Самостоятельное внедрение DIRECTUM RX в ООО «Ватт-Электросбыт»

О Компании

ООО «Ватт-Электросбыт» является гарантирующим поставщиком электрической энергии г.о. Саранск с 2006 г. Компания закупает электроэнергию на оптовом рынке электроэнергии и мощности и поставляет её юридическим и физическим лицам. Потребителями ООО «Ватт-Электросбыт» являются 2600 юридических и 120 000 физических лиц. Компания имеет 6 офисов, в которых трудятся 100 сотрудников.

Цели и задача

Задача была поставлена генеральным директором чётко: обеспечить возможность за считанные минуты нажатием нескольких кнопок выбрать всю переписку по любому контрагенту за период.

До внедрения DirectumRX в компании велся лишь электронный архив входящей корреспонденции. Однако этого стало недостаточно. Требовалось строго контролировать сроки рассмотрения обращений потребителей, связывать входящее обращение с исходящим письмом и с внутренней перепиской по потребителю. Письмо может быть в работе у нескольких подразделений, поэтому собрать всю хронологию работы с потребителем либо проконтролировать у кого письмо в работе в данный момент было весьма проблематично.

Так же были сложности с согласованием договоров, счетов на оплату, заявок на закупку, т.к. согласующие находятся в разных офисах, и доставка документов в офисы занимало время.

Выбор системы

К выбору системы мы подошли ответственно. Система должна быть гибкая, масштабируемая, с необходимым функционалом «из коробки», но с возможностью расширения и доработки под наши нужды. Немаловажным требованием был понятный эргономичный интерфейс, оперативная техническая поддержка.

Мы рассматривали такие системы как СЭД «Дело», Тезис. Но рассмотрев данные системы, мы остановили свой выбор на DirectumRX, так как она подходит под все наши требования.

Внедрение

Подготовка к внедрению длилась около двух месяцев. За это время были составлены маршруты движения документов, прошли обучение IT-специалисты по работе с системой, были произведены основные настройки, прошли обучение все сотрудники компании.

С 1 января 2020 года началась промышленная эксплуатация системы DirectumRX. В цифровой формат были переведены все 4 документопотока, для этого изначально было настроено 30 правил согласования. Настроено подписание документов генеральным директором с использованием КЭП.

Конечно, первое время не все получалось и сотрудникам было трудно перестроиться на новый формат работы. Самым сложным была смена стереотипов и привычек при работе как с документами, так и при взаимодействии сотрудников. Были случаи явного сопротивления изменениям. Помогли преодолеть эти трудности твердое решение руководства перейти на электронный документооборот, постоянное индивидуальное сопровождение сотрудников и периодическое обучение.

А что сейчас?

Через три месяца работы с системой стали видны очевидные плюсы:

• перестали теряться документы;
• исполнители получают документы быстро, они не задерживаются в папке у директора;
• потребители, позвонив в любой отдел могут получить ответ на вопрос где их обращение, кто с ним работает;
• секретари перестали оставаться после работы разбирая и регистрируя корреспонденцию;
• руководители подразделений могут более эффективно контролировать исполнительскую дисциплину;
• договора и счета на оплату согласовываются в течении одного дня;
• сотрудникам легче организовать совместную работу с документом, понятно у кого на исполнении документ, на каком этапе находится работа;
• благодаря тому, что к договорам прикрепляются все сканы финансовых документов у бухгалтерии и отдела закупок возникает гораздо меньше вопросов по исполнению договоров.

После того, как сотрудники освоились в системе, мы внедрили мобильное приложение Directum Jazz для оперативной работы сотрудников.

Пользователи, оценив все преимущества системы, стали обращаться с просьбой оптимизировать другие процессы. Так были реализованы регламенты согласования следующих документов:

• согласование договоров энергоснабжения (с целью контроля сроков согласования и местонахождения оригинала договора);
• заявка на закупку;
• заявка на перечисление ДС на банковскую карту.

В DirectumRX формируем базу знаний компании. Удобно, когда все инструкции находятся в одном месте.

В результате удалось не только выполнить задачу генерального директора, но и решить проблемы долгого согласования договоров и счетов, контроля исполнения служебных записок и поручений.

Показатели

• 100 пользователей охвачено автоматизацией
• 12 автоматизированных ТОП-менеджеров
• 4 документопотока, 30 правил согласования, добавляются новые виды документов
• 4 специалиста команда проекта, в т.ч. 1 обучен
• 2 месяца на внедрение

Планы на будущее

В перспективе мы планируем перевести в цифровой формат HR-процессы компании. Этот блок единственный в нашей компании, который не затронул DirectumRX.