административный аппарат, куда входят 35 отделов, и 21 линейное производственное управление магистральных газопроводов (ЛПУМГ).

Цели и задачи проекта

Первая система электронного документооборота в ООО «Газпром трансгаз Волгоград» была внедрена в 2006 году. Со временем решение перестало отвечать требованиям компании: имелись сложности с подключением удаленных подразделений, не было поддержки «КриптоПро CSP» 4.0 для использования электронной подписи и криптозащиты информации.

Руководство компании приняло решение о внедрении новой СЭД и оптимизации процессов.

О ходе проекта

На начальном этапе команда внедрения провела обследование бизнес-процессов и предложила пути оптимизации. Также потребовалось выполнить миграцию исторических данных из старой СЭД в новую.

В рамках проекта специалисты DIRECTUM решили ряд задач:

• оптимизировали процессы делопроизводства. Сотрудникам стало проще регистрировать и обрабатывать входящие и исходящие документы, приказы, служебные записки. Все электронные документы хранятся в едином архиве. Благодаря расширенному пакету отчетности руководители могут видеть полную картину по документообороту в Обществе в различных разрезах.
• автоматизировали работу с договорной документацией. Подготовка проекта договора теперь отнимает существенно меньше времени. Документы согласовываются строго по регламентам в электронном виде. Кроме того, найти договор теперь можно в считанные секунды по какому-либо критерию: по номеру, по контрагентам, по периоду и т.д.
• разработали и реализовали интеграцию штатного расписания из централизованной информационно-управляющей системы (ИУС) предприятия. Данные по работникам и подразделениям передаются в DIRECTUM из ИУС в автоматическом режиме, что исключает двойной ввод информации в двух системах и их расхождение с течением времени.

Результаты

Выполнена миграция исторических данных в Directum.

Обучено и подключено к системе 570 специалистов администрации и производственных управлений. В январе 2019 года проект вышел в промышленную эксплуатацию.

Автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительными и договорными документами.

В систему Directum переведены следующие процессы:

• Работа с входящими документами
• Работа с исходящими документами
• Работа с приказами и распоряжениями
• Работа с протоколами
• Работа со служебными записками
• Исполнение и контроль поручений
• Работа с договорными документами

Планы

Предприятие планирует увеличить число пользователей за счет охвата новых бизнес-процессов, в том числе связанных с управлением технической документацией и рационализаторской деятельностью.